Korte samenvatting:
Ga naar Finance > Facturatie > [administratie] > Facturen > Te versturen facturen. Klik op de juiste verzendknop: per post, als e-invoice of via Peppol. Zorg eerst dat je de verzendmethoden hebt ingesteld.
Je hebt facturen aangemaakt. Nu moet je ze versturen naar je debiteuren. In Procurios kun je facturen versturen per post, via e-mail of via het Peppol-netwerk.
Het verzendproces werkt grotendeels automatisch. Jij bepaalt wanneer je verstuurt. Het systeem kiest daarna de juiste methode per factuur.
Maar voor dat automatische proces werkt, moet je eerst een paar keuzes vastleggen in het systeem. Dit artikel legt uit hoe je dat doet en hoe het verzenden daarna verloopt.
De verzendmethoden zijn:
- Verzending per post (standaard aanwezig, geen inrichting nodig)
- Verzending per e-mail
- Verzending via Peppol
- Niet verzenden
Keuzes vooraf
Administratie-instellingen
Op administratieniveau geef je aan welke verzendmethoden je wilt gebruiken. Ga naar Finance > Facturatie > [betreffende administratie] > Instellingen > Algemeen.
Hier activeer je e-invoicing en geef je aan of dit je standaard verzendmethode is. Wil je Peppol gebruiken? Activeer dat dan onder 'UBL-gerelateerde instellingen'. Meer informatie over de inrichting en de kosten lees je in het artikel 'Peppol instellen als verzendmethode voor facturen'.
Factuur e-mailsjablonen
Binnen een administratie maak je n of meer e-mailsjablonen aan voor facturen. Per sjabloon stel je criteria in:
- Taal: Komt de voorkeurstaal van de debiteur overeen?
- Factuursjabloon: Komt het sjabloon van de factuur overeen?
- Incasseerbaar: Is er een actieve incasso-afspraak aan de factuur gekoppeld?
Voldoet een debiteur én factuur aan alle drie de criteria? Dan kan dat sjabloon voor die factuur worden gebruikt.
Met het criterium 'Incasseerbaar' maak je onderscheid tussen twee situaties. Je maakt dan bijvoorbeeld twee sjablonen:
- En sjabloon voor facturen zonder incasso
- En sjabloon voor facturen met incasso
Wil je incasseerbare facturen helemaal niet versturen? Laat het tweede sjabloon dan weg.
Let op: verstuur je incasseerbare facturen niet? Zorg dan voor een andere wijze van prenotificatie.
Debiteurinstellingen
Je kunt ook per debiteur afwijkende keuzes vastleggen. Ga naar Finance > Facturatie > [betreffende administratie] > Debiteuren > Debiteurinstellingen. Deze instellingen zijn leidend voor alle facturen van die debiteur.
Facturen versturen
Ga naar Finance > Facturatie > [betreffende administratie] > Facturen > Te versturen facturen.
Dit tabblad toont alle facturen die nog niet verstuurd zijn. Zorg dat het filter aan de rechterzijde leeg is. Klik daarvoor op 'Leegmaken' onderaan het filter.
Per verzendmethode zie je een blauwe knop als er minimaal één factuur is die aan de voorwaarden voldoet. Staat er geen factuur die aan de voorwaarden voldoet? Dan is de knop niet zichtbaar.
Een factuur wordt nooit op twee manieren tegelijk verstuurd. De volgorde van prioriteit is:
- Peppol (als de factuur via Peppol verstuurd kan worden)
- E-mail (als Peppol niet van toepassing is)
- Post (als e-mail ook niet van toepassing is)
Incasso-opdrachten (optioneel)
Maak je gebruik van automatische incasso? Genereer dan eerst de incasso-opdrachten. Klik op 'Genereer automatische incasso-opdrachten' boven het overzicht.
In het venster dat verschijnt, zie je de optie Verplaats facturen naar "Open". Kies dit als je de incasseerbare facturen niet wilt versturen. Die facturen komen dan onder het tabblad 'Open facturen' en worden niet meegenomen in het verzendproces.
Let op: als je incasseerbare facturen niet verstuurt, zorg dan op een andere manier voor een prenotificatie. Meer hierover lees je in het artikel 'Stap 1: Prenotificaties versturen'.
In het geval van een abonnement voor lidmaatschap van je vereniging kun je bijvoorbeeld bij de start van het lidmaatschap aangeven dat de contributie ieder jaar rond een bepaalde datum wordt geïncasseerd.
Verstuur via Peppol
Zie je de knop 'Verstuur via Peppol'? Dan zijn er facturen die via Peppol verstuurd kunnen worden. Klik op de knop. De factuur wordt via het Peppol-netwerk aangeboden aan de debiteur.
Verstuur per e-mail (e-invoice)
Zie je de knop 'E-mail [x] facturen'? Dan zijn er facturen die per e-mail verstuurd kunnen worden. Klik op de knop en bevestig. Het systeem regelt het verzenden op de achtergrond. De facturen staan daarna onder het tabblad 'Open facturen'.
Of een factuur per e-mail verstuurd wordt, hangt af van:
- De administratie-instellingen (e-invoicing moet geactiveerd zijn)
- De e-mailsjablonen (debiteur en factuur moeten aan de criteria voldoen)
- Het e-mailadres op de relatiekaart (dit moet ingevuld zijn)
- De debiteurinstellingen (afwijkende keuzes op debiteurniveau hebben voorrang)
Welk e-mailadres gebruikt het systeem? Dat hangt af van de instellingen van je administratie. Je kunt kiezen voor het primaire e-mailadres van de relatie, of voor een specifiek e-mailtype bijvoorbeeld 'Facturatie' of 'Werk'. De volgorde bepaal je zelf: het systeem pakt het eerste e-mailadres dat beschikbaar is in die volgorde.
Verstuur per post
Zie je de knop 'Verstuur [x] facturen per post'? Dan zijn er facturen die niet per e-mail of Peppol verstuurd kunnen worden. Klik op de knop en download de facturen. Na het downloaden beschouwt het systeem de facturen als 'verzonden'. Het printen en versturen doe je daarna zelf.