Korte samenvatting:
Maak in CRM > Profiel & Registratie een registratieformulier aan. Voeg de relatievelden toe die je nodig hebt (zoals naam en e-mail), en koppel de bedragset(s) en configuratieset uit Donations.
Wanneer iemand doneert via je website, moeten er gegevens worden vastgelegd. Denk aan de naam, het e-mailadres en het adres van de donateur. Het registratieformulier bepaalt welke velden er op het donatieformulier verschijnen.
Dit artikel is een stap uit het stappenplan in 'Donatieformulier inrichten: het stappenplan'.
Wat doet het registratieformulier?
Het registratieformulier is de 'motor' achter je donatieformulier. Het zorgt ervoor dat:
- De gegevens van de donateur correct worden vastgelegd in het CRM
- Nieuwe donateurs automatisch worden aangemaakt als relatie
- Bestaande donateurs worden herkend (ontdubbeling)
Het registratieformulier bevat zowel persoonsgegevens (naam, e-mail) als fondsenwerving-velden (bedragen, frequentie, fonds). De koppeling met de configuratieset doe je later, wanneer je het donatieformulier toevoegt aan je website. Dat lees je in het artikel 'Donatieformulier publiceren op je website'.
Registratieformulier aanmaken
- Ga naar CRM > Profiel & Registratie > Registratieformulieren.
- Klik op 'Nieuw registratieformulier'.
- Geef het formulier een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'Online donatie (Persoon)'.
- Klik op 'Opslaan'.
Heb je nooit eerder een registratieformulier aangemaakt? In het artikel 'Registratieformulier inrichten' lees je precies hoe het werkt.
Knoptekst aanpassen
Standaard heeft een registratieformulier de knop 'Registreer'. Bij een donatieformulier wil je een duidelijkere tekst, zoals 'Doneer nu' of 'Bevestig donatie'. Dit pas je aan op het tabblad Instellingen van het registratieformulier.
Ga vervolgens naar het tabblad Formuliervelden om de velden in te richten.
Het formulier opdelen in pagina's
Voordat je velden gaat toevoegen, is het handig om eerst de pagina-indeling te bepalen. Zo kun je velden direct naar de juiste plek slepen.
Een lang formulier kan overweldigend overkomen. Door het op te delen in korte pagina's voelt elke stap behapbaar voor de donateur.
Wil je hier gebruik van maken? Doe dan het volgende:
- Klik op 'Toevoegen' bovenaan het tabblad Formuliervelden.
- Kies 'Voeg pagina toe'.
- Herhaal dit voor het aantal pagina's dat je wilt.
Een logische indeling is bijvoorbeeld:
- Pagina 1: bedrag en frequentie ('Wat wil je geven?')
- Pagina 2: betaalgegevens ('Hoe wil je geven?')
- Pagina 3: persoonlijke gegevens ('Wie ben je?')
Of je de stappen zichtbaar maakt voor de donateur (met een stappenbalk) kies je later in het CMS. Meer hierover lees je in het artikel 'Donatieformulier publiceren op je website'.
Relatievelden toevoegen
In het paneel rechts vind je alle beschikbare velden. De relatievelden staan onder de categorie 'CRM'. Veelgebruikte velden voor een donatieformulier zijn:
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres
- Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
- Telefoonnummer (optioneel)
Hoe minder velden je toont, hoe makkelijker het is voor de donateur. Vraag alleen wat je echt nodig hebt. Wil je een veld alleen tonen onder bepaalde voorwaarden? Gebruik dan zichtbaarheidsregels. Zo kun je bijvoorbeeld adresgegevens alleen opvragen als de donateur aangeeft op de hoogte te willen blijven van het werk van je organisatie. Meer hierover lees je in het artikel 'Zichtbaarheidsregels voor profiel- en registratieformulieren'.
Meer tips over het kort houden van je formulier lees je in het artikel 'Maak doneren makkelijk: tips voor je donatieformulier'.
Donatievelden toevoegen
De donatievelden staan in het paneel rechts onder de categorie 'Fundraising'.
Veel van deze velden hebben een technische naam, zoals 'Toezeggingsbedragset - Personen - eenmalig - jubileumcampagne'. Je kunt de titel die de donateur op het formulier ziet aanpassen door op het bewerkicoon (potlood) te klikken naast het veld.
Titelsuggesties
Geef je velden een duidelijke, vriendelijke titel. Hieronder een overzicht:
| Veldnaam in het platform | Titelsuggestie op het formulier |
|---|---|
| Toezeggingsfrequentie | Hoe vaak wil je doneren? |
| Toezeggingsbedragset - [naam] - eenmalig | Welk bedrag wil je eenmalig doneren? |
| Toezeggingsbedragset - [naam] - maandelijks | Welk bedrag wil je maandelijks doneren? |
| Toezeggingsbedragset - [naam] - jaarlijks | Welk bedrag wil je jaarlijks doneren? |
| Betaalmethode | Hoe wil je doneren? Hoe wil je betalen? Kies je betaalmethode |
| Fonds | Waar wil je aan doneren? Kies de bestemming van je gift |
| Accepteer automatische incassoafspraak | Ik ga ermee akkoord dat bovenstaand bedrag door [naam organisatie] van mijn bankrekening wordt afgeschreven in de aangegeven frequentie |
Volgorde is belangrijk
Veel donatievelden verschijnen pas nadat de donateur een keuze heeft gemaakt in een eerder veld. Kiest de donateur bijvoorbeeld voor 'maandelijks', dan verschijnt automatisch de bedragset voor maandelijkse giften. Plaats de velden daarom in de juiste volgorde:
- Eerst 'Toezeggingsfrequentie' (als je meerdere frequenties aanbiedt)
- Dan de bedragset(s) per frequentie
- Dan 'Betaalmethode'
- Dan 'Accepteer automatische incassoafspraak' (als je incasso aanbiedt)
- Dan 'Bankrekening' (als je incasso aanbiedt)
De belangrijkste velden
Toezeggingsfrequentie
Wil je de donateur laten kiezen uit verschillende betalingsfrequenties, bijvoorbeeld eenmalig en maandelijks? Voeg dan als eerste het veld 'Toezeggingsfrequentie' toe. Zodra de donateur een frequentie kiest, verschijnt automatisch de bijbehorende bedragset.
Bedragset(s)
Voeg de bedragset(s) toe die je hebt aangemaakt in Donations. Elke bedragset verschijnt als aparte optie in de veldenlijst.
Let op: voeg per frequentie maar één bedragset toe aan hetzelfde formulier. Plaats dus niet 'Toezeggingsbedragset - Bedrijven - Eenmalig' en 'Toezeggingsbedragset - Personen - Eenmalig' op hetzelfde formulier. Wil je verschillende bedragen aanbieden per doelgroep? Maak dan aparte registratieformulieren aan.
Fonds
Voeg het veld 'Fonds' alleen toe als je wilt dat de donateur zelf kiest aan welk fonds de donatie gaat. Dit werkt alleen in combinatie met een configuratieset waarin meerdere fondsen zijn geselecteerd.
Betaalmethode
Voeg het veld 'Betaalmethode' toe zodat de donateur kan kiezen hoe te betalen.
Automatische incassoafspraak
Bied je automatische incasso aan? Voeg dan het veld 'Accepteer automatische incassoafspraak' toe. De donateur geeft hiermee toestemming voor de incasso.
Zorg ook dat je het veld 'Bankrekening' aan het formulier toevoegt.
Beide velden verschijnen alleen als de donateur 'Automatische incasso' selecteert als betaalmethode.
Privacyverklaring toevoegen
Volgens de AVG/GDPR ben je verplicht om bij het formulier te verwijzen naar de privacyverklaring van je organisatie, zodat de donateur weet wat er met de ingevulde gegevens gebeurt.
Dit kun je doen door een informatief tekstveld toe te voegen aan het formulier. Maak hiervoor een vrij veld aan van het type 'Informatieve tekst met HTML-opmaak' in het CRM. In dit veld plaats je een korte tekst met een link naar je privacyverklaring, bijvoorbeeld: 'We gebruiken je gegevens alleen voor het verwerken van je donatie. Lees onze privacyverklaring.' Laat de link openen in een nieuw venster, zodat de donateur niet wegklikt van het formulier.
Bestaat dit veld al in je CRM? Dan kun je het direct selecteren uit de lijst met vrije velden in het paneel rechts. Moet je het eerst aanmaken? Lees dan het artikel 'Vrije velden en relatieformulier beheren'.
Wil je donateurs ook toevoegen aan je mailinglijst? Dan heb je daar apart toestemming voor nodig met een los, niet-aangevinkt selectievakje. Meer hierover lees je in het artikel 'Maak doneren makkelijk: tips voor je donatieformulier'.
E-mailinstellingen
Bij het registratieformulier kun je twee soorten e-mails instellen via het tabblad Berichten en opties:
Verificatiemail
Bij reguliere registratieformulieren is de verificatiemail verplicht. Bij een donatieformulier is dat anders. De betaling zelf is al een vorm van verificatie. Je wilt het donatieproces niet blokkeren door de donateur eerst een bevestigingslink in de mail te laten aanklikken. De verificatiemail hoef je bij een donatieformulier dus niet uitgebreid in te stellen. Later in het proces kun je instellen dat de e-mail wordt overgeslagen.
Bevestigingsmail (bedankmail)
Na een succesvolle betaling kun je automatisch een bevestigingsmail sturen. Dit is een goede manier om de donateur direct te bedanken.
Gebruik je Marketing Automation voor de bedankmail via een journey? Zet de bevestigingsmail dan niet aan op het registratieformulier, om te voorkomen dat de donateur twee bedankmails ontvangt. Meer over de keuze tussen deze twee routes lees je in het artikel 'Maak doneren makkelijk: tips voor je donatieformulier'.
Let op: bied je automatische incasso aan? Dan ontvangt de donateur mogelijk ook een prenotificatiemail. Houd hier rekening mee bij de timing en inhoud van je bedankmail.
Ontdubbeling
Wanneer een bestaande donateur opnieuw doneert, wil je niet dat er een dubbele relatie ontstaat in je CRM. Procurios kan automatisch controleren of een relatie al bestaat.
Meer hierover lees je in het CRM-artikel 'Automatisch ontdubbelen in CRM'.
Volgende stap
Nu je het registratieformulier hebt ingericht, kun je het donatieformulier publiceren op je website. Lees verder in het artikel 'Donatieformulier publiceren op je website'.