Korte samenvatting:
Ga naar Donations > Fiscaal attest en genereer eerst fiches voor het gewenste kalenderjaar. Controleer of alle fiches valide zijn. Maak daarna een batch aan en verstuur of exporteer de attesten naar donateurs en de FOD Financiën.
Werk je voor een erkende Belgische vereniging of goed doel? Dan ben je verplicht om elk jaar vóór 1 maart een fiscaal attest te sturen aan je schenkers. Dit attest hebben zij nodig om belastingvoordeel aan te vragen. Ook de FOD Financiën ontvangt een kopie.
Ga via het hoofdmenu naar Donations en klik dan in het linkermenu op Fiscaal attest. Daar zie je twee onderdelen: Fiches en Batches:
- Fiche: een fiche is het fiscale rapport van een relatie. Fiches worden enkel gegenereerd voor relaties die gedurende het opgegeven kalenderjaar voldoende donaties hebben gedaan.
- Batch: een batch is een verzameling van fiches die je kan downloaden. Per kalenderjaar kan je meerdere batches maken. Bijvoorbeeld als je de fiches die compleet zijn al wil opsturen en op een later tijdstip de overige fiches verwerkt. In dit geval maak je twee batches. Een individuele fiche zal slechts in één batch voorkomen
Tip: Je kunt ook het rijksregisternummer toevoegen aan een fiscaal attest. Dit is een vrij veld van het type 'Belgisch rijksregisternummer'. Dit veld is vervolgens optioneel in te stellen via de instellingen van Donations. Let wel op: Het is een optioneel veld, dus er wordt geen rekening mee gehouden bij het controleren of alle data valide is voordat het fiche gemaakt kan worden.
Stap 1: Fiches genereren en controleren
A. Fiches genereren
De eerste stap is de voorbereiding van de lijst met donateurs. In deze stap zal het systeem berekenen welke donateurs voldoende donaties hebben gedaan om in aanmerking te komen voor een fiscaal attest. Voor elke donateur wordt er een fiche aangemaakt.
1. Klik op 'Genereer fiches'
2. Selecteer de rechtspersoon
3. Geef het jaar aan waarvoor je de fiches wilt genereren
4. Geef een referentie op voor op het fiscaal attest
5. Klik op 'Genereer'
B. Fiches valideren
Het systeem heeft nu een fiche aangemaakt per donateur met daarbij zijn totaal donatiebedrag. Controleer of er fiches zijn die invalide zijn. Je kunt hiervoor de lijst sorteren op basis van de kolom 'Valide' (1).
Indien dit het geval is, moet je de fiche aanvullen met de ontbrekende gegevens. Dit kan bijvoorbeeld een ontbrekend adres of BTW-nummer zijn. Via het relatie-icoon ga je direct naar de relatiekaart (2).
Stap 2: Batch maken
Als je een batch maakt, worden enkel valide fiches opgenomen in deze batch. Je kan op een later tijdstip een tweede (derde, ...) batch maken als je bijkomende fiches valide hebt gemaakt.
- Klik op 'Maak batch'
- Selecteer de rechtspersoon (jouw organisatie)
- Selecteer het jaar
- Vul de gegevens van een contactpersoon is. Deze contactpersoon wordt gebruikt voor de communicatie met Belcotax. Dit is de persoon die de overheid kan contacteren in het geval van vragen.
- Klik op 'Aanmaken'
Zodra de batch is aangemaakt, verschijnt er op het tabblad Batches een rij met het jaartal en daarbij het aantal fiches. Open deze batch door op het bekijk-icoon (vergrootglas) te klikken.
Wanneer je de batch geopend hebt, kun je verschillende acties uitvoeren:
- Het sjabloon bewerken. Hier bewerk je de template van het PDF bestand zodat het alle gegevens bevat die nodig zijn voor jouw organisatie.
- De attesten versturen per e-mail naar donateurs met een werkend e-mailadres.
- De attesten exporteren als PDF om per post te verzenden. Hier kun je kiezen of je a) alle attesten als PDF wilt downloaden) of b) alleen de attesten van donateurs zonder werkend e-mailadres.
- De attesten exporteren als CSV voor bijvoorbeeld een verzendhuis. Ook hier kun je kiezen of je a) alle attesten als PDF wilt downloaden) of b) alleen de attesten van donateurs zonder werkend e-mailadres.
- De attesten downloaden in een XML-bestand voor Belcotax. Dit bestand upload je zonder bijkomende bewerkingen in de Belcotax web-applicatie
De acties die zijn uitgevoerd, verschijnen onder de sectie Acties. Hierdoor kun je bijvoorbeeld terugzien wanneer de e-mails zijn uitgestuurd.
