Korte samenvatting: Zet drie CMS-pagina's klaar (betaalpagina, bedankt-pagina en betaling-mislukt-pagina). Schakel daarna betalingen in via Finance > Facturatie en koppel de betaalpagina aan je e-mailsjabloon. Wil je ook een QR-code naar de betaalpagina op de factuur? Vink 'QR-code' aan in het PDF-sjabloon.
Veel relaties betalen facturen liever digitaal. Toch moeten ze zonder online betaaloptie nog steeds handmatig een IBAN overtypen, een bedrag invullen en een omschrijving zoeken. Dat kost tijd. En het vergroot de kans op een late of foutieve betaling.
Met de online betaalpagina van Procurios maak je betalen makkelijker. Relaties die de factuur per e-mail ontvangen, klikken direct op een betaallink. Relaties die de factuur per post krijgen, scannen een QR-code met hun telefoon. In beide gevallen landen ze meteen op de betaalpagina.
Voorwaarden
Online betalen werkt alleen als:
- online factuurbetaling is geactiveerd in Finance;
- je een betaalmethode hebt gekoppeld via een Payment Service Provider (zoals Bancontact of iDEAL | Wero).
Nog geen betaalmethode ingesteld? Lees dan eerst het artikel 'Getting started met online betaalmethodes'.
Stap 1: Maak de benodigde CMS-pagina's aan
Online betalen heeft drie pagina's nodig in je CMS:
- Een betaalpagina. Hier betaalt de relatie de factuur.
- Een bedankt-pagina. Deze pagina verschijnt na een geslaagde betaling.
- Een betaling-mislukt-pagina. Deze pagina verschijnt als de betaling niet lukt.
Ga naar je CMS en maak de volgende structuur aan onder Verborgen pagina's (of een vergelijkbare categorie die niet in je navigatie zichtbaar is):
Voorbeeld:
- Pagina: Betaal factuur
- Categorie: Berichten
- Categorie: Betaal factuur online
- Pagina: Bedankt voor je betaling
- Pagina: Betaling mislukt
- Categorie: Betaal factuur online
Meer uitleg over het aanmaken van pagina's lees je in het artikel 'Webpagina's aanmaken'.
Voeg artikelen toe aan de pagina's
- Ga naar de pagina Betaal factuur. Voeg een nieuw artikel toe en zoek naar het artikeltype 'Online factuur betalen'. Sla het artikel op.
- Ga naar de pagina Bedankt voor je betaling. Voeg een nieuw artikel toe. Je kunt hiervoor gebruik maken van het standaard artikeltype of een type kiezen dat past bij hoe je de pagina zelf wilt opmaken. Schrijf een bedankt-tekst en sla het artikel op.
Gebruik bijvoorbeeld:
Bedankt voor je betaling! We hebben je betaling ontvangen en verwerkt. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op.
- Ga naar de pagina Betaling mislukt. Voeg een nieuw artikel toe. Schrijf een tekst die uitlegt dat de betaling niet gelukt is. De exacte oorzaak is niet bekend, dus wees algemeen. Wel kun je wijzen op de optie om het bedrag zelf over te schrijven onder vermelding van het factuurnummer. Dit is - samen met het bedrag en de IBAN - terug te vinden op de factuur.
Gebruik bijvoorbeeld:
Helaas is je betaling niet gelukt. Je kunt het opnieuw proberen via de betaallink in je e-mail. Je kunt het bedrag ook zelf overmaken. Gebruik daarbij het factuurnummer of betalingskenmerk als omschrijving. Deze staan samen met het factuurbedrag en ons rekeningnummer vermeld op je factuur. Kom je er niet uit? Neem dan contact met ons op.
Stap 2: Schakel betalingen in via Finance
Ga naar Finance > Facturatie via het hoofdmenu. Kies de administratie waarvoor je online betalen wilt instellen. Klik op het blauwe tandwieltje om de instellingen te openen. Ga vervolgens naar het tabblad 'Betaling'.
Stel het volgende in:
- Vink 'Schakel betalingen in' aan.
- Kies de betaalmethodes die je wilt aanbieden. Zet die in de rechterkolom.
- Selecteer bij Betaalpagina de pagina 'Betaal factuur' die je in stap 1 hebt aangemaakt.
- Selecteer bij Succespagina de pagina 'Bedankt voor je betaling'.
- Selecteer bij Betaling mislukt-pagina de pagina 'Betaling mislukt'.
Stap 3: Voeg de betaallink toe aan je e-mailsjabloon
Ga binnen dezelfde administratie naar E-mailsjablonen. Je ziet twee tabbladen: 'Factuur e-mailsjabloon' en 'Herinnering e-mailsjabloon'. Voeg de betaallink toe aan elk sjabloon waarvoor je online betalen wilt aanbieden.
Selecteer het bewerk-icoon (potlood) om een sjabloon te bewerken.
Scroll naar het onderdeel E-mail inhoud. Voeg de betaallink als volgt in:
- Selecteer de tekst die je wilt gebruiken als betaallink, bijvoorbeeld 'Betaal je factuur online'.
- Klik op het hyperlink-icoon in de werkbalk.
- Vul bij Url de veldcode
##paymentUrl##in. - Controleer of bij Linktekst de tekst staat die je in stap 1 hebt geselecteerd.
- Klik op 'Oké'.
Zo wordt de betaallink weergegeven als een klikbare tekst in de e-mail, in plaats van een lange url.
Je kunt de veldcode ook vinden onder de knop Veldcodes met de naam Betaling.
Stap 4 (optioneel): Voeg een QR-code toe aan de factuur
Wil je ook een QR-code naar de betaalpagina op de factuur? Dan kun je dit toevoegen aan het PDF sjabloon van de factuur.
Dat is handig in twee situaties:
- Papieren facturen. De relatie heeft geen betaallink in een e-mail, maar kan de QR-code scannen met de smartphone en komt direct op de betaalpagina terecht.
- Facturen per e-mail. De relatie opent de factuur op de computer, maar wil betalen via een app op de telefoon. Door de QR-code te scannen hoeft de relatie niet te zoeken naar de betaallink.
De QR-code stel je in via het PDF-sjabloon van de factuur. Ga naar PDF sjablonen in de linkernavigatie. Je ziet een overzicht van alle sjablonen die voor deze administratie beschikbaar zijn.
Klik op het potlood-icoon naast het sjabloon dat je wilt bewerken. Scroll naar het onderdeel Betaalinstellingen op de factuur en vink 'QR-code' aan. Klik op 'Opslaan'.
Heb je meerdere PDF-sjablonen? Herhaal dit dan voor elk sjabloon waarbij je de QR-code wilt tonen.
De QR-code verschijnt automatisch op facturen waarbij de relatie zelf betaalt. Op facturen die via automatische incasso worden geïnd, verschijnt de QR-code niet.
Klaar
Je relaties kunnen nu online betalen: via een betaallink in de e-mail, via een QR-code op de factuur, of allebei.