Korte samenvatting:
Ga naar Finance > Facturatie, kies de administratie en klik op 'Facturen'. Via de tabbladen zie je in één oogopslag welke facturen nog open staan, welke betaald zijn en welke facturen je moet herinneren. Gebruik het filter 'Status' om snel te schakelen tussen openstaand, betaald en oninbaar.
Aan het einde van de maand wil je weten hoeveel geld er nog binnen moet komen. Of je krijgt een vraag van het bestuur: hoeveel leden hebben hun contributie nog niet betaald? Dan wil je niet elke factuur los nalopen. Je wilt in één overzicht zien wat de status van al je facturen is.
Waar vind je het factuuroverzicht?
Elke administratie in Finance heeft een eigen factuuroverzicht. Werkt jouw organisatie met meerdere administraties, bijvoorbeeld een landelijke vereniging met lokale afdelingen? Dan bekijk je de betaalstatus per administratie apart.
- Ga naar Finance > Facturatie.
- Kies de gewenste administratie of klik direct op '# openstaande facturen'.
Je komt nu in een scherm met meerdere tabbladen, zoals 'Open facturen' en 'Alle facturen'. Boven deze tabbladen zie je, op elk tabblad, vier tellers die gelden voor de hele administratie:
- Opdrachten: het aantal factuuropdrachten dat nog omgezet moet worden naar een factuur.
- Outbox: het aantal facturen dat klaarstaat om te versturen.
- Openstaand: het aantal en totaalbedrag van alle openstaande facturen.
- Te herinneren: het aantal facturen waarvan de vervaldatum al verstreken is.
Klik op een teller om naar het bijbehorende overzicht te gaan, of klik direct op het tabblad naar keuze, zoals 'Open facturen'.
Hieronder lichten we de belangrijkste tabbladen toe.
Open facturen
Het tabblad 'Open facturen' toont alle facturen die nog niet, of nog niet volledig, betaald zijn. Boven de lijst zie je een aantal totalen voor dít overzicht, zoals het aantal facturen en het totale openstaande bedrag. Filter je de lijst? Dan passen deze totalen zich automatisch aan.
Wil je meer weten over de tabbladen 'Factuuropdrachten' en 'Te versturen facturen'? Dat lees je in het artikel 'Hoe genereer ik facturen van factuuropdrachten?'.
Klik op een factuur in de lijst voor meer details. Om een factuur op 'Betaald' te zetten, koppel je de bijbehorende banktransactie aan de factuur. Dit heet ook wel 'afletteren'. Meer hierover lees je in het artikel 'Verwerking banktransacties'.
Bovenaan het tabblad vind je ook een aantal knoppen voor vervolgacties:
- 'Facturen downloaden': download de geselecteerde facturen, bijvoorbeeld als PDF of CSV-bestand. Zie 'Hoe download (exporteer) ik facturen?'.
- 'Maak credit-facturen': gaat een debiteur een factuur niet betalen? Dan kun je deze crediteren. Zie 'Facturen crediteren'.
- 'Genereer overschrijvingsinstructies': hiermee betaal je een openstaand bedrag terug, bijvoorbeeld na een creditering of een teveel betaald bedrag. Zie 'Creditering van bedragen middels een betaalbestand aanleveren bij de bank'.
- 'Genereer automatische incasso opdrachten': hiermee zet je openstaande facturen om in een incasso-opdracht. Zie 'Het incassoproces: stap voor stap'.
Alle facturen
Wil je niet alleen openstaande facturen zien, maar je hele factuurhistorie? Ga dan naar het tabblad 'Alle facturen'. Hier vind je elke factuur terug, ongeacht de status.
Gebruik het filter 'Status' aan de rechterkant om te bepalen wat je te zien krijgt:
- Alle statussen: alle facturen, ongeacht betaalstatus.
- Openstaand: alleen facturen die nog (deels) betaald moeten worden.
- Betaald: alleen facturen die volledig betaald zijn.
- Oninbaar: alleen facturen die als oninbaar gemarkeerd zijn.
Let op: de totalen boven de lijst tellen alleen de facturen die op dat moment zichtbaar zijn. Filter je bijvoorbeeld op status 'Betaald'? Dan zie je meteen wat er al binnen is. Aan de blauwe kleur herken je dat er een filter actief is. Lees hier meer over in het artikel: 'Filteren in overzichten: hoe werkt dat?'.
Twee andere filters zijn handig als je de betaalstatus opvolgt:
- Herinnering: filter op de herinneringsfase van een factuur, bijvoorbeeld '1e herinnering' of 'Incasso bureau'. Zo zie je meteen voor welke facturen al meerdere herinneringen werden verstuurd.
- Incasseerbaar?: filter op facturen die via automatische incasso betaald worden.
Zoek je een specifieke factuur of debiteur? Gebruik dan het veld 'Debiteur of factuurnummer' bovenaan de filters.
Tip: Er zijn nog veel meer filters beschikbaar, zoals filteren op product, kostenplaats of bedrag.
Oninbare facturen
Soms betaalt een debiteur een factuur nooit meer, bijvoorbeeld bij een faillissement. Zo'n factuur kun je markeren als 'oninbaar'. De factuur verdwijnt dan uit je openstaande facturen en verschijnt in het tabblad 'Oninbare facturen'.
Let op: dit mag alleen onder bepaalde voorwaarden, en je kunt het niet terugdraaien. Lees daarom eerst het artikel 'Hoe verwerk ik een oninbare factuur?' voordat je een factuur oninbaar markeert.
Moet je een debiteur nog herinneren?
Bovenin het scherm zie je bij de teller 'Te herinneren' hoeveel facturen al over de vervaldatum heen zijn. Klik hierop voor het volledige overzicht van facturen die een herinnering nodig hebben.
Wil je weten hoe je herinneringen instelt en verstuurt? Dat lees je in het artikel 'Factuur-herinneringen versturen'.
Wil je de status van één relatie zien?
Zoek je niet je hele factuuroverzicht, maar de status van één specifieke relatie? Bijvoorbeeld omdat een lid belt over zijn factuur? Ga dan naar de relatiekaart in CRM. Dat werkt vaak sneller dan zoeken tussen alle facturen van je organisatie. Lees hierover meer in het artikel 'Hoe zie ik de betaalstatus van een relatie?'.