Korte samenvatting:
Maak via MailMerge een databestand aan met een betalingskenmerk en QR-code-URL voor elke ontvanger. Koppel het sjabloon aan je selectie, fonds en actie, stel het contactmoment in op de bezorgdatum en download het bestand. Je levert het aan bij je verzendhuis, of print de brieven zelf.
Voor een gepersonaliseerde direct mail heb je een databestand nodig. Dit bestand bevat voor elke ontvanger een uniek betalingskenmerk en een persoonlijke URL. Het verzendhuis gebruikt die URL om een QR-code op de brief te drukken. Scant een donateur die QR-code, dan komt hij direct op het goede donatieformulier terecht en wordt de donatie automatisch aan hem gekoppeld.
Dit artikel beschrijft hoe je dat bestand aanmaakt.
Dit artikel is een stap uit het stappenplan in 'Direct mail campagne opzetten: het stappenplan'.
Voorbereiding
Zorg dat je de volgende stappen uit het stappenplan al hebt afgerond:
- Je selectie staat klaar in CRM
- Het online donatieformulier is ingericht in CMS
- De campagne en actie zijn aangemaakt in Engagement
Stap 1: Sjabloon klaarzetten in MailMerge
Voordat je het databestand kunt aanmaken, heb je een sjabloon nodig in MailMerge. Dit sjabloon is een Word-document met samenvoegvelden. Procurios vult die velden per relatie in bij het genereren van het bestand.
Welk sjabloon gebruik je?
Je hebt twee opties, afhankelijk van wat je wilt vastleggen in het contactmoment.
1. Exportsjabloon
Maak een Word-document met alleen de samenvoegvelden die je nodig hebt voor het verzendhuis, zoals naam, adres, betalingskenmerk en QR-code-URL. Geen verdere briefinhoud.
Dit sjabloon richt je eenmalig in. Bij elke volgende campagne kies je hetzelfde sjabloon en hoef je de veldkoppelingen niet opnieuw te maken. De inhoud van de brief staat niet in het contactmoment, maar je kunt de brief wel apart opslaan als bestand in het platform.
2. Briefsjabloon (als je de briefinhoud wilt vastleggen)
Gebruik je volledige brief als sjabloon, inclusief tekst, samenvoegvelden en opmaak. Het contactmoment bevat dan een kopie van de brief zoals die is verstuurd.
Omdat de briefinhoud per campagne verandert, upload je dit sjabloon elke campagne opnieuw en doe je de veldkoppelingen opnieuw.
Samenvoegvelden toevoegen aan je Word-document
Voeg in je Word-document de velden toe die je wilt meenemen. De twee essentiële velden voor direct mail zijn:
- Betalingskenmerk: koppel dit aan de relatie-eigenschap 'Geformatteerd betalingskenmerk'
- QR-code-URL: koppel dit aan de relatie-eigenschap 'Url voor online doneren'
Voeg daarnaast de adresvelden toe die je verzendhuis nodig heeft, zoals naam, straat, huisnummer, postcode en plaats.
Sjabloon uploaden in MailMerge
- Ga naar MailMerge > Sjablonen.
- Klik op 'Nieuw sjabloon'.
- Upload je Word-document als brondocument.
- Koppel elk samenvoegveld in het document aan de juiste relatie-eigenschap.
- Klik op 'Opslaan'.
Lees meer over het inrichten van sjablonen in het artikel 'Getting started met MailMerge'.
Stap 2: MailMerge aanmaken vanuit je selectie
- Ga naar CRM > Selecties en open de selectie van je doelgroep.
- Klik op 'Mail merge maken'.
- Kies het sjabloon dat je in stap 1 hebt klaargezet.
- Kies het juiste adrestype, bijvoorbeeld 'Postadres'.
Selectie of relatielijst?
Je kunt een MailMerge aanmaken vanuit een selectie én vanuit een relatielijst. Voor direct mail gebruik je een selectie. Een selectie is een momentopname: de lijst staat vast op het moment dat je hem aanmaakt en verandert niet meer. Zo weet je zeker dat je het bestand aanmaakt voor precies de juiste groep ontvangers, ook als er daarna nog wijzigingen in het CRM plaatsvinden.
Een relatielijst past zichzelf automatisch aan. Dat is handig voor andere toepassingen, maar niet als je een batch betalingskenmerken aanmaakt.
Lees meer in het artikel 'Selecties: wanneer en waarom?'.
Stap 3: Extra instellingen koppelen
Scroll naar het onderdeel Extra instellingen en vul het volgende in:
- Fonds: kies het fonds waarvoor je de donaties wilt ontvangen
- Actie: kies de actie die je hebt aangemaakt in Engagement
- Type betalingskenmerk: kies 'Acceptgiro met herkenningspunten' Dit is de technische naam in het platform voor het formaat van het betalingskenmerk. De fysieke acceptgiro bestaat niet meer, maar het betalingskenmerk werkt gewoon.
- Online donatiepagina: kies het donatieformulier dat je hebt ingericht in CMS
Stap 4: Contactmoment instellen
Scroll naar het onderdeel Contactmoment.
Vink 'Registreer deze mail merge als contactmoment' aan. Stel eventueel als datum de dag in waarop de brief bij de donateur aankomt, niet de dag van de export. Zo klopt de communicatiehistorie in het CRM.
Vul bij Actie dezelfde actie in als in stap 3. Zo is het contactmoment gekoppeld aan de juiste campagne.
Stap 5: Bestand downloaden
Klik op 'Download brondata' om het CSV-bestand te downloaden. Dit bestand lever je aan bij je verzendhuis.
Wil je de brieven zelf printen? Klik dan op 'Download samengevoegd document'. Je krijgt een PDF met alle gepersonaliseerde brieven, klaar om te printen.
Stap 6: Formulier en URL testen
Test het donatieformulier voordat je het bestand aanlevert bij het verzendhuis. Zo weet je zeker dat de URL werkt, het formulier correct is ingesteld en de donatie goed wordt verwerkt.
- Voeg je eigen relatie toe aan deze of een eigen selectie.
- Maak een nieuwe batch aan via MailMerge of via Donations > Fondsen > Betalingskenmerken, alleen voor je testaccount. Koppel hetzelfde fonds, dezelfde actie en hetzelfde donatieformulier.
- Download het CSV-bestand en open de URL uit de kolom 'Persoonlijke URL'.
- Controleer of:
- De juiste bedragen worden getoond
- Het standaardbedrag correct is geselecteerd
- De betaalmethode beschikbaar is
- De bedankpagina verschijnt na een geslaagde donatie
- De betaling-mislukt-pagina verschijnt bij een mislukte betaling
Bestand aanleveren bij het verzendhuis
Bespreek vooraf met je verzendhuis welke kolommen zij nodig hebben. Het verzendhuis zet de URL in het bestand om naar een QR-code op de brief.
Test altijd de QR-code in de proefdruk. Zorg voor voldoende contrast tussen de kleur van de QR-code en de achtergrond.
Heb je MailMerge nog niet ingericht, of wil je snel een export maken zonder sjabloon? Dan kun je het bestand ook aanmaken via Donations > Fondsen > Betalingskenmerken.
- Ga naar Donations > Fondsen en klik op het juiste fonds.
- Klik op 'Betalingskenmerken' in het submenu.
- Klik op 'Voeg betalingskenmerk-batch toe'.
- Er verschijnt een pop-up. Vul in:
- Relatieselectie: kies je doelgroepselectie
- Actie: kies de actie uit Engagement
- Type betalingskenmerk: kies 'Acceptgiro met herkenningspunten'
- Online donatiepagina: kies het donatieformulier
- Klik op 'Opslaan'.
- Klik op het export-icoon rechts in de regel om het CSV-bestand te downloaden.
Let op: het exportbestand bevat alle beschikbare kolommen. Je moet het bestand zelf opschonen voordat je het aanlevert bij het verzendhuis.
Contactmoment aanmaken
Via de Donations-route wordt er geen contactmoment aangemaakt. Wil je toch een contactmoment vastleggen, dan doe je dat apart via CRM:
- Ga naar CRM > Selecties en open de selectie van je doelgroep.
- Klik op 'Exporteren naar CSV-bestand'.
- Kies bij Export configuratie voor 'Aanmaken contactmomenten na batch betalingskenmerken'.
- Scroll omlaag en vink 'Registreer deze export als contactmoment' aan.
- Vul bij Onderwerp de naam van de campagne in.
- Klik bij Actie op 'Selecteren/wijzigen' en kies de juiste actie.
- Klik op 'Exporteer'.
Het contactmoment is aangemaakt. De briefinhoud staat er niet bij. Je kunt de brief wel apart opslaan als bestand.