Korte samenvatting:
Zoek de factuur op via Finance > Facturen. Klik op de drie puntjes naast de factuur en kies 'Markeer als oninbaar'. De factuur verdwijnt uit de open facturen en staat voortaan in het tabblad 'Oninbare facturen'. Overleg bij twijfel altijd met je boekhouder.
Soms betaalt iemand een factuur niet meer. Denk aan een bedrijf dat failliet gaat, of een lid dat is overleden. De factuur is al verstuurd en de btw is al afgedragen. Toch staat de factuur nog open in je administratie.
In zo'n geval kun je de factuur aanmerken als 'oninbaar'. Zo klopt je administratie weer en hoef je de factuur niet handmatig weg te werken. Let op, dat als je een factuur als oninbaar hebt aangemerkt, je dit niet meer terug kunt draaien.
Wanneer mag je een factuur oninbaar verklaren?
Het oninbaar verklaren van een factuur is gebonden aan wet- en regelgeving. Je mag dit alleen doen als:
- de factuur minimaal een jaar over de uiterste betaaldatum heen is, of
- de ontvanger failliet is gegaan
Let op: gebruik deze functie niet om facturen weg te werken waarvan je vermoedt dat ze misschien niet betaald worden. En ook niet voor foutief aangemaakte facturen. Gebruik daarvoor een creditfactuur. Overleg bij twijfel altijd met je boekhouder.
Wat gebeurt er als je een factuur oninbaar markeert?
- De factuur verdwijnt uit de lijst met open facturen.
- Het openstaande bedrag wordt op nul gezet.
- In de memoriaalrapportage verschijnt een minbedrag.
- De factuur staat voortaan in het tabblad 'Oninbare facturen'.
Hoe doe je dit stap voor stap?
- Ga naar Finance > Facturatie > [Administratie] > Facturen > Open facturen.
- Zoek de factuur die je oninbaar wilt verklaren.
- Open de factuur.
- Klik op 'Markeer als oninbaar'.
Zie je de optie 'Markeer als oninbaar' niet? Dan is deze functie nog niet geactiveerd voor jouw administratie. Vraag je SuperUser om dit in te schakelen via de instellingen van de administratie. Meer hierover lees je in het artikel: 'Oninbare facturen activeren per administratie'.
- Vul een reden in voor het markeren als oninbaar.
- Lees de melding goed door en bevestig je keuze via 'Markeer als oninbaar'.
De factuur verdwijnt nu uit de open facturen en is terug te vinden via het tabblad 'Oninbare facturen'.
Verschil per land: wat doet jouw boekhouder met de gegevens?
De verwerking verschilt per land. Dit heeft te maken met de regels voor btw-teruggave.
Nederland
In Nederland mag je de btw op een oninbare factuur direct terugvragen.
Maak je gebruik van memoriaalrapportage? Dan zorgt het markeren als oninbaar voor een negatief bedrag op de debiteurenrekening.
Maak je hier geen gebruik van? Dan zorgt het 'markeren als oninbaar' in het Procurios Platform er alleen voor dat de factuur uit de openstaande facturen gebruikt. De verwerking in het boekhoudpakket moet daarnaast handmatig gebeuren.
België
In België mag je de btw pas terugvragen als een faillissement definitief is gesloten. Zolang dat nog niet het geval is, moet de vordering tijdelijk worden geparkeerd op een tussenrekening/wachtrekening. Dat heet een rekening voor dubieuze debiteuren. De definitieve afboeking inclusief de btw-teruggave volgt pas later.
Maak je gebruik van memoriaalrapportage? Dan zorgt het markeren als oninbaar voor een boeking op de ingestelde grootboekrekening voor dubieuze debiteuren.
Maak je hier geen gebruik van? Dan zorgt het 'markeren als oninbaar' in het Procurios Platform er alleen voor dat de factuur uit de openstaande facturen gebruikt. De verwerking in het boekhoudpakket moet daarnaast handmatig gebeuren.