Korte samenvatting:
Stel bij de Administratie een grootboekrekening 'debiteuren' in via Finance > Instellingen > Administraties. Zo activeer je het memoriaal. Stel daarnaast grootboekrekeningen in bij producten, fondsen en betaalmethodes. Richt tot slot het exportformat in, samen met je boekhouder.
Wil je het memoriaal gaan gebruiken? Dan moet je eerst een aantal instellingen inrichten. In dit artikel lees je welke stappen je zet om het memoriaal te activeren en op de juiste manier in te richten. Meer over wat het memoriaal precies is, lees je in het artikel 'Memoriaal: wat is het en waarom sluit je hiermee aan op je boekhouding?'
Memoriaal activeren
Om het memoriaal te activeren stel je bij de instellingen per Administratie een grootboekrekening 'debiteuren' in. Ga hiervoor naar Finance > Instellingen > Administraties en klik op het wijzig-icoontje van de betreffende administratie.
Op de debiteurenrekening worden alle openstaande facturen en betalingen geboekt.
Bij de instellingen van een administratie vul je onder andere de volgende velden in:
- BTW plichtig: Geef aan of de administratie btw-plichtig is.
- Grootboekrekening 'debiteuren': Hierop worden openstaande facturen en betalingen geboekt. Deze rekening is verplicht om het memoriaal te kunnen activeren.
- Grootboekrekening 'betalingsverschillen': Hierop boek je kleine verschillen, bijvoorbeeld een paar cent te veel of te weinig betaald. Meer hierover lees je in het artikel 'Hoe verwerk ik een klein betalingsverschil?'
- Activeer 'oninbare facturen': Zet dit vinkje aan als eindgebruikers facturen mogen markeren als oninbaar, bijvoorbeeld bij een faillissement. Meer hierover lees je in het artikel 'Oninbare facturen activeren per administratie'
- Grootboekrekening 'oninbare facturen': Alleen van toepassing op Belgische administraties. Hierop worden oninbare facturen geboekt.
- Grootboek rekening 'cash betalingen': Hierop boek je betalingen die contant zijn ontvangen.
- Productcategorie: Beperk hiermee welke producten aan deze administratie gekoppeld mogen worden.
- Beperk toegang: Geef hier aan welke relaties deze administratie mogen zien. Laat dit veld leeg als je geen restricties wilt instellen.
- Standaard taal: Selecteer de taal die standaard gebruikt wordt in deze administratie, hierop wordt teruggevallen als een relatie geen voorkeurstaal heeft ingesteld.
Overleg bij twijfel over welke grootboekrekeningen je moet invullen altijd met je boekhouder.
De mogelijkheid om een memoriaal te exporteren is sinds begin 2023 standaard ingeschakeld voor iedere nieuwe Procurios omgeving. Als jouw Procurios omgeving eerder is aangemaakt, wordt dit op verzoek door Procurios geactiveerd. Wanneer de functie beschikbaar is, zal bij de betreffende administratie (Finance > Instellingen > Administratie) het export-icoon zichtbaar zijn, mits ook de debiteurenrekening is ingesteld (zie voorgaande paragraaf).
Tip: Wil je in de toekomst overstappen op automatisch importeren van banktransacties via Ponto? Dan hoef je niets extra te doen. Zodra het memoriaal goed is ingericht, blijft de koppeling met je boekhouding gewoon werken. Meer hierover lees je in het artikel 'Koppeling voor automatische import banktransacties inrichten'.
Overige grootboekrekeningen instellen
Naast de instellingen bij de Administratie, stel je afhankelijk van de behoeften van je organisatie ook op andere plekken grootboekrekeningen in. Denk aan:
- Grootboeknummers per product (facturatie) en per fonds (donaties)
- Boekhoudcodes per campagne en actie, als je hierop apart wilt rapporteren
- De grootboekrekening bij je betaalmethode(s)
- Grootboekrekeningen voor je BTW-administratie (te vinden bij Platform > Products > BTW tariefgroepen)
Loop deze instellingen na en bespreek de inrichting ervan met je boekhouder. Een uitgebreide toelichting per onderdeel vind je in het artikel 'Grootboekrekeningen instellen in het Procurios Platform'.
Exportformat instellen
Na het instellen van de grootboekrekeningen richt je samen met je boekhouder het format van de export in. Hierbij bepaal je welke datavelden (gegevens die nodig zijn voor de boekhouding) in welke volgorde in het exportbestand komen.
Klik je op het export-icoon bij je administratie? Dan opent het scherm 'Export boekhouding'. Hier kies je bij 'Export definitie' hoe je het memoriaal wilt exporteren.
Standaard exportdefinities
Voor een aantal bekende boekhoudpakketten heeft Procurios al standaard exportdefinities klaarstaan. Kies je een van deze pakketten? Dan vul je alleen nog de bijbehorende velden in.
- Exact Online: vul 'Journaalcode', 'Omschrijving', 'Debiteurcode' en 'Debiteur naam' in.
- KING Finance: vul 'Journaalcode' en 'Omschrijving' in.
- Twinfield: vul 'Omschrijving van boeking' in.
Overleg met je boekhouder welke waarden je bij deze velden invult, zoals de journaalcode die in jullie boekhoudpakket wordt gebruikt.
Zelf een export samenstellen
Gebruikt je organisatie een ander boekhoudpakket, of wil je zelf bepalen welke kolommen in de export komen? Kies dan bij 'Export definitie' voor 'Stel je eigen export samen'.
Gebruikt de boekhoudapplicatie het exportbestand direct als import? Dan schrijft de leverancier van dat boekhoudpakket meestal het format voor. Gebruik je het bestand om memoriaalboekingen handmatig over te nemen? Dan bepaal je zelf welke kolommen je nodig hebt.
Hieronder zie je een voorbeeld van een eigen exportformat. De volgorde van de kolommen pas je eenvoudig aan met de blauwe pijltjes.
Klik op 'Selecteren/wijzigen' om velden toe te voegen of aan te passen. Vink de eerder aangemaakte velden aan of klik op 'Veld toevoegen' om zelf kolommen in te stellen met relevante gegevens uit het Procurios Platform of andere door jou gewenste gegevens.
Voeg je een nieuw veld toe? Dan vul je dit met één van deze drie typen waarden:
- Standaard waarde: gegevens die al zijn vastgelegd in Procurios, bijvoorbeeld de periode, grootboekrekeningen of het bedrag.
- Vaste waarde: een waarde die in alle gevallen gelijk is, bijvoorbeeld het woord 'Euro' bij een valutaveld.
- Lege waarde: een leeg veld. Dit is soms nodig als het boekhoudpakket een kolom verwacht waarvoor Procurios geen relevante data heeft.
Meer informatie over de 4 ‘dimensies’ (zie voorbeeld hierboven) waarmee transacties gekoppeld kunnen worden aan je boekhouding, vind je in het artikel 'Grootboekrekeningen instellen in het Procurios Platform'.
Wil je weten hoe je vervolgens elke maand het memoriaal daadwerkelijk downloadt en verwerkt? Lees dan het artikel 'Hoe exporteer ik het maandelijkse memoriaal?'