Korte samenvatting:
Ga naar Finance > Facturatie en open het gewenste factuuroverzicht. Filter de facturen die je wilt hebben en klik op 'Facturen downloaden'. Kies een bestandstype (PDF, CSV, CSV met factuurregeldetails of UBL) en een factuurtype. Klik daarna nogmaals op 'Facturen downloaden'.
Moet je facturen bewaren als bewijsstuk, doorsturen naar je boekhouder, of gebruiken in een ander systeem? Dan kun je ze downloaden vanuit Procurios, in verschillende bestandstypen. Dit artikel laat zien welk type je het beste kiest en hoe je facturen downloadt.
Wil je wel al je facturen downloaden?
Herken je dit? Elke maand exporteer je facturen om je boekhouding bij te werken. Dat kost tijd, en de kans op fouten is groot.
Voor veel organisaties is dit niet nodig. Het memoriaal in Procurios sluit je facturatie namelijk al automatisch aan op je boekhouding. Je hoeft dan geen facturen los te downloaden. Meer hierover lees je in het artikel: 'Memoriaal: wat is het en waarom sluit je hiermee aan op je boekhouding?'
Werk je liever, of noodgedwongen, met een export per factuur? Bijvoorbeeld omdat je boekhouder per verwerkte factuur werkt? Of heb je facturen nodig als bewijsstuk, voor een extern systeem, of voor een eenmalige analyse? Dan is downloaden wél de juiste keuze. Dit artikel laat zien hoe dat werkt.
Moet ik facturen bewaren als bewijsstuk? Ja. In zowel Nederland als België geldt hiervoor een wettelijke bewaarplicht.
- In België bewaar je facturen minstens 10 jaar. De FOD Financiën controleert dit.
- In Nederland bewaar je facturen minstens 7 jaar (10 jaar bij onroerende zaken). De Belastingdienst controleert dit.
In beide landen hoef je hiervoor niet per se te downloaden: facturen mogen ook in Procurios blijven staan, zolang je er bij een controle direct bij kunt en de factuur onveranderd en leesbaar blijft. Let op: jouw organisatie blijft hier zelf verantwoordelijk voor, ook als de gegevens bij Procurios staan. Stap je ooit over naar een ander platform? Zorg dan dat je de facturen van tevoren bewaart. Twijfel je over jouw situatie? Overleg dan met je boekhouder, of kijk op de website van de Belastingdienst (Nederland) of FOD Financiën (België).
Welk bestandstype kies je?
Procurios biedt vier bestandstypen. Elk type is geschikt voor een ander doel.
- PDF-bestand: een kopie van de factuur zoals de debiteur die ontvangt. Handig als bewijsstuk of om te archiveren.
- CSV-bestand: een overzicht van je facturen in een tabel, met n regel per factuur. Handig om snel te filteren of te rapporteren.
- CSV-bestand met factuurregeldetails: een tabel met per factuurregel de details, zoals aantal, productnaam, prijs, btw en grootboekrekening. Handig als je boekhouder de facturen wil inboeken in het boekhoudpakket. Het boekhoudpakket gebruikt deze gegevens vaak weer voor eigen rapportages, zoals de jaarlijkse klantenlisting in België.
- Zip-bestand met UBL-bestanden: een gestructureerd elektronisch factuurbestand per factuur. Dit is het formaat dat gebruikt wordt bij elektronisch factureren via Peppol.
Welk factuurtype kies je?
Naast het bestandstype kies je ook een factuurtype. Dit bepaalt welke titel op de factuur komt te staan.
- Factuur: de originele factuur.
- Kopie factuur: een duplicaat van de factuur, met de tekst 'Kopie factuur' erop.
- Herinnering: de herinnering die bij de factuur hoort.
- Aanmaning: de aanmaning die bij de factuur hoort.
Facturen downloaden in stappen
- Ga naar Finance > Facturatie en selecteer de gewenste administratie.
- Kies het factuuroverzicht dat je wilt downloaden, bijvoorbeeld 'Open facturen' of 'Alle facturen'.
- Filter de facturen die je wilt downloaden. Gebruik hiervoor de filters aan de rechterkant.
- Klik op 'Facturen downloaden'.
- Kies het gewenste 'Bestandstype' en 'Factuurtype'.
- Klik nogmaals op 'Facturen downloaden'.
De bestanden worden daarna aangeboden om te downloaden.
Wil je zowel openstaande als betaalde facturen downloaden? Herhaal dan bovenstaande stappen voor beide overzichten.
Let op bij het bewaren van gedownloade data
Bedenk voordat je facturen download altijd of dit ook echt nodig is. Voorkom dat bestanden op computers van medewerkers gaan 'zwerven'. Een actuele, centrale plek is veiliger en overzichtelijker dan losse bestanden. Dat is ook beter voor het naleven van regelgeving rondom privacy en informatiebeveiliging.