Korte samenvatting:
Zet het bestand in een kluis in Library en stuur alleen de link door. De ontvanger moet inloggen en toegang hebben tot de kluis om het bestand te openen. Verwijder het bestand als het niet meer nodig is.
Moet je een ledenlijst doorsturen naar een collega? Of een export van donateurs naar een drukker of een consultant? Dan deel je bestanden met persoonsgegevens. Die gegevens zijn privé en vragen om een veilige aanpak.
Soms exporteer je gegevens uit het platform, bijvoorbeeld een ledenlijst. Of je wilt juist nieuwe gegevens importeren, bijvoorbeeld bij een migratie. Zulke bestanden gaan vaak van de ene persoon naar de andere. Hetzelfde geldt voor andere gevoelige informatie van je organisatie, zoals financiële overzichten.
Waarom is een bijlage in een e-mail niet veilig?
Een bestand als bijlage meesturen is makkelijk. Toch is het geen veilige manier:
- Een e-mail is meestal niet versleuteld. Onderweg kunnen anderen het bestand onderscheppen.
- De bijlage blijft bewaard in de mailbox van jou én van de ontvanger.
- Een e-mail is snel doorgestuurd, of per ongeluk naar de verkeerde persoon verstuurd.
Dat geldt ook voor andere snelle oplossingen. Denk aan een USB-stick of een downloadlink van een gratis deeldienst. Iedereen die zo'n link heeft, kan het bestand vaak gewoon openen.
De privacywet (AVG/GDPR) vraagt dat je persoonsgegevens goed beschermt. Ook als je ze deelt.
Hoe werkt een kluis?
Een kluis is een extra beveiligde workspace (map) in Library. Je herkent een kluis aan het icoon van een hangslot.
Het principe is eenvoudig:
- Je zet het bestand in de kluis.
- Je stuurt de link naar het bestand naar de ontvanger.
- De ontvanger klikt op de link en logt in op het platform.
- Heeft de ontvanger toegang tot de kluis? Dan kan hij of zij het bestand openen of downloaden.
Komt de link per ongeluk bij de verkeerde persoon terecht? Dat is geen probleem. Zonder inloggegevens en de juiste toegangsrechten kan niemand het bestand openen. Je mag de link dus gewoon in een e-mail zetten.
Bestand delen via de kluis
- Ga naar Library en open workspace die is aangemerkt als kluis.
- Voeg het bestand toe in de juiste categorie.
- Klik op het bestand. Rechts zie je nu een voorbeeld.
- Klik rechts onder het voorbeeld op 'Link kopiëren'.
- Plak de link in je e-mail of bericht aan de ontvanger.
Meer over het toevoegen van bestanden lees je in het artikel: 'Documenten toevoegen'
Tip: Controleer vooraf of de ontvanger toegang heeft tot de kluis. Zo niet, vraag dan je SuperUser (functioneel beheerder) om de toegangsrechten aan te passen. Meer hierover lees je in het artikel: 'Toegangsrechten instellen voor workspaces'.
Heb je al een kluis?
Misschien heeft je organisatie al een kluis ingericht. Kijk in Library of je een workspace ziet met een hangslot. Klik hiervoor op het pijltje naast de titel van de workspace die je geopend hebt.
Zie je geen kluis? Dan kan je SuperUser er een aanmaken. Hoe dat werkt, lees je in het artikel: 'Beveiligde kluis aanmaken'.
Ben je nog niet bekend met Library? Lees dan eerst het artikel: 'Getting started met Library'.
Verwijder het bestand als het niet meer nodig is
Een kluis is veilig, maar bewaar bestanden met persoonsgegevens niet langer dan nodig. Heeft de ontvanger het bestand gedownload? Of is de klus klaar? Verwijder het bestand dan uit de kluis.
Je kunt dit ook automatisch instellen. Meer hierover lees je in het artikel: 'Bestanden niet langer dan nodig bewaren'.
Wil je een vraag stellen aan Support of je consultant en een screenshot meesturen? Lees dan het artikel: 'Hoe deel ik gegevens veilig met Procurios Support of consultants?'