Doe je de administratie voor meerdere organisaties? Dan heb je ook te maken met meerdere boekhoudingen. Die boekhoudingen moeten strikt gescheiden blijven van elkaar.
Binnen Procurios vindt er financiële administratie plaats. Die administratie-stromen moeten evenals de boekhoudingen ook van elkaar gescheiden blijven om de boekhoudingen van de correcte informatie te kunnen voorzien.
Daarom is het mogelijk om meerdere van elkaar gescheiden administraties toe te passen, zodat financiële stromen van de ene administratie geen invloed heeft op financiële stromen van de andere administratie.
Check vooraf of er echt sprake is van meerdere administraties:
- Is iedere organisatie waarvoor je een Administratie wilt aanmaken afzonderlijk ingeschreven bij de Kamer van Koophandel?
- Zijn de bankrekeningen waarop betalingstransacties worden gedaan gelinkt aan niet meer dan één van die organisaties?
Administratie aanmaken
- Ga naar Finance > Instellingen > Administraties
- Klik op 'Administratie toevoegen'
- Geef de nieuwe Administratie een titel
- Geef (optioneel) aan wat de debiteurenrekening voor deze Administratie is
- Geef (optioneel) aan welke productcategorie(en) gebruikt mogen worden binnen deze Administratie
- Geef (optioneel) aan tot welke backendgebruikers deze Administatie beperkt is om
Een nieuwe Administratie toevoegen is vrij eenvoudig. Houdt er wel rekening mee dat als je dit eenmaal hebt gedaan en er transacties binnen deze administratie zijn vastgelegd, je dit niet meer terug kunt draaien.
De Administratie is nu in alle Platformonderdelen met een financiële component te gebruiken. Bijvoorbeeld:
- Facturen maak je aan binnen een Administratie: Getting started met facturatie
- Fondsen (Donations) koppel je aan een administratie
- Abonnementstypen maak je aan binnen een Administratie (op niveau van Productcategorie)
Koppel een bankrekeningnummer aan een administratie
Je kunt per bankrekening aangeven bij welke administratie de rekening hoort.
- Ga naar Finance > Instellingen > Bankrekeningen
- Klik op 'Voeg bankrekening toe'
- Vul het IBAN in
- Kies de administratie waar de rekening bij hoort
- Bespreek met je boekhouder welk grootboekrekening (tussenrekening) moet worden ingesteld. Dit is van belang voor de aansluiting met de boekhouding door middel van een memoriaal-rapportage.
Een bankrekening kun je niet aan meer dan één Administratie koppelen