Korte samenvatting:
Stel een generieke regel in via Donations > Automatisch verwerken van transacties. Gebruik de betalingsomschrijving uit je brief als gematchte beschrijving, kies de periode waarbinnen je overschrijvingen verwacht en koppel het juiste fonds en de actie. Zo worden handmatige overschrijvingen automatisch verwerkt als donatie.
Niet alle donateurs betalen online via de QR-code of met behulp van een betalingskenmerk. Sommige donateurs maken het bedrag handmatig over via een bankoverschrijving, met de omschrijving uit je brief. Zonder verwerkingsregel moet je die overschrijvingen één voor één handmatig verwerken bij het inlezen van de banktransacties. Dat kost tijd en is foutgevoelig bij grote campagnes.
Met een generieke regel zorg je ervoor dat deze overschrijvingen automatisch worden verwerkt als donatie voor het juiste fonds en de juiste actie.
Dit artikel is een stap uit het stappenplan in 'Direct mail campagne opzetten: het stappenplan'.
Voordat je begint
Zorg dat je de volgende stappen uit het stappenplan al hebt afgerond:
- De campagne en acties zijn aangemaakt in Engagement
- Het online donatieformulier is ingericht (inclusief de betaling-mislukt-pagina)
- Je weet hoeveel segmenten je verstuurt
Betalingsomschrijvingen plannen
Voordat je de verwerkingsregel instelt, bepaal je welke betalingsomschrijving je per segment gebruikt. Dit is de tekst die je in de brief vermeldt en die donateurs in hun overschrijving zetten.
Eén segment
Verstuur je één brief naar alle donateurs? Dan gebruik je n betalingsomschrijving (bijvoorbeeld 'Gift ZLF 2026'). Je stelt dan één generieke regel in.
Meerdere segmenten
Verstuur je meerdere brieven met een andere boodschap of andere bedragen? Dan heeft elk segment een eigen betalingsomschrijving nodig. Zo kun je per segment meten welke overschrijvingen binnenkomen.
Voorbeeld:
- Segment actieve donateurs: 'Gefeliciteerd'
- Segment slapende donateurs: 'Jubileumgift'
Je stelt dan per segment een aparte generieke regel in, elk met de eigen omschrijving en de eigen actie.
Waar gebruik je de betalingsomschrijving?
De betalingsomschrijving komt op meerdere plekken terug. Per segment zijn dat:
- In de brief: De tekst die je de donateur vraagt te vermelden bij een overschrijving
- Op de betaling-mislukt-pagina: Als de online betaling mislukt, bied je de donateur aan om handmatig over te maken met deze omschrijving. Heb je per segment een apart donatieformulier? Dan heeft elk formulier een eigen betaling-mislukt-pagina met de juiste omschrijving.
- In de generieke regel: Voor automatische verwerking van de overschrijving (zie stap 2 hieronder)
- Bij de actie (Inkomende banktransactie match): Als suggestie bij onverwerkte transacties. Dit heb je al ingesteld bij het aanmaken van de actie in het artikel 'Campagne en actie aanmaken voor direct mail'.
Daarnaast heb je op fondsniveau trefwoorden staan in het veld Inkomende banktransactie match. Die zijn breder: ze vangen overschrijvingen op die niet segment-specifiek zijn maar wel naar het juiste fonds verwijzen. Deze trefwoorden stel je in bij het aanmaken van het fonds, niet per campagne.
Generieke regel instellen
Stel per segment een generieke regel in.
- Ga naar Donations > Automatisch verwerken van transacties
- Klik op 'Nieuwe generieke regel'
- Vul de volgende velden in:
- Naam: Geef de regel een herkenbare naam met de campagnenaam en het segment. Bijvoorbeeld 'Jubileumcampagne 2026 - actieve donateurs'.
- Gematchte beschrijving: Vul de betalingsomschrijving van dit segment in. Bijvoorbeeld 'Jubileum'.
- Matchend type: Kies hoe streng de omschrijving wordt vergeleken:
- Exacte match: Alleen als de omschrijving precies overeenkomt
- Begint met: Als de omschrijving begint met de opgegeven tekst
- Eindigt op: Als de omschrijving eindigt op de opgegeven tekst
- Bevat: Als de opgegeven tekst ergens in de omschrijving voorkomt
- Van transactiedatum: De datum waarop je de eerste overschrijvingen verwacht. Kies een datum kort na de verwachte bezorgdatum van de brieven.
- Tot en met transactiedatum: De datum waarop je de laatste overschrijvingen verwacht. Houd een ruime marge aan.
- Fonds: Selecteer het fonds waarvoor je de donaties wilt ontvangen.
- Actie: Selecteer de actie van dit segment. Dit is dezelfde actie die je in Engagement hebt aangemaakt.
- Fiscaal aftrekbaar: Vink aan als de donaties fiscaal aftrekbaar zijn.
- Anoniem: Laat dit uit voor een normale campagne.
- Periodiek: Laat dit uit bij een eenmalige campagne.
- Klik op 'Opslaan'
- Heb je meerdere segmenten? Herhaal deze stappen voor elk segment met de juiste omschrijving en actie.
Regels testen
Klik op 'Voer een regeltest uit' bovenaan het overzicht. Vul een voorbeeld in met een IBAN uit je CRM, de betalingsomschrijving van een segment en een datum binnen de periode. Je ziet dan of de regel matcht.
Test elke regel apart als je meerdere segmenten hebt.
Let op: De testfunctie test alleen de regels op deze pagina. Andere verwerkingen, zoals factuurbetalingen of toezeggingen, worden niet meegenomen.
Hoe werkt de regel in de praktijk?
Als de banktransacties worden ingelezen, controleert Procurios eerst de standaardverwerkingen (facturen, incasso's, betalingskenmerken). Daarna worden de donatie-verwerkingsregels doorlopen: eerst toezeggingen, dan individuele regels, en als laatste generieke regels.
Komt er een overschrijving binnen met de omschrijving 'jubileum' van een bekend rekeningnummer? Dan herkent Procurios de donateur via het IBAN, vult het fonds en de actie aan op basis van de regel, en verwerkt de transactie automatisch.
Is het rekeningnummer niet bekend in het CRM? Dan wordt de transactie niet automatisch verwerkt. De transactie verschijnt bij de onverwerkte transacties. Daar kan Procurios alsnog een suggestie doen op basis van de trefwoorden bij de actie of het fonds.
Meer over de volledige volgorde van verwerking en de andere regeltypen lees je in het artikel 'Bankoverschrijvingen automatisch verwerken als donatie'.
Na de campagne
Als de campagneperiode voorbij is en alle transacties zijn verwerkt, kun je de generieke regels laten staan of verwijderen. De regels matchen alleen binnen de ingestelde periode en doen buiten die periode niets. Opruimen kan wel helpen om het overzicht schoon te houden.
Verwante artikelen
- 'Direct mail campagne opzetten: het stappenplan' - Het complete stappenplan
- 'Campagne en actie aanmaken voor direct mail' - Campagne, acties en de Inkomende banktransactie match bij acties instellen
- 'Verwerkingsregels voor bankoverschrijvingen instellen' - Alle regeltypen, de volgorde van verwerking en de testfunctie