Korte samenvatting:
Open het abonnement en klik op 'Abonnement wijzigen'. Voeg een incasso-afspraak toe en koppel die aan de openstaande factuur. Daarna kun je de factuur via het normale incassoproces innen.
Soms geeft een lid of abonnee een incasso-machtiging af nadat de factuur al verstuurd is. De factuur staat dan open, maar is nog niet incasseerbaar. Je kunt de factuur alsnog incasseerbaar maken door de incasso-afspraak handmatig aan de factuur te koppelen.
Stap 1: Incasso-afspraak aanmaken en koppelen
Zoek het abonnement van het betreffende lid op. Meer over het opzoeken van abonnementen lees je in het artikel 'Hoe vind ik abonnementen?'.
- Klik op 'Abonnement wijzigen'.
- Ga naar de sectie Finance en maak een nieuwe incasso-afspraak aan (1).
- Vink aan: 'Koppel deze automatische incasso-afspraak aan factuur [nummer]' (2).
- Sla de wijziging op.
Let op: Staat de factuur al gekoppeld aan een andere incasso-afspraak? Dan verschijnt de koppeloptie niet. Volg in dat geval de stappen hieronder.
Als de koppeloptie niet beschikbaar is
Is de factuur al gekoppeld aan een andere incasso-afspraak? Dan kun je de factuur niet direct hergebruiken. Volg dan deze stappen:
- Crediteer de oorspronkelijke factuur.
- Pas de 'gefactureerd tot'-datum van het abonnement aan naar de vorige periode. Doe dit alsof er voor de laatste periode nog niet gefactureerd is.
- Factureer het abonnement opnieuw via het normale facturatieproces.
Stap 2: Incasso-opdracht genereren
De factuur is nu incasseerbaar. Ga naar Finance > Facturatie > [betreffende administratie] > Facturen > Open facturen en klik op 'Genereer automatische incasso-opdrachten'.
De factuur staat daarna klaar onder Finance > Automatische incasso > Te incasseren.
Meer over het verdere verloop van het incassoproces lees je in het artikel 'Het incassoproces: stap voor stap'.