Lidmaatschappen, Donaties, Facturatie, betaalde Bijeenkomsten, en andere onderdelen van je proces doen iets met geld. Procurios ondersteunt die processen en zorgt ervoor dat je genoeg informatie hebt om inkomsten en uitgaven goed te kunnen verwerken in je boekhouding.
Dit artikel beschrijft de interactie tussen het Procurios Platform en de boekhouding van jouw organisatie. Het uitga die je in Procurios beheert, zoals donaties of facturen. Voor een goede aansluiting met je boekhouding, gebruik je 'grootboekcodes' om aan je boekhouding te vertellen waar een transactie in Procurios voor bedoeld is.
Grootboekrekeningen
Voordat we uitleggen wat je moet doen om je financiële stromen binnen het Procurios Platform goed te regelen, beginnen we met de reden waarom je dit moet doen.
Jouw organisatie houdt een boekhouding bij over alle inkomsten en uitgaven van de organisatie. Dit gebeurt door middel van grootboekrekeningen. Voor een boekhouder is van belang dat wat er gebeurt in financiële stromen inzichtelijk is op deze grootboekrekeningen.
Voorbeeld
- Je koopt een pallet boeken in. Dat kost geld. Dat moet terug te zien zijn in de boekhouding.
- Je verkoopt de boeken met winst. Daar komt geld voor binnen. Ook dat moet terug te zien zijn in de boekhouding.
De inkomsten van deze verkoop worden gezamenlijk geboekt op een grootboekrekening. Dat zou bijvoorbeeld kunnen zijn de grootboekrekening 'verkoop artikelen'. De uitgaven zijn ook geboekt op een grootboekrekening, zoals bijvoorbeeld 'inkoop artikelen'. En zo kunnen er nog meer grootboekrekeningen zijn voor andere categorieën uitgaven en inkomsten.
Voor de uitgaven en inkomsten vinden financiële transacties op de bankrekening plaats: Er wordt geld bijgeboekt en er wordt geld afgeboekt. Het is de bedoeling dat de optelsom van de transacties die binnen eenzelfde grootboekrekening vallen worden vastgelegd in de boekhouding. Dat kan direct vanuit de bank naar het boekhoud-pakket. Aan een banktransactie alleen kun je echter niet zien waar de transactie thuishoort en op welke grootboekrekening de transactie geboekt moet worden. Daar komt Procurios in beeld.
Waar je de grootboekrekeningen in kunt stellen, lees je onder Grootboekrekeningen instellen in het Procurios Platform
Verrijken banktransacties
Om banktransacties goed te kunnen verwerken in de boekhouding moeten de transacties worden verrijkt met de grootboekcode waarop de boekhouding de transactie uiteindelijk moet verwerken.
Binnen Procurios heb je allerlei manieren waarop geld kan binnenkomen, zoals een Donatie op een Toezegging of een betaling op een factuur die via Abonnementen, Bijeenkomsten, Webshop of handmatig is aangemaakt. Voor al deze zaken dien je een grootboekcode in te richten. Bij Donaties is dat op Fondsen, bij facturen is dat op Producten.
Met deze grootboekcodes verrijk je de banktransacties. Dit werkt als volgt:
- Je download een transactiebestand uit je bank dat je vervolgens inleest in Procurios.
- Na het inlezen worden de transactieregels verwerkt. Dat houdt in dat de transactieregels aan de juiste grootboekcode worden gekoppeld. Zo worden alle factuurbetalingen gekoppeld aan de grootboekcode die staat ingesteld voor het abonnement of voor de bijeenkomst, en worden donaties gekoppeld aan de grootboekcode van het Fonds en eventueel het donateurstype.
- Nadat de transacties zijn verwerkt, zijn er twee routes om deze informatie in je boekhouding te krijgen. Ten eerste kun je het verwerkte transactiebestand weer downloaden en importeren in je boekhoudpakket. De andere, nieuwere optie is om maandelijke een 'memoriaal' te downloaden en te verwerken in je boekhoudpakket.
De uitvoering
Voor het verwerken van de banktransacties tot aan de boekhouding doorloop je de volgende stappen:
1. Transacties importeren in je Procurios Platform
Download banktransacties vanaf je bankrekening en importeer deze transacties in jouw Procurios omgeving. Heb je een koppeling waarmee banktransacties automatisch van je bank naar je boekhoudpakket worden gestuurd? Dan dien je in je boekhoudpakket in te stellen dat betalingen op een 'tussenrekening' tijdelijk 'geparkeerd' moeten worden. In je Procurios platform stel je dan bij de betreffende bankrekening diezelfde grootboekcode in. Het verwerken van de banktransacties in Procurios gaat je boekhoudpakket dan vertellen waar die betalingen uiteindelijk voor bedoeld zijn.
Lees hier meer over Transacties importeren
2. Transacties verwerken in je Procurios Platform
Direct na het importeren zal Procurios de transacties voor zover mogelijk automatisch verwerken.
In dit proces probeert Procurios zoveel mogelijk transacties al te koppelen. Herkent het platform dat een betaling bij een bepaalde factuur hoort, dan zal het deze automatisch verwerken. Hetzelfde geldt voor donaties waar het platform een Toezegging bij kan vinden.
Zo lang het systeem daarmee bezig is staat de waarschuwing in beeld "Automatisch verwerking wordt uitgevoerd, even geduld a.u.b. De duur hiervan is afhankelijk van de grootte van het bestand. Ververs af en toe de pagina om te zien of de verwerking nog bezig is.
Na de automatische verwerking van banktransacties zijn er vaak nog een aantal transactie over die handmatig verwerkt moeten worden, bijvoorbeeld donaties door mensen die op eigen initiatief iets op je bankrekening overgemaakt hebben.
Ook zijn er transacties die los staan van geldstromen in Procurios (bijvoorbeeld uitgaven). Deze blijven behouden in hun oorspronkelijke staat.
Lees meer over Transacties verwerken
3. Verwerkte transactiebestanden downloaden en importeren in de boekhouding
In de vorige stap zijn de verschillende transacties gekoppeld aan een grootboekcode.
Door het verwerken van de transacties worden alle transacties met dezelfde grootboekrekening samengevoegd. Je krijgt hierdoor een 'verdicht' bestand: het heeft hetzelfde formaat en totaal bedrag als het oorspronkelijk geïmporteerde bestand, maar het is daarnaast verrijkt met grootboekrekeningen voor je boekhoudpakket.
Dit verdichte transactiebestand kun je downloaden en vervolgens importeren in je boekhoudpakket. Doordat het bestand is verrijkt met grootboekrekeningen, kan je boekhoudpakket deze transacties snel en correct verwerken.
Eventuele transacties die niet gekoppeld zijn aan een grootboekrekening in Procurios (bijvoorbeeld uitgaven), moet je nu nog verwerken in de boekhouding.
De andere route is om elke maand een zogenaamde memoriaal te downloaden en te verwerken in je boekhouding.
Transacties die (ten onrechte) aan meer dan één entiteit gekoppeld zijn, bijvoorbeeld aan een factuur én als donatie, worden onverwerkt en zonder boekhoudinformatie en dus als afzonderlijke regel doorgegeven aan de boekhouding.
Voorkom deze situatie door de transactie nooit aan meer dan één entiteit te koppelen.