Korte samenvatting:
Met donateurstypen leg je vast wat voor soort donateur iemand is: particulier, bedrijf, overheid, enzovoort. Maak eerst relatielijsten aan in het CRM. Koppel die daarna aan een donateurstype via Donations > Instellingen > Donateurstypen.
Als goed doel leg je verantwoording af aan je donateurs. Dat doe je onder andere in je jaarverslag. Je laat daarin zien waar je inkomsten vandaan komen: van particulieren, van bedrijven, van subsidies?
Met donateurstypen in Procurios' Donations leg je dit automatisch vast bij elke donatie.
Wat zijn donateurstypen?
Een donateurstype beschrijft wie de donateur is. Voorbeelden: 'Particulieren', 'Bedrijven' of 'Overheid'. Het is niet hetzelfde als een fonds, campagne of actie. Elk begrip heeft een eigen rol. Meer uitleg vind je in het artikel 'Fondsen, campagnes, acties en donateurstypen: wat is het verschil?'.
Hoe werkt het?
Procurios koppelt een donateurstype automatisch aan elke donatie. Dat werkt zo:
- Je maakt relatielijsten aan in het CRM. Elke lijst bevat een groep donateurs, zoals alle personen of alle bedrijven.
- Je koppelt elke relatielijst aan een donateurstype.
- Bij elke nieuwe donatie kijkt Procurios in welke lijst de donateur staat. Het bijbehorende donateurstype wordt automatisch vastgelegd.
- Bij de export naar je boekhouding voegt Procurios de boekhoudcode van het donateurstype toe. Zo zie je per type precies hoeveel er is gedoneerd.
Let op: Staat een relatie in meerdere relatielijsten? Dan kiest Procurios het donateurstype dat het hoogst in de lijst staat. Zorg dus dat je lijsten op de juiste volgorde staan.
Welke donateurstypen heb je nodig?
Je richt donateurstypen in op de manier waarop jouw boekhouder of accountant de informatie wil ontvangen.
Moet jouw organisatie voldoen aan de RJ 650-norm (zie kader hieronder)? Dan maak je onderscheid in de volgende baten:Voor een jaarverslag volgens RJ 650 maak je onderscheid in deze baten:
- Baten van particulieren
- Baten van bedrijven
- Baten van loterij-organisaties
- Baten van subsidies van overheden
- Baten van verbonden organisaties zonder winststreven
- Baten van andere organisaties zonder winststreven
- Baten als tegenprestatie voor producten en/of diensten
- Overige baten
RJ 650 zijn de verslaggevingsregels voor fondsenwervende organisaties in Nederland. Ze schrijven voor hoe je inkomsten en uitgaven rapporteert in je jaarrekening.
RJ 650 is niet wettelijk verplicht, maar geldt in de praktijk voor veel goede doelen:
- Omzetdrempel: Heb je als organisatie meer dan 500.000 aan baten per jaar? Dan ben je verplicht om je jaarrekening op te stellen volgens RJ 650. Kleinere organisaties kunnen gebruik maken van RJk C2, de vereenvoudigde variant.
- CBF-keurmerk: Heb je een CBF-keurmerk? Dan is RJ 650 verplicht.
- ANBI-status: RJ 650 sluit aan bij de eisen voor je ANBI-status.
Twijfel je of RJ 650 van toepassing is op jouw organisatie? Vraag dit na bij je boekhouder of accountant.
Donateurstypen inrichten: stap voor stap
Stap 1: Maak relatielijsten aan in het CRM
Ga naar CRM via het hoofdmenu. Open de weergave CRM Systeemlijsten of maak een nieuwe weergave aan.
Maak voor elk type donateur één of meerdere relatielijsten aan. Een relatielijst werkt als een filter: je stelt voorwaarden in waaraan een relatie moet voldoen om in de lijst te komen.
Geef elke lijst een duidelijke naam, zoals [Donateurstype] Particulieren of Relatietype BV. Dan zie je in n oogopslag waar de lijst voor dient.
Heb je al relatielijsten die je kunt hergebruiken? Ga dan direct naar stap 2.
- Particulieren: Relatietype = 'Persoon'
- Bedrijven: Relatietype = 'Organisatie' + Kenmerk 'NGO' = niet aangevinkt
- Verbonden organisaties zonder winststreven: Relatietype = 'Organisatie' + Is lid = 'Ja' + Kenmerk 'NGO' = aangevinkt
- Andere organisaties zonder winststreven: Relatietype = 'Organisatie' + Is lid = 'Nee' + Kenmerk 'NGO' = aangevinkt
Pas de filters aan op basis van hoe jouw organisatie relaties registreert. Gebruik kenmerken, relatietypen en andere velden die je al gebruikt in het CRM.
Stap 2: Maak donateurstypen aan
Ga nu naar Donations > Instellingen > Donateurtype. Klik op 'Nieuw donateurstype'.
Klik op 'Nieuw donateurstype' en vul het volgende in:
- Titel: Kies een herkenbare naam, zoals 'Particulieren'
- Boekhoudcode: Vul de code in die je boekhouder gebruikt
- Relatiecollectie: Kies de relatielijst die je in stap 1 hebt aangemaakt
Klik op 'Opslaan'.
Herhaal dit voor elk type donateur dat je wilt onderscheiden.
Vanaf nu legt Procurios bij elke nieuwe donatie automatisch het juiste donateurstype vast. Bij de export naar je boekhouding krijg je per type één totaalbedrag. Zo heb je alles klaar voor je rapportages en jaarverslag.