Korte samenvatting:
Ga naar de instellingen van de administratie en zet het vinkje 'Oninbare facturen' aan. Controleer ook of het juiste land is ingesteld. Voor Belgische administraties stel je daarnaast een grootboekrekening voor oninbare facturen (dubieuze debiteuren) in.
Soms betaalt een relatie een factuur nooit meer. Denk aan een faillissement of een overlijden. De factuur is al verstuurd en de btw is al afgedragen. Toch staat de factuur nog open.
Financieel medewerkers kunnen een factuur hiervoor aanmerken als 'oninbaar'. Dit verwerkt de factuur correct wanneer je gegevens vanuit Procurios opneemt in de boekhouding. Voordat zij dit kunnen doen, moet jij de functie activeren per administratie.
Voordat je begint
De verwerking van oninbare facturen houdt rekening met het land van de administratie. Controleer daarom of het juiste land is ingesteld:
- Ga naar Finance > Facturatie > [Administratie*] > Instellingen (tandwieltje) > Algemeen.
*) alleen als je meerdere Administraties hebt. - Controleer het veld 'Land'.
- Staat hier een verkeerd land? Pas dit aan en klik op 'Opslaan'.
Het platform ondersteunt op dit moment: Nederland en België.
Oninbare facturen activeren in de administratie
1. Open de administratie-instellingen
Zet het vinkje aan in de instellingen van de administratie. Ga hiervoor naar Finance > Instellingen > Administraties.
Klik op het bewerk-icoon (potlood) achter de gewenste administratie.
2. Functie activeren
Je krijgt een scherm met instellingen te zien. Zet het vinkje 'Activeer oninbare facturen' aan.
Let op: als je de functie eenmaal hebt ingeschakeld, kun je dit niet meer ongedaan maken.
Betreft het een Nederlandse administratie? Dan ben je nu klaar en klik je op 'Opslaan'.
Betreft het een Belgische administratie? Vul dan ook de grootboekrekening voor oninbare facturen (dubieuze debiteuren) in. Zie hiervoor ook de volgende stap.
3. Belgische administraties: grootboekrekening instellen
Gebruik je een Belgische administratie? Dan vul je ook een grootboekrekening voor dubieuze debiteuren in. Dit veld verschijnt bij de instellingen nadat je 'Activeer oninbare facturen' hebt aangevinkt. Overleg met de boekhouder welke rekening hier van toepassing is.
In België mag de btw op een oninbare factuur pas worden teruggevraagd als een faillissement definitief is gesloten. Tot die tijd wordt de vordering tijdelijk geparkeerd op een tussenrekening (ook wel wachtrekening): de rekening voor dubieuze debiteuren. Facturen die als oninbaar worden gemarkeerd, worden geboekt op deze tussenrekening. De definitieve afboeking volgt later.
Wat kunnen medewerkers daarna doen?
Een medewerker mag een factuur aanmerken als oninbaar als:
- de factuur minimaal een jaar over de uiterste betaaldatum heen is, of
- de ontvanger failliet is gegaan
Na het markeren verdwijnt de factuur uit de open facturen. Het openstaande bedrag wordt op nul gezet. In de memoriaalrapportage verschijnt een minbedrag. De factuur is terug te vinden in het tabblad 'Oninbare facturen'. Deze actie is niet terug te draaien.
Meer over de stappen voor eindgebruikers lees je in het artikel: 'Hoe verwerk ik een oninbare factuur?'