Het is niet uit te sluiten dat er soms een dubbele betaling wordt gedaan voor een factuur. Bijvoorbeeld wanneer je een incasso-opdracht naar de bank stuurt, maar de debiteur zelf ook de betaling overboekt. In dit artikel lees je hoe je dit herkent én hoe je dit oplost.
Betalingen controleren voordat je hem koppelt aan een factuur
Wanneer een tweede betaling voor eenzelfde factuur binnenkomt, wordt de betaling niet automatisch gekoppeld. Dat is een signaal om alert te zijn. De betalingstransactie blijft op verwerkt: 'nee' staan. Bij het handmatig verwerken, zie je dat de factuur wel als suggestie wordt gegeven.
Controleer de betaling. Als blijkt dat dit inderdaad een dubbele betaling is, koppel je de betaling niet aan de factuur. De betaling wordt dan onverwerkt doorgegeven aan de boekhouding. Van daaruit kan een terugbetaling geïnitieerd worden.
Lees hier meer over het verwerken van betalingstransacties.
Hoe herken je dubbel betaalde facturen?
Als een dubbele betaling toch per ongeluk aan een factuur is gekoppeld, staat de factuur in 'Openstaande facturen' met een minbedrag. Dit minbedrag betekent dat er te veel is betaald.
Als je deze dubbel betaalde facturen snel wilt herkennen, kun je met het filter aan de rechterzijde van het scherm bij 'Openstaande facturen' filteren met de optie 'Wat is er betaald' op 'Teveel betaald'. Je ziet vervolgens alle te veel betaalde facturen.
Verkeerd gekoppelde betaling corrigeren
Als je een dubbel betaalde factuur wilt corrigeren, ontkoppel je één van de twee betalingen.
- Open Finance > Bank transactions > Transacties
- Zoek de betalingstransactie op.
- Open de transactie en ontkoppel de factuur of toezegging
- Open de betalingstransactie waar het om gaat
- Klik op het rode kruisje voor de geselecteerde factuur om de koppeling te verwijderen
- Markeer de transactie als verwerkt
- Klik op 'verwerk'
Corrigeer dit ook in de boekhouding en initieer alsnog een terugbetaling.
