Korte samenvatting:
De incassodatum staat ingesteld bij de Incassant en geldt voor alle nieuwe toezeggingen. Per toezegging kun je hiervan afwijken. De bank voert de incasso uit op de datum die in de incasso-opdracht staat.
Werkt jouw organisatie met periodieke donaties? Dan is automatische incasso een handig middel om betalingen te innen. Maar op welke dag wordt het geld precies afgeschreven? Dat hangt af van een paar instellingen in het Procurios Platform.
Dit artikel gaat over de eenmalige donatie of de eerste incasso van een periodieke toezegging. De datums bij een herhaalde incasso werken op dezelfde manier.
De standaard incassodag instellen
Je legt de standaard incassodag vast bij de Incassant. Je kunt kiezen voor dag 1 tot en met 28. Dag 29, 30 of 31 komen niet elke maand voor en kunnen problemen geven bij de incasso.
Wij adviseren de 26e of 27e dag van de maand. Op die dagen hebben de meeste mensen net hun salaris ontvangen. De kans op een succesvolle incasso is dan het grootst.
Deze standaard incassodag geldt automatisch voor alle nieuwe toezeggingen. Ook als een donateur zich aanmeldt via een registratieformulier op je website.
Meer over het instellen van een Incassant lees je in het artikel: 'Incassanten toevoegen en beheren'.
Een uitzondering maken per toezegging
Wil je voor één specifieke toezegging een andere incassodag gebruiken? Dat kan. Wanneer je een automatische incasso-afspraak koppelt aan een toezegging, verschijnt er een extra veld. Daarin kies je de gewenste dag van de maand. Die dag geldt dan alleen voor deze toezegging.
Hoe verwerkt de bank de incasso?
Bij het maken van een incasso-batch vul je een instructiedatum in. Alle incasso-opdrachten tot en met die datum worden dan aangemaakt. Elke opdracht bevat de specifieke incassodatum van de bijbehorende toezegging.
Na ontvangst van de batch voert de bank de incasso's uit op de datums in de opdrachten.
Wat betekenen al die datums?
| Datum | Betekenis |
|---|---|
| Instructiedatum | Het filter bij het aanmaken van de batch. Alle opdrachten tot en met deze datum worden meegenomen. |
| Uiterste vervaldatum | De laatste datum waarop je de batch bij de bank moet aanleveren. Finance berekent deze automatisch. |
| Incassodatum | De datum waarop de bank het bedrag afschrijft van de rekening van de donateur. |
Voorbeeld
Een organisatie levert twee keer per maand een incasso-batch aan bij de bank: één met instructiedatum 15 van de maand en één met instructiedatum 30.
Er wordt een nieuwe toezegging opgevoerd. De incassodag staat ingesteld op 27. In de batch van 30 september zitten alle opdrachten met een incassodatum tot en met 30 september. De nieuwe toezegging zit daarin. De bank int het bedrag op 27 september.
Meer over het aanmaken van een incasso-batch lees je in het artikel: 'Het incassoproces: stap voor stap'.
Let op: prenotificatie
Ben je van plan voor het eerst te incasseren bij een donateur? Dan ben je wettelijk verplicht om hem of haar vooraf te informeren. Dit heet een prenotificatie. De standaardtermijn is minimaal 14 dagen vóór de incassodatum. Meer hierover lees je in het artikel: 'Prenotificeren voor donaties (automatische incasso)'.