Een toezegging legt de afspraak vast tussen een donateur en jouw organisatie over het geven van donaties. Het bevat het bedrag, de frequentie (eenmalig of wederkerend) en kan automatische incasso's triggeren. Het beheren van toezeggingen is essentieel voor het bijhouden van verwachte inkomsten en het onderhouden van goede relaties met donateurs.
Een Toezegging is iets anders dan een Afspraak.
Nieuwe toezegging aanmaken
- Ga via het hoofdmenu naar Donations
- Open Toezeggingen
- Klik op 'Nieuwe toezegging'
Gegevens invullen
Vul minimaal de volgende gegevens over de Toezegging in:
Frequentie: Kies uit de dropdown hoe vaak de donatie plaatsvindt (eenmalig, maandelijks, jaarlijks, etc.)
Bedrag: Voer het bedrag in euro's in dat de donateur heeft toegezegd
Fonds: Selecteer het fonds waaraan de donatie wordt toegekend. Dit bepaalt ook de boekhoudkundige verwerking.
Donateur: Zoek en selecteer de relatie die de toezegging doet. Als de donateur nog niet bestaat, maak deze eerst aan in CRM.
Startdatum: Bepaal wanneer de toezegging ingaat (standaard vandaag)
Actie: Koppel de toezegging aan een campagne-actie om te kunnen herleiden hoeveel een bepaalde actie binnen een campagne heeft opgebracht
Document: Voeg eventueel een document toe (zoals een getekende toezeggingsbrief)
Documentreferentie: Voer een eigen referentie in voor dit document
Einddatum: Stel een einddatum in voor tijdelijke toezeggingen
Bijvoorbeeld als iemand bij een telemarketingactie heeft aangegeven maximaal 1 jaar te willen ondersteunen.
Automatische incassoafspraak: Selecteer een bestaande incassoafspraak als de donatie automatisch geïncasseerd wordt of voeg direct een nieuwe afspraak toe
Transactie omschrijving: Pas de omschrijving aan die op het rekeningafschrift van de donateur verschijnt
Koppel je een automatische incassoafspraak? Dan kun je vervolgens ook de incassodatum (bij een eenmalige donatie) of standaard incassodag van de maand (bij structurele donaties) selecteren.
☑️ Is fiscaal aftrekbaar: Vink aan als deze donatie fiscaal aftrekbaar is (standaard aangevinkt)
Donaties op basis van deze toezegging worden meegenomen op een fiscaal attest (België).
☑️ Is anoniem: Vink aan als de donateur anoniem wil blijven in rapportages
Klik op 'Verzenden' om de toezegging op te slaan of klik op 'Opslaan en nieuwe toezegging maken' om direct de volgende toezegging in te kunnen voeren.
Bestaande toezegging beheren
Met de knoppen rechts kun je een Toezegging bekijken, wijzigen of verwijderen.
We raden het af om Toezeggingen te verwijderen. Je kunt een toezegging meestal beter een einddatum geven. Overleg bij twijfel altijd met een consultant.
Toezegging wijzigen
Zolang er nog geen verwerkte incasso-opdrachten aan een Toezegging gekoppeld zijn, kun je de Toezegging nog wijzigen. Is er eenmaal een verwerkte incasso-opdracht, dan zijn de mogelijkheden tot wijzigen beperkt.
Het wijzigen van een bedrag of frequentie is dan bijvoorbeeld niet meer mogelijk. In dat geval moet je de huidige toezegging beëindigen en een nieuwe toezegging invoeren. Daarmee behoud je het inzicht in de historie van toezeggingen. In het geval van een automatische incassoafspraak, kan er op basis van de nieuwe toezegging ook een nieuwe, actuele prenotificatie verstuurd worden.
Wanneer je bij de controle van toezeggingen vaststelt dat een donateur structureel meer of minder doneert dan het toegezegde bedrag, heb je een goede reden om de toezegging aan te passen (uiteraard in overleg met de donateur). Dit heeft als voordeel dat je prognose een betrouwbaarder beeld geeft. De prognose (en de behaalde inkomsten) vind je terug in Donations op het Dashboard van elk fonds.