Korte samenvatting: Ga naar de instellingen van de administratie en zet het vinkje 'Oninbare facturen' aan. Controleer ook of het juiste land is ingesteld. Voor Belgische administraties stel je daarnaast een grootboekrekening voor oninbare facturen in.
Soms betaalt een relatie een factuur nooit meer. Denk aan een faillissement of een overlijden. De factuur is al verstuurd en de btw is al afgedragen. Toch staat de factuur nog open.
Vanaf release 2025.13 kunnen eindgebruikers een factuur aanmerken als 'oninbaar'. Dit verwerkt de factuur correct in de boekhouding. Voordat zij dit kunnen doen, moet jij de functie activeren per administratie.
Wat moet je instellen?
1. Functie activeren
Zet het vinkje aan in de instellingen van de administratie:
- Ga naar Finance > Instellingen > Administratie.
- Selecteer de administratie die je wilt aanpassen.
- Zet het vinkje 'Oninbare facturen gebruiken' aan.
- Klik op 'Opslaan'.
Pas daarna verschijnen de knop en het tabblad 'Oninbare facturen' voor eindgebruikers.
2. Controleer het ingestelde land
De verwerking van oninbare facturen houdt rekening met het land van de administratie. Controleer daarom of het juiste land is ingesteld:
- Ga naar Finance > Instellingen > Administratie.
- Controleer het veld 'Land'.
- Staat hier een verkeerd land? Pas dit aan en klik op 'Opslaan'.
Het platform ondersteunt op dit moment: Nederland en België.
3. Belgische administraties: grootboekrekening instellen
Gebruik je een Belgische administratie? Dan moet je ook een grootboekrekening voor oninbare facturen (dubieuze debiteuren) instellen. Zonder deze instelling kunnen eindgebruikers geen facturen oninbaar verklaren.
- Ga naar Finance > Instellingen > Grootboekrekeningen.
- Zoek de rekening voor oninbare facturen (dubieuze debiteuren) of maak een nieuwe aan.
- Koppel deze rekening bij de instellingen van de administratie.
Overleg met de boekhouder van de organisatie over welke rekening hier van toepassing is.
Wat kunnen eindgebruikers daarna doen?
Een eindgebruiker kan een factuur aanmerken als oninbaar als:
- de factuur minimaal een jaar over de uiterste betaaldatum heen is, of
- de ontvanger failliet is gegaan
Na het markeren verdwijnt de factuur uit de open facturen. Het openstaande bedrag wordt op nul gezet. In de memoriaalrapportage verschijnt een minbedrag. De factuur is terug te vinden in het tabblad 'Oninbare facturen'. Deze actie is niet terug te draaien.
Meer over de stappen voor eindgebruikers lees je in het artikel: 'Hoe verwerk ik een oninbare factuur?'