Korte samenvatting:
Ga naar Finance > Facturatie > [administratie] > Facturen > Te versturen facturen. Klik op de juiste verzendknop: per post, per e-mail of via Peppol. Zorg eerst dat je de verzendmethoden hebt ingesteld.
Je hebt facturen aangemaakt. Nu moet je ze versturen naar je debiteuren. In Procurios kun je facturen versturen per post, via e-mail of via het Peppol-netwerk.
Het verzendproces werkt grotendeels automatisch. Jij bepaalt wanneer je verstuurt. Het systeem kiest daarna de juiste methode per factuur.
Maar voor dat het automatische proces werkt, moet je eerst een paar keuzes vastleggen in het systeem. Dit artikel legt uit hoe je dat doet en hoe het verzenden daarna verloopt.
De verzendmethoden zijn:
- Verzending per post (standaard aanwezig, geen inrichting nodig)
- Verzending per e-mail
- Verzending via Peppol
- Niet verzenden
Keuzes vooraf
Op administratieniveau geef je aan welke verzendmethoden je wilt gebruiken. Ga naar Finance > Facturatie > [betreffende administratie] > Instellingen > Algemeen.
Hier activeer je e-invoicing en geef je aan of e-mail je standaard verzendmethode is (ten opzichte van post). Meer over deze instellingen lees je in het artikel 'Facturatie per e-mail activeren en instellen'. Wil je Peppol gebruiken? Activeer dat dan onder 'UBL-gerelateerde instellingen'. Meer informatie over de inrichting en de kosten lees je in het artikel 'Peppol instellen als verzendmethode voor facturen'.
Voor verzending per e-mail stel je een PDF-sjabloon en een e-mailsjabloon in. Het PDF-sjabloon bepaalt hoe de factuur eruitziet. Het e-mailsjabloon bepaalt de begeleidende e-mail, en kan per taal, factuursjabloon of incassosituatie verschillen.
Meer hierover lees je in de artikelen 'Factuur PDF-sjabloon aanmaken en beheren' en 'E-mailsjablonen voor facturatie aanmaken en beheren'.
Let op: verstuur je incasseerbare facturen niet? Zorg dan voor een andere wijze van prenotificatie.
Wijkt een debiteur af van de standaardinstellingen van je administratie? Bijvoorbeeld een andere taal, of een andere verzendmethode zoals Peppol? Dat stel je in bij de facturatie-instellingen van die debiteur. Deze instellingen zijn leidend voor alle facturen van die ene debiteur.
Klik vanaf de factuur rechtsboven op de naam van de debiteur om naar de debiteurpagina te gaan. Klik daar op 'Facturatie-instellingen'.
Meer hierover lees je in het artikel 'Hoe stel ik de facturatie-voorkeuren van een debiteur in?'.
Facturen versturen
Let op: wacht niet te lang met versturen. De factuurdatum staat namelijk al vast op het moment dat je de facturen genereert, niet op het moment van versturen. Hoe langer je wacht, hoe meer de factuurdatum afwijkt van de datum waarop de debiteur de factuur daadwerkelijk ontvangt. Mogelijk is de vervaldatum dan al verstreken.
Ga naar Finance > Facturatie > [betreffende administratie] > Facturen > Te versturen facturen.
Dit tabblad toont alle facturen die nog niet verstuurd zijn. Zorg dat het filter aan de rechterzijde leeg is (grijs). Klik daarvoor op 'Leegmaken' onderaan het filter.
Per verzendmethode zie je een blauwe knop als er minimaal één factuur is die aan de voorwaarden voldoet. Staat er geen factuur die aan de voorwaarden voldoet? Dan is de knop niet zichtbaar.
Een factuur wordt nooit op twee manieren tegelijk verstuurd. De volgorde van prioriteit is:
- Peppol (als de factuur via Peppol verstuurd kan worden)
- E-mail (als Peppol niet van toepassing is)
- Post (als e-mail ook niet van toepassing is)
Incasso-opdrachten (optioneel)
Maak je gebruik van automatische incasso? Genereer dan eerst de incasso-opdrachten. Klik op 'Genereer automatische incasso-opdrachten' boven het overzicht. Meer hierover, zoals het instellen van de incassodatum en transactie-omschrijving, lees je in het artikel 'Hoe genereer ik incasso-opdrachten voor facturen?'.
In het venster dat verschijnt, zie je de optie Verplaats facturen naar "Open". Kies dit als je de incasseerbare facturen niet wilt versturen. Die facturen komen dan onder het tabblad 'Open facturen' en worden niet meegenomen in het verzendproces.
Let op: als je incasseerbare facturen niet verstuurt, zorg dan op een andere manier voor een prenotificatie. Meer hierover lees je in het artikel 'Stap 1: Prenotificaties versturen'.
In het geval van een abonnement voor lidmaatschap van je vereniging kun je bijvoorbeeld bij de start van het lidmaatschap aangeven dat de contributie ieder jaar rond een bepaalde datum wordt geïncasseerd.
Overschrijvingsinstructies (optioneel)
Staat er een creditfactuur tussen de te versturen facturen, met een negatief openstaand bedrag? Dan kun je hiervoor een overschrijvingsinstructie genereren, zodat het bedrag automatisch wordt teruggestort. Klik op 'Genereer overschrijvingsinstructies' boven het overzicht en kies een vervaldatum en een transactie-omschrijving.
Van de instructies maak je daarna een betaalbestand dat je aanlevert bij je bank. Voorwaarde is wel dat de bankrekening van de debiteur bekend is op de relatiekaart.
Let op: mogelijk is deze functionaliteit bij jouw organisatie nog niet geïnstalleerd. Meer hierover lees je in het artikel 'Creditering van bedragen middels een betaalbestand aanleveren bij de bank'.
Verstuur via Peppol
Zie je de knop 'Verstuur # facturen via Peppol'? Dan zijn er facturen die via het Peppol verstuurd kunnen worden. Klik op de knop. De factuur wordt via het Peppol-netwerk aangeboden aan de debiteur.
Verstuur per e-mail
Zie je de knop 'E-mail # facturen'? Dan zijn er facturen die per e-mail verstuurd kunnen worden. Klik op de knop en bevestig. Het systeem regelt het verzenden op de achtergrond. De facturen staan daarna onder het tabblad 'Open facturen'.
Of een factuur per e-mail verstuurd wordt, hangt af van:
- De administratie-instellingen (e-invoicing moet geactiveerd zijn)
- De e-mailsjablonen (debiteur en factuur moeten aan de criteria voldoen)
- Het e-mailadres op de relatiekaart (dit moet ingevuld zijn)
- De facturatie-instellingen van de debiteur (afwijkende keuzes op debiteurniveau hebben voorrang)
Welk e-mailadres gebruikt het systeem? Dat hangt af van de instellingen van je administratie. Je kunt kiezen voor het primaire e-mailadres van de relatie, of voor een specifiek e-mailtype (bijvoorbeeld 'Facturatie' of 'Werk'). De volgorde bepaal je zelf: het systeem pakt het eerste e-mailadres dat beschikbaar is in die volgorde.
Wil je voor één specifieke debiteur precies zien welk e-mailadres gebruikt wordt? Vanaf de release van 25 augustus (2026.09) staat dit e-mailadres bovenaan de debiteurpagina van die relatie in Finance. Zie je geen e-mailadres? Dan ontvangt de relatie de factuur waarschijnlijk per post of via Peppol. Meer hierover lees je in het artikel 'Hoe zie ik de betaalstatus van een relatie?'.
Verstuur per post
Zie je de knop 'Verstuur [x] facturen per post'? Dan zijn er facturen die niet per e-mail of Peppol verstuurd kunnen worden. Klik op de knop om de facturen te downloaden.
Print je deze facturen liever op vooraf bedrukt briefpapier, met je logo en adres er al op? Kies dan bij het downloaden voor 'Briefpapier' in plaats van 'Blanco papier'. Dit werkt alleen als briefpapier is ingesteld bij het PDF-sjabloon van de factuur. Meer hierover lees je in het artikel 'Factuur PDF-sjabloon aanmaken en beheren'.
Na het downloaden beschouwt het systeem de facturen als 'verzonden'. Het printen en versturen doe je daarna zelf.
