Als goed doel leg je verantwoording af aan je donateurs. Dat doe je onder andere in je jaarverslag. Hierin laat je zien waar je inkomsten vandaan komen. Komen donaties van particulieren? Of juist van bedrijven of subsidies?
Voor je jaarverslag moet je donaties kunnen opdelen in verschillende categorieën. Dit heet 'baten van particulieren', 'baten van bedrijven', enzovoort. Als je een jaarverslag maakt volgens de RJ 650 richtlijn (de boekhoudregels voor goede doelen), is deze indeling verplicht.
Donaties koppelen aan een type donateur
In je boekhouding registreer je donaties normaal gesproken op fonds, actie (en bijbehorende campagne). Maar voor je jaarverslag heb je ng een extra indeling nodig: het type donateur. Anders kun je niet laten zien hoeveel er van particulieren kwam, hoeveel van bedrijven, enzovoort.
Met donateurstypen in Procurios regel je dit automatisch. Je koppelt elke relatie aan een type donateur (particulier, bedrijf, overheid, etc.). Bij elke binnenkomende donatie kijkt het systeem: wat voor type donateur is dit? Die informatie wordt automatisch vastgelegd.
Bij het exporteren van de gegevens voor de boekhouding wordt de boekhoudcode van het donateurstype toegevoegd aan de gegevens van fonds, campagne en actie. Zo kun je in je boekhouding precies zien welk type donateur elke donatie heeft gegeven.
Hoe donateurstypen werken
Een donateurstype heeft drie onderdelen:
- Een titel (bijvoorbeeld: 'Particulieren' of 'Bedrijven')
- Een boekhoudcode (het nummer dat je boekhouder gebruikt)
- Een relatiecollectie (een of meerdere relatielijsten die bij dit type horen)
Zodra een donatie binnenkomt, kijkt Procurios in welke relatiecollectie de donateur staat. Het bijbehorende donateurstype wordt automatisch aan de donatie gekoppeld. De boekhoudcode van dit type wordt bij de export toegevoegd als extra informatie (dimensie 4).
Let op: Als een relatie in meerdere relatiecollecties staat, wordt het eerste donateurstype in de lijst gekozen. Zorg dus dat je lijsten op de juiste volgorde staan en/of relaties niet in meerdere lijsten kunnen voorkomen.
Welke donateurstypen heb je nodig?
Als je jaarverslagen opstelt op basis van de RJ 650 richtlijn zul je in ieder geval onderscheid moeten maken in de volgende baten:
- Voor een jaarverslag volgens RJ 650 maak je onderscheid in deze baten:
- Baten van particulieren
- Baten van bedrijven
- Baten van loterij-organisaties
- Baten van subsidies van overheden
- Baten van verbonden organisaties zonder winststreven
- Baten van andere organisaties zonder winststreven
- Baten als tegenprestatie voor producten en/of diensten
- Overige baten
Donateurstypen inrichten: stap voor stap
Stap 1: Maak relatielijsten aan in het CRM
Ga naar CRM via het hoofdmenu. Open de weergave CRM Systeemlijsten (of maak een nieuwe weergave aan met de naam 'Donateurstypen').
Maak voor elk type donateur één of meerdere relatielijsten aan. Dit zijn lijsten die je opbouwt met filters. Filters zijn voorwaarden waaraan een relatie moet voldoen om in de lijst te komen.
Heb je al eerder relatielijsten aangemaakt die je kunt hergebruiken? Dan hoef je niet per se nieuwe lijsten te maken. Ga dan direct door naar stap 2.
Geef elke lijst een duidelijke naam, zoals [Donateurstype] Particulieren of Relatietype BV. Zo zie je in één oogopslag waar de lijst voor dient.
- Particulieren: Filter op Relatietype = 'Persoon'
- Verbonden organisaties zonder winststreven: Filter op Relatietype = 'Organisatie' + Is lid = 'Ja' + Kenmerk 'NGO' = aangevinkt
- Andere organisaties zonder winststreven: Filter op Relatietype = 'Organisatie' + Is lid = 'Nee' + Kenmerk 'NGO' = aangevinkt
- Bedrijven: Filter op Relatietype = 'Organisatie' + Kenmerk 'NGO' = niet aangevinkt
Pas de filters aan op basis van hoe jouw organisatie relaties registreert. Gebruik kenmerken, relatietypen en andere velden die je al gebruikt in het CRM.
Stap 2: Koppel de relatielijsten aan donateurstypen
Ga nu naar Donations via het hoofdmenu en klik op Instellingen. Klik vervolgens op Donateurstypen.
Klik op 'Nieuw donateurstype' en vul het volgende in:
- Titel: Kies een herkenbare naam (bijvoorbeeld: 'Particulieren')
- Boekhoudcode: Vul de code in die je boekhouder gebruikt
- Relatiecollectie: Kies de bijbehorende relatiecollectie die je in stap 1 hebt aangemaakt
Herhaal dit voor elk type donateur dat je wilt onderscheiden.
Klaar! Vanaf nu wordt bij elke nieuwe donatie automatisch het juiste donateurstype vastgelegd. Bij je export naar de boekhouding krijg je per type één totaalbedrag. Deze informatie kun je gebruiken in je rapportages en voor je jaarverslag.
