Korte samenvatting:
Richt herinneringen in via Finance > Facturatie > [administratie] > Instellingen > Herinneringen. Maak voor elke fase een aparte herinnering aan en stel per fase in na hoeveel dagen de volgende herinnering volgt. Werk je nog met de oudere methode per debiteur? Neem dan contact op om over te stappen.
Je verstuurt een factuur. Meestal betaalt de debiteur netjes binnen de afgesproken termijn. Maar soms niet. Bijvoorbeeld omdat een incasso is gestorneerd, of omdat iemand gewoon vergeten is te betalen. Dan wil je die persoon vriendelijk herinneren. Blijft betaling daarna uit? Dan wil je daar strengere stappen aan verbinden.
Met de Herinneringen richt je dit proces zelf in. Jij bepaalt hoe vaak en wanneer een debiteur een herinnering krijgt.
Twee methodes
Er zijn 2 manieren om herinneringen te versturen in het Procurios Platform:
- Per factuur (huidige methode). Elke factuur doorloopt zijn eigen herinneringsfases.
- Per debiteur (oudere methode, wordt uitgefaseerd). En herinnering bevat alle openstaande facturen van een debiteur samen.
Wil je weten welke methode jouw organisatie gebruikt? Ga naar Finance > Facturatie > [administratie] > Instellingen (tandwiel). Staat 'Herinneringen' in dit menu? Dan gebruik je de methode per factuur. Zie je dit niet? Dan gebruik je nog de methode per debiteur.
Waarom de methode per factuur beter werkt
Bij de oudere methode (per debiteur) zie je alleen wanneer de laatste herinnering verstuurd is. Je ziet niet hoeveel herinneringen er voor één specifieke factuur al geweest zijn.
Bij de methode per factuur weet je precies in welke herinneringsfase elke factuur zit. Zo bepaal je makkelijker wanneer je strengere stappen neemt, zoals overdracht naar een incassobureau.
Herinneringsstappen instellen
Ga naar Finance > Facturatie > [administratie] > Instellingen > Algemeen.
Vul bij 'Standaard vervaldagen' in na hoeveel dagen na de factuurdatum de 1e herinnering geactiveerd wordt.
Herinneringsstappen inrichten
Ga naar Finance > Facturatie > [kies je administratie als je er meer dan n hebt] > Instellingen (tandwiel) > Algemeen. Scroll naar de sectie 'Betaaltermijn' en vul bij 'Standaard uiterste betaaltermijn' in na hoeveel dagen na de factuurdatum de 1e herinnering geactiveerd moet worden.
Wil je dat de betaaltermijn per relatie kan afwijken van deze standaard? Koppel dan een relatieveld bij 'Betaaltermijn relatieveld'. Vul je bij dat veld op de relatiekaart een aantal dagen in? Dan gebruikt het platform voor die relatie deze afwijkende betaaltermijn, in plaats van de standaardwaarde.
Ga daarna naar Finance > Facturatie > [administratie] > Instellingen > Herinneringen. Klik op 'Voeg herinnering toe' om een nieuwe herinneringsfase aan te maken.
Vul de volgende velden in:
- Naam: de naam van deze fase, bijvoorbeeld '1e herinnering'
- Volgordenummer: bepaalt de volgorde van de fases. Gebruik bijvoorbeeld 10, 20, 30... Zo kun je later nog een tussenstap invoegen, zonder de andere fases te hernummeren.
- Vervaldagen: het aantal dagen tot de volgende fase (zie de toelichting hieronder)
- Verzendmethode: 'Post' of 'E-mail'
- Voor herinneringen...: kies of je het primaire e-mailadres van de relatie gebruikt, of een specifiek e-mailtype. Kies je voor een specifiek e-mailtype? Dan verschijnt het veld 'Volgorde van e-mailtypes'. Hier bepaal je welke e-mailtypes (zoals 'Werk' of 'Priv') gebruikt mogen worden, en in welke volgorde: heeft de relatie het eerste type niet ingevuld, dan gebruikt het platform het volgende type in de lijst.
- BCC voor herinneringen: optioneel. Vul hier een e-mailadres in dat automatisch een kopie krijgt van elke herinnering in deze fase.
Klik op 'Opslaan'. Herhaal dit voor elke herinneringsfase.
Tip: Het kan nuttig zijn om per herinneringsfase een ander e-mailtype te kiezen. Wordt de factuur-e-mail niet altijd goed gelezen? Stuur de laatste herinnering dan naar een ander adres, zoals het type 'Werk' (bijvoorbeeld [email protected]). Meldt bij jouw organisatie soms een kind zich ergens voor aan? Stuur de herinnering dan naar het type 'Ouder/verzorger', als dat bij de relatie is ingevuld.
Wil je een aangemaakte herinnering wijzigen? Klik dan op het bewerk-icoon (potlood) in de lijst en pas de herinnering aan. Bijvoorbeeld als je de 3e herinnering toch liever per post verstuurd.
Let op: het veld 'Vervaldagen' bij een herinnering gaat niet over het aantal dagen na de vervaldatum van de factuur. Het geeft aan hoeveel dagen er zitten tussen deze herinnering en de volgende.
Een voorbeeld voor een debiteur die telkens niet betaalt:
- Dag 0 (factuurdatum): de factuur wordt aangemaakt en verstuurd
- Na 30 dagen: de 1e herinnering (per e-mail, of per post als er geen e-mailadres bekend is)
- Na nog eens 14 dagen: de 2e herinnering (per e-mail, eventueel een ander e-mailadres)
- Na nog eens 10 dagen: de 3e herinnering per post
- Na nog eens 7 dagen: overdracht naar het incassobureau
Kies je voor de verzendmethode 'post'? Dan kun je een csv-bestand downloaden. Dat stuur je door naar een drukker of een incassobureau.
Communicatie-teksten instellen
Een herinnering bestaat, net als een gewone factuur, uit een begeleidende mailtekst en de factuur zelf. Bij herinneringen wil je de toon vaak laten oplopen: bij de eerste herinnering ga je er nog van uit dat de factuur gewoon over het hoofd is gezien, bij een latere herinnering ben je dringender.
Heb je voor je gewone facturen nog geen e-mailsjabloon of PDF-sjabloon ingericht? Volg dan eerst de artikelen 'Factuur PDF-sjabloon aanmaken en beheren' en 'E-mailsjablonen voor facturatie aanmaken en beheren'.
Deze artikelen laten ook zien hoe je specifiek voor herinneringen:
- op de tab 'Herinnering e-mailsjabloon' een aparte e-mailtekst instelt, eventueel per herinneringsfase
- in het PDF-sjabloon, verderop in het scherm, per herinneringsstap een eigen titel en tekst instelt
Heb je meerdere e-mailsjablonen voor herinneringen? Let dan op de volgorde in de lijst. Het systeem gebruikt van boven naar beneden het eerste sjabloon waarvan alle criteria kloppen. Heeft bijvoorbeeld een sjabloon voor 'Iedere herinnering' een lager ID dan het sjabloon dat je specifiek voor de '1e herinnering' hebt gemaakt? Dan gebruikt het systeem steeds het algemene sjabloon, en komt het specifieke sjabloon voor de 1e herinnering nooit aan de beurt.
Is alles ingericht? Dan kun je herinneringen gaan aanmaken en versturen. Hoe je dat doet, lees je in 'Hoe verstuur ik een factuur-herinnering?'.
Herinneringen per debiteur (oudere methode)
Deze methode wordt stap voor stap uitgefaseerd. Het grootste nadeel: je ziet niet hoeveel herinneringen er al voor een specifieke factuur verstuurd zijn, alleen wanneer de laatste herinnering gegaan is.
Toch zijn er klanten die deze methode nog gebruiken en mogelijk iets willen aanpassen of instellen:
- Wil je bij deze methode herinneringen per e-mail kunnen versturen? Zet dan het vinkje 'E-herinneringen ingeschakeld' aan bij Finance > Facturatie > [administratie] > Instellingen > Algemeen. Staat dit vinkje uit? Dan kunnen eindgebruikers herinneringen alleen downloaden en zelf per post versturen.
- Wil je dat e-mail de standaard verzendmethode is voor herinneringen in plaats van post? Vink dan 'Gebruik e-mail als standaard verzendmethode voor facturen' aan. Dit is de meest gebruikelijke keuze.
Laat je dit uit, dan is post de standaard verzendmethode. Wil je dat één specifieke debiteur toch facturen per e-mail ontvangt? Dat stel je in bij 'E-invoicing' in de facturatie-instellingen van die debiteur. Lees hoe dat werkt in het artikel'Hoe stel ik de facturatie-voorkeuren van een debiteur in?'
- Zorg er bij deze methode ook voor dat het e-mailsjabloon voor herinneringen de veldcode
##invoiceOverview##bevat. En herinnering gaat hier namelijk over meerdere facturen tegelijk. Deze veldcode toont een overzicht van alle openstaande facturen van de debiteur, met een link naar elke factuur. Zonder deze veldcode ziet de debiteur niet om welke facturen het gaat.
Wil je overstappen naar de methode per factuur? Neem contact op met Procurios. De overstap kost een paar uur gezamenlijke inspanning.