Korte samenvatting
Splits de transactie bij het afletteren en verwerk het restbedrag via 'Betalingsverschillen'. Ga naar Finance > Banktransacties, kies 'Factuur afletteren', klik op 'Splits transactie' en verwerk het restbedrag apart als betalingsverschil.
Soms betaalt een klant een factuur niet helemaal. Het verschil is vaak klein: een paar cent door een afrondingsverschil. Het kost dan meer tijd om een herinnering te sturen dan het bedrag waard is. Toch wil je de factuur wel netjes afsluiten in je administratie.
Waarom is dit een probleem?
Als je een betaling koppelt aan een factuur, moet het bedrag precies kloppen. Betaalt iemand € 49,98 in plaats van € 50,00? Dan blijft er een openstaand bedrag van € 0,02 staan. De factuur krijgt niet de status 'Betaald'. Dit kan verwarrend zijn in je administratie.
Je wilt natuurlijk geen herinneringsmail sturen voor twee cent. Maar de factuur moet wel afgesloten worden.
Hoe los je dit op?
Procurios heeft hier een oplossing voor: de functie 'Betalingsverschillen'. Hiermee boek je kleine verschillen apart. De factuur wordt dan alsnog volledig afgesloten.
Zo verwerk je een betalingsverschil
Ga naar Finance > Banktransacties en open de transactie die je wilt verwerken.
- Controleer of de juiste factuur is geselecteerd. Selecteer de juiste factuur.
- Kies bij de verwerkingsopties voor 'Factuur afletteren'.
- Klik op 'Splits transactie'.
- Vul bij Te verwerken bedrag het factuurbedrag in (bijvoorbeeld € 50,00).
- Het systeem berekent automatisch het Restbedrag (bijvoorbeeld € -0,02).
Let op: in dit voorbeeld is het een minbedrag. Heeft iemand juist iets teveel betaald? Dan gebruik je een plusbedrag. - Klik op 'Verwerk en ga naar volgende'.
- Er wordt nu een nieuwe transactie geopend met het restbedrag (€ -0,02).
- Kies bij de verwerkingsopties voor 'Betalingsverschillen'.
- Klik op 'Verwerk en ga naar volgende' of 'Verwerk'.
De factuur heeft nu de status 'Betaald'. Het verschil is geboekt op de grootboekrekening voor betalingsverschillen.
Zie je de optie 'Betalingsverschillen' niet? Dan moet een SuperUser deze functie eerst activeren. Dit doe je door een grootboekrekening in te stellen voor betalingsverschillen.
Zo stel je de grootboekrekening in (voor SuperUsers):
- Ga naar Finance > Instellingen > Administraties.
- Klik op het bewerk-icoon (potlood) achter de administratie die je wilt aanpassen.
- Vul bij Grootboekrekening "betalingsverschillen" het nummer in van de juiste grootboekrekening uit je boekhouding.
- Klik op 'Opslaan'.
De optie 'Betalingsverschillen' is nu beschikbaar bij het verwerken van banktransacties.