Bij 'Site gebruikt voor links' kies je de site waarnaar de links in je facturen en herinneringen verwijzen. Kies je de algemene website? Dan ziet de downloadlink er bijvoorbeeld zo uit: www.zoolion.org/downloadfactuur. Wil je liever dat de link naar een ander domein verwijst, bijvoorbeeld naar de 'mijn-omgeving' van je leden? Kies dan de site van die omgeving.

Vink 'Voeg facturen en herinneringen als bijlage bij e-mails' aan als je wilt dat de PDF standaard als bijlage wordt meegestuurd. De downloadlink in de e-mail blijft dan gewoon werken, maar de downloadstatistieken worden minder betrouwbaar: veel ontvangers openen de bijlage in plaats van op de link te klikken. Laat je dit uit, dan kan de factuur alleen gedownload worden. Zorg ervoor dat je in het e-mailsjabloon een link naar de factuur plaatst. Hoe je dat doet, lees je in het artikel 'E-mailsjablonen voor facturatie aanmaken en beheren'.

Wil je dat e-mail voortaan de standaard verzendmethode is voor facturen in plaats van post? Vink dan 'Gebruik e-mail als standaard verzendmethode voor facturen' aan. Dit is de meest gebruikelijke keuze.

Laat je dit uit, dan is post de standaard verzendmethode. Wil je dat één specifieke debiteur toch facturen per e-mail ontvangt? Dat stel je in bij 'E-invoicing' in de facturatie-instellingen van die debiteur. Lees hoe dat werkt in het artikel 'Hoe stel ik de facturatie-voorkeuren van een debiteur in?'

Onder 'E-mailadressen & voorkeuren' bepaal je welk e-mailadres van een relatie gebruikt wordt om de factuur naartoe te sturen.

Kies bij 'Voor facturen...':

• 'Gebruik het primaire e-mailadres': het systeem gebruikt altijd het hoofd-e-mailadres van de relatie.
• 'Gebruik een specifiek e-mailtype' (aanbevolen): het systeem gebruikt een e-mailadres van een bepaald type, bijvoorbeeld 'Facturatie' of 'Werk'. Zo houd je facturatie gescheiden van bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Factureer je ook bedrijven? Dan kun je zo een apart e-mailadres instellen voor de financiële administratie van die relatie.

Kies je voor een specifiek e-mailtype? Dan stel je bij 'Volgorde van e-mailtypes' in welke types in aanmerking komen, en in welke volgorde.

In het linkervak zie je alle e-mailtypen die nog niet gebruikt worden om facturen naartoe te versturen. Klik op een e-mailtype en op het pijltje naar rechts (of dubbelklik op het e-mailtype) om het naar het rechtervak te verplaatsen. In het rechtervak staan de e-mailtypen die wel gebruikt worden om facturen naartoe te versturen, in volgorde van prioriteit.

Met de pijltjes omhoog en omlaag wijzig je de prioriteit van een e-mailtype. Het systeem gebruikt eerst het bovenste e-mailtype in de lijst. Heeft een relatie dit type niet ingevuld? Dan gebruikt het systeem het volgende type. Meestal staat bovenaan een apart factuur-e-mailadres. Afhankelijk of je persoonlijke leden of bedrijfsleden hebt, kun je overwegen of 'privé' of 'werk' juist de meest logische 'terugvaloptie' is.

Heb je per ongeluk een e-mailtype geselecteerd, of wil je een type niet meer gebruiken voor facturen? Klik het dan aan in het rechtervak, en klik op het pijltje naar links.

Vul je eigen adres of die van een collega in bij 'BCC voor facturen' als je zelf een kopie wilt ontvangen van elke verstuurde factuur.

Onder de e-mailinstellingen vind je ook instellingen voor het versturen van facturen via Peppol, zoals het UBL company ID en de UBL endpoint ID. Ook dit is een vorm van e-invoicing, maar dan niet via e-mail, maar via het Peppol-netwerk. Meer hierover lees je in het artikel 'Peppol instellen als verzendmethode voor facturen'.