Veel van je organisatie-processen hebben te maken met financiële stromen: Lidmaatschappen, Donaties, Facturatie, (betaalde) Bijeenkomsten, Boekhouding.
Dit artikel beschrijft de interactie tussen het Procurios Platform en de boekhouding van jouw organisatie. Het uitgangspunt hierbij is dat Procurios een subadministratie is voor de entiteiten die je in Procurios beheert, zoals donaties of facturen. Procurios verrijkt je banktransacties met grootboekrekeningen om het verwerken met de boekhouding te vergemakkelijken.
Grootboekrekeningen
Voordat we uitleggen wat je moet doen om je financiële stromen binnen het Procurios Platform goed te regelen beginnen we met de reden waarom je dit moet doen.
Jouw organisatie houdt een boekhouding bij over alle inkomsten en uitgaven van de organisatie. Dit gebeurt door middel van grootboekrekeningen. Voor een boekhouder is van belang dat wat er gebeurt in financiële stromen inzichtelijk is op deze grootboekrekeningen.
Voorbeeld
- Je koopt een pallet boeken in. Dat kost geld. Dat moet terug te zien zijn in de boekhouding.
- Je verkoopt de boeken met winst. Dat daar komt geld voor binnen. Ook dat moet terug te zien zijn in de boekhouding.
De inkomsten van deze verkoop worden gezamenlijk geboekt op een grootboekrekening. Dat zou bijvoorbeeld kunnen zijn de grootboekrekening 'verkoop artikelen'. De uitgaven zijn ook geboekt op een grootboekrekening, zoals bijvoorbeeld 'inkoop artikelen'. En zo kunnen er nog meer grootboekrekeningen zijn voor andere categorieën uitgaven en inkomsten.
Voor de uitgaven en inkomsten vinden financiële transacties op de bankrekening plaats: Er wordt geld bijgeboekt en er wordt geld afgeboekt. Het is de bedoeling dat de optelsom van de transacties die binnen eenzelfde grootboekrekening vallen worden vastgelegd in de boekhouding. Dat kan direct vanuit de bank naar het boekhoud-pakket. Aan een banktransactie alleen kun je echter niet zien waar de transactie thuishoort en op welke grootboekrekening de transactie geboekt moet worden. Dan komt Procurios in beeld.
Ben je benieuwd waar je de grootboekrekeningen in kunt stellen? Lees meer over Grootboekrekeningen instellen in het Procurios Platform
Verrijken banktransacties
Om banktransacties goed te kunnen verwerken in de boekhouding moeten de transacties worden verrijkt met aanvullende informatie die voor de boekhouding van belang is. Bij dit verrijken gaat het met name om de toekenning van de juiste grootboekrekening aan elke banktransactieregel.
Binnen Procurios heb je allerlei 'entiteiten', zoals Toezeggingen, Abonnementen/Lidmaatschappen of Facturen. Bij al deze entiteiten heb je bij het inrichten daarvan aan moeten geven op welk Fonds de inkomsten moeten worden geboekt. Aan een Fonds kun je een grootboeknummer toekennen. Als dit nog ontbreekt moet je dat alsnog doen.
Met behulp van deze entiteiten kun je de banktransacties verrijken. Dit werkt als volgt:
- Je download een transactiebestand van de bank dat je vervolgens inleest in Procurios.
- Na het inlezen worden de transactieregels verwerkt. Dat houdt in dat de transactieregels aan de juiste entiteit wordt gekoppeld. Zo worden alle facturen worden gekoppeld aan de grootboekrekening 'Debiteuren', worden donaties aan de juist Relatie en eventueel boekhoudcode gekoppeld en worden ook storneringen op dezelfde manier als (inkomende) betalingen samengevoegd.
- Nadat de transacties zijn verwerkt, kun je een verwerkt transactiebestand downloaden. In dit bestand zijn alle bedragen die bij eenzelfde grootboekrekening horen bij elkaar opgeteld. Dit noemt men een 'verdicht' of 'geaggregeerd' bestand. De details van een transactieregel zijn namelijk niet belangrijk voor de boekhouding, die horen daar niet thuis.
- Dit verdichte bestand kun je nu inlezen in je boekhoud pakket en daar verder verwerken.
- Een overzicht van de gefactureerde inkomsten per grootboekrekening kun je per maand aflezen uit de facturatie rapportage. Deze kun je via een memoriaalboeking opnemen in je boekhouding.
De uitvoering
Voor het verwerken van de banktransacties tot aan de boekhouding doorloop je de volgende stappen:
1. Transacties importeren in Procurios Platform
Download banktransacties vanaf je bankrekening en importeer deze transacties in jouw Procurios omgeving.
Lees hier meer over Transacties importeren
2. Transacties verwerken in Procurios Platform
Direct na het importeren zal Procurios de transacties voor zover mogelijk automatisch verwerken.
In dit proces wordt elke transactie gekoppeld aan de overeenstemmende entiteit in Procurios. Enkele voorbeelden:
- Abonnementen/Lidmaatschappen
- Donatie (en het daaraan gekoppelde fonds / actie)
Zo lang het systeem daarmee bezig is staat de waarschuwing in beeld "Automatisch verwerking wordt uitgevoerd, even geduld a.u.b. De duur hiervan is afhankelijk van de grootte van het bestand. Ververs af en toe de pagina om te zien of de verwerking nog bezig is.
Na de automatische verwerking van banktransacties zijn er vaak nog een aantal transactie over die handmatig verwerkt moeten worden, bijvoorbeeld donaties door mensen die op eigen initiatief iets op je bankrekening overgemaakt hebben.
Ook zijn er transacties die los staan van entiteiten in Procurios (bijvoorbeeld uitgaven). Deze blijven behouden in hun oorspronkelijke staat.
Lees meer over Transacties verwerken
3. Verwerkte transactiebestanden downloaden en importeren de boekhouding
In de vorige stap zijn de verschillende transacties gekoppeld aan een entiteit in Procurios. Elke entiteit heeft ook een grootboekrekening.
Door het verwerken van de transacties op een entiteit met een grootboekrekening, worden de transacties op basis van grootboekrekening samengevoegd. Je krijgt hiermee een verdicht bestand: het heeft hetzelfde formaat en totaal bedrag als het oorspronkelijk geïmporteerde bestand, maar het is daarnaast verrijkt met grootboekrekeningen voor je boekhoudpakket.
Dit verdichte transactiebestand kun je downloaden en vervolgend importeren in je boekhoudpakket. Doordat het bestand is verrijkt met grootboekrekeningen, kan je boekhoudpakket deze transacties snel en correct verwerken.
In dit verdichte transactiebestand worden alle facturen geboekt op de grootboekrekeningen 'Debiteuren'. Om een overzicht te zien van welke grootboekrekeningen bij de factuur wordt, kun je de facturatie rapportage bekijken. Via een memoriaalboeking kun je deze informatie opnemen in je boekhouding.
Eventuele transacties die niet gekoppeld zijn aan een grootboekrekening in Procurios (bijvoorbeeld uitgaven), moet je nu nog verwerken in de boekhouding.
Transacties die (ten onrechte) aan meer dan één entiteit gekoppeld zijn, bijvoorbeeld aan een factuur én als donatie, worden onverwerkt en zonder boekhoudinformatie en dus als afzonderlijke regel doorgegeven aan de boekhouding.
Voorkom deze situatie door de transactie nooit aan meer dan één entiteit te koppelen.