Korte samenvatting:
Een incassant is jouw organisatie als incasserende partij. Voeg de incassant-gegevens toe via Finance > Instellingen > Incassanten. Zonder deze instellingen kun je geen incasso-batches aanmaken.
Veel verenigingen en goede doelen innen contributie of donaties via automatische incasso. Met je debiteur spreek je af dat de bank bedragen van hun rekening mag incasseren namens jouw organisatie. Om dit proces te ondersteunen vanuit Procurios' Finance, voeg je een Incassant toe.
Voorbereiding: overeenkomst met de bank
Wil je automatische incasso's uitvoeren? Dan heb je als organisatie eerst een overeenkomst nodig met je bank. Dit heet een SEPA-incasso-overeenkomst (in België: domiciliëring).
Heb je zo'n overeenkomst? Dan ben je officieel een incassant. De bank geeft je een Incassant ID. Met dat ID kun je incasso-opdrachten aanmaken in Finance van Procurios.
Procurios bundelt die opdrachten in een incasso-batch. Dat is een bestand dat je uploadt bij de bank. De bank voert de incasso's vervolgens voor je uit.
Let op: Het afsluiten van een incasso-overeenkomst bij de bank kan weken duren. Start het aanvraagproces zo vroeg mogelijk.
Incassant toevoegen
Heb je het Incassant ID van de bank ontvangen? Dan kun je de incassant instellen in Procurios.
- Open Finance > Instellingen (tandwiel linksonder op het scherm)
- Ga naar Incassanten
- Klik op 'Incassant toevoegen'
Vul de verplichte velden in en klik op 'Opslaan'.
- Het Incassant ID krijg je van de bank.
- Bij Mandaatnummer geef je aan hoe het mandaatnummer er uit moet zien.
- De Standaard incasso-dag geeft aan op welke dag van de maand de bank incasseert.
Deze instellingen worden automatisch overgenomen bij nieuwe toezeggingen. Bij handmatige invoer kun je ze per toezegging aanpassen. Bij toezeggingen via een online donatieformulier worden de standaard instellingen automatisch gebruikt.
Mandaatnummer
Het mandaatnummer is een uniek nummer. Je maakt dit nummer eenmalig bekend bij de bank, bij de eerste incasso. Daarna kan het niet meer worden gewijzigd.
Bij de incassant-instellingen geef je het formaat van dit nummer op. Dit doe je met zogenaamde 'tokens', zoals aangegeven in het scherm 'Incassant toevoegen'.
De standaard opmaak is: %2Y%2M%2D%2h%2m%2s-%10a Je kunt dit 1-op-1 overnemen.
Let op: Bouw je het mandaatnummer verkeerd op? Dan krijgen nieuwe toezeggingen (bijvoorbeeld via een online donatieformulier) de foutmelding: 'Afspraak niet valide'.
Incasso-opdrachten combineren
Je kunt instellen of incasso-opdrachten gecombineerd mogen worden. Heeft een relatie op hetzelfde moment twee incasso-opdrachten? Dan voegt Finance die samen tot één opdracht. De relatie ziet dan één totaalbedrag op het bankafschrift in plaats van twee aparte bedragen.
Samenvoegen is alleen mogelijk als de incassodatum én de incasso-afspraak gelijk zijn.
Wanneer is combineren handig?
Combineren werkt goed als een lid op hetzelfde moment voor meerdere dingen betaalt. Bijvoorbeeld: een lid betaalt contributie én geeft een extra donatie bovenop het lidmaatschapsbedrag. Finance incasseert het totaalbedrag in één keer. Het lid ziet slechts één afschrijving op de rekening.
Combineren kan ook helpen als je bank een limiet stelt aan het aantal opdrachten per batch. Minder opdrachten betekent minder kans dat je tegen die limiet aanloopt.
Wanneer kun je beter niet combineren?
Combineren is minder handig als je opdrachten hebt voor heel verschillende doelen. Bij een gecombineerde opdracht ziet de relatie op het bankafschrift alleen een totaalbedrag. De transactieomschrijving wordt dan een samenvoeging van beide omschrijvingen, gescheiden door een komma. Bijvoorbeeld: 'bedankt voor uw donatie, bedankt dat u lid bent'. Zijn beide omschrijvingen gelijk? Dan verschijnt de omschrijving slechts één keer. Dit kan toch voor verwarring zorgen als de doelen sterk van elkaar verschillen.
Combineren is ook onhandig als een deel van het bedrag fiscaal aftrekbaar is en een deel niet. (Voornamelijk van toepassing voor Nederlandse ANBI-organisaties.) Is de aanvullende gift bovenop de contributie wel aftrekbaar, maar het lidmaatschap niet? Dan is dit wellicht onduidelijk welk deel bij de belastingaangifte ingevuld mag worden. Houd die opdrachten dan apart.
Contractlimieten
Sommige banken stellen contractuele limieten aan incasso-batches. Er zijn drie soorten:
- Het maximale aantal opdrachten (instructies) per batch
- Het maximale totaalbedrag per batch
- Het maximale bedrag per afzonderlijke opdracht
De eerste twee limieten zorgen in de praktijk het vaakst voor problemen. Dat gebeurt met name in januari, als veel organisaties de jaarfacturatie in één keer verwerken. De batch wordt dan groter dan normaal en kan over de limiet gaan.
Stel daarom de limieten voor aantal opdrachten en totaalbedrag in bij de incassant. Procurios houdt hier dan automatisch rekening mee en verdeelt de opdrachten optimaal over meerdere batches.
Let op: Een limiet op het bedrag per afzonderlijke opdracht kan Procurios niet automatisch bewaken. Houd hier zelf rekening mee bij het aanmaken van opdrachten.
Gestorneerde opdrachten
Een stornering betekent dat een incasso-opdracht is mislukt. Bijvoorbeeld omdat het saldo van een relatie te laag was, of omdat de relatie de incasso heeft laten terugboeken.
Je kunt Finance zo instellen dat een incasso-afspraak automatisch wordt ingetrokken als een relatie te vaak een stornering heeft. Dit werkt met een puntensysteem. Elke stornering levert een relatie een aantal punten op. Bereikt een relatie de drempelwaarde? Dan trekt Procurios de afspraak automatisch in.
Vink 'Trek afspraken met teveel storneringen automatisch in' aan om dit in te schakelen. Stel daarna bij Stop een afspraak na in hoeveel punten de drempel is.
Scores per reden van terugboeking
Per storneringscode (zoals AC01 voor een onjuist IBAN, of MD01 voor een ongeldige machtiging) stel je in hoeveel punten een stornering oplevert. Zo weegt een ernstige fout zwaarder dan een eenmalig tekort saldo.
De codes en hun omschrijvingen staan in het scherm. De standaardwaarden zijn voor de meeste organisaties een goed startpunt.
Incassant beheren
Je kunt een incassant bekijken of wijzigen via de knoppen rechts in de lijst met incassanten. Ga ook hiervoor naar Instellingen > Incassanten. Handig als bijvoorbeeld je contractlimiet is aangepast of het adres van jouw organisatie is gewijzigd.
Meer over het uitvoeren van incasso's lees je in het artikel: 'Het incassoproces: stap voor stap'.