Korte samenvatting:
Ga naar Finance > Facturatie > [administratie] > Instellingen > PDF sjablonen om een factuursjabloon aan te maken. Voeg een nieuw sjabloon toe, of kopieer een bestaand sjabloon als basis. Stel per sjabloon het logo, de velden, de teksten en eventueel een QR-code in. Rechts zie je meteen een voorbeeld van de factuur.
Verstuur je facturen voor verschillende doeleinden? Bijvoorbeeld voor een bijeenkomst, een lidmaatschap, of een eenmalige actie samen met een partnerorganisatie? Dan wil je niet altijd dezelfde factuur-lay-out gebruiken. Met een PDF-sjabloon bepaal je precies hoe een factuur eruitziet en welke gegevens erop staan.
Je stelt PDF-sjablonen in per administratie. Dat is handig, want per administratie kunnen het rekeningnummer, het logo en het adres verschillen. Heb je bijvoorbeeld een Nederlandse en een Belgische stichting? Dan richt je voor beide administraties een eigen sjabloon in, met het juiste IBAN en BIC.
Een sjabloon voor iedere situatie
Binnen één administratie kun je bovendien meerdere sjablonen maken. Denk aan een apart sjabloon voor 'Bijeenkomsten', 'Lidmaatschappen' of je webshop. Zo kies je bij het aanmaken van facturen steeds de juiste opmaak voor de situatie. Werk je bijvoorbeeld samen met een partnerorganisatie? Dan zet je voor die actie een sjabloon klaar met beide logo's erop.
Ook als je de begeleidende e-mails bij verschillende typen facturen wilt laten afwijken, kan het handig zijn om een extra PDF-sjabloon aan te maken. Je koppelt een e-mailsjabloon namelijk aan een factuursjabloon.
Maak daarom zoveel PDF-sjablonen aan als je nodig hebt. Lijkt een nieuw sjabloon sterk op een bestaand sjabloon? Kopieer het bestaande sjabloon dan en pas alleen het verschil aan. Zo bespaar je tijd en blijft de opmaak consistent.
Waar vind je de PDF-sjablonen?
Ga naar Finance > Facturatie via het hoofdmenu. Kies de administratie waarvoor je een sjabloon wilt inrichten (heb je er maar één, dan sla je deze stap over).
Klik op het tandwieltje bij 'Instellingen' en ga naar 'PDF sjablonen'. Je ziet nu een overzicht van alle sjablonen binnen deze administratie, en of ze op dit moment worden gebruikt.
Nieuw sjabloon toevoegen of een bestaand sjabloon kopiëren
Klik op 'Voeg een factuursjabloon toe' om een nieuw, leeg sjabloon te maken.
Lijkt het nieuwe sjabloon sterk op een bestaand sjabloon? Klik dan naast het bestaande sjabloon op het kopieer-icoon. Je krijgt een duplicaat waarin je alleen de verschillen hoeft aan te passen.
Geef het sjabloon een duidelijke titel, bijvoorbeeld 'Bijeenkomsten' of 'Lidmaatschappen'. Deze titel gebruik je straks ook om het juiste e-mailsjabloon aan te koppelen.
Sjabloon instellen
Titel en lay-out
Na het aanmaken of kopiëren van een sjabloon open je het instellingenscherm. Dit is één doorlopend scherm met verschillende secties onder elkaar. Rechts zie je steeds een voorbeeld van de factuur, dat meebeweegt met de wijzigingen die je maakt.
Bovenaan staat de sectie 'Algemeen'. Vul hier bij 'Titel' een duidelijke naam in, bijvoorbeeld 'Bijeenkomst' of 'Webshopbestelling'. Deze titel gebruik je straks ook om het juiste e-mailsjabloon aan te koppelen.
Logo
Onder de sectie 'Layout' stel je het logo in:
- Selecteer een afbeelding vanuit de documentbibliotheek (Library) of upload een nieuw bestand. Gebruik hiervoor bij voorkeur een PNG-bestand. Een SVG-bestand is niet te selecteren.
- Stel bij 'Vulling' de marges rond het logo in millimeters in (boven, onder, links en rechts).
- Kies of het logo links of rechts komt te staan.
Adres
Onder 'Adres' bepaal je vervolgens:
- Of het adres links of rechts van de factuurtitel komt.
- Bij 'Afstand' de marge boven en links van het adres, in millimeters.
- Of je de KIX-code toont. Dit is een streepjescode die PostNL gebruikt om post automatisch te sorteren. Deze optie is alleen relevant voor Nederlandse administraties: in België gebruikt bpost geen KIX-code.
Briefpapier gebruiken
Sommige facturen kunnen niet per e-mail verstuurd worden, bijvoorbeeld omdat een debiteur geen e-mailadres heeft doorgegeven of de voorkeur heeft voor facturen per post. Print je deze facturen liever op vooraf bedrukt briefpapier, met het logo en adres er al op? Vink dan 'Facturen met dit sjabloon kunnen worden afgedrukt op briefpapier' aan.
Er verschijnen dan extra opties. Onder 'Verberg op briefpapier' kies je welke onderdelen niet nogmaals worden afgedrukt, omdat ze al op het briefpapier staan. Meestal zijn dit het logo en de voettekst.
Bij het downloaden van facturen om per post te versturen, kies je vervolgens of je print op briefpapier of op blanco papier.
Velden en factuurregels kiezen
Factuurgegevens
Onder 'Factuur' bepaal je welke gegevens op de factuur komen. Je kiest uit de volgende velden:
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Vervaldatum
- Debiteurnummer
- BTW-nummer
- Referentie
- Klantreferentie
- Order webnummer
- Opmerking(en)
- Betalingskenmerk
Vink 'Alternatieve velden voor incasseerbare facturen' aan om voor facturen die via automatische incasso worden geïnd een eigen selectie uit dezelfde velden te maken. Zo laat je bijvoorbeeld de vervaldatum weg, omdat het bedrag toch automatisch wordt afgeschreven.
Zie je de opties voor incasseerbare facturen niet bij het instellen van je PDF sjabloon? Dan is de er mogelijk nog geen incassant ingericht voor deze administratie. Lees dan eerst het artikel 'Incassanten toevoegen en beheren'.
Factuurregels
Onder 'Factuurregels' kies je welke kolommen zichtbaar zijn in de tabel met factuurregels:
- Omschrijving
- Artikel
- Aantal
- BTW
- Bedrag
- Bedrag inclusief BTW
Daaronder stel je nog drie dingen in:
- 'Toon subtotaal'
- 'Toon BTW van subtotaal'
- 'Toon voldaan en openstaand bedrag' (deze laatste geldt niet voor herinneringen)
Betaalgegevens en QR-code toevoegen
Wil je dat de debiteur de factuur gemakkelijk kan betalen door het scannen van een QR-code? Vink dan 'QR-code' aan onder 'Betaalinstellingen op de factuur'. De relatie kan de code scannen en komt direct op de betaalpagina terecht. Dat is vooral handig bij facturen die per post worden verstuurd. Krijgt de relatie de factuur per e-mail, dan kan diegene ook gewoon de betaallink in de mail aanklikken.
Zie je de opties voor online betalen niet bij het instellen van je PDF sjabloon? Dan is 'online betalen' mogelijk nog niet ingericht voor deze administratie. Lees dan eerst het artikel 'Online betaalpagina voor facturen inrichten'.
Teksten en eigen termen aanpassen
Algemene tekst (bijvoorbeeld betaalinstructie)
Onder 'Teksten' voeg je een toelichting toe die boven of onder de factuurregels verschijnt, bijvoorbeeld een betaalinstructie. Denk aan: 'Maak het openstaande bedrag voor bovenstaande vervaldatum over op IBAN: #### #### #### ## ten name van [je organisatie] onder vermelding van het factuurnummer.'
Werk je met automatische incasso? Vink dan 'Voer een alternatieve tekst in voor incasseerbare facturen' aan en vul bij 'Tekst voor incasseerbare facturen' een aangepaste tekst in, bijvoorbeeld: 'We schrijven het openstaande bedrag binnen 28 dagen af van de bij ons bekende bankrekening.' Zo krijgt een debiteur die via incasso betaalt geen betaalinstructie te zien die niet voor hem geldt.
Kies bij 'Plaatsing van de tekst' of deze tekst boven of onder de factuurregels komt te staan.
Voettekst
Vul bij 'Voettekst' de gegevens in die onderaan iedere pagina van de factuur komen, zoals de naam, het adres en de website van je organisatie.
Meertalig
Wil je deze teksten ook in een andere taal aanbieden? Klik dan op het vlaggetje onder/naast het tekstveld en vul daar de vertaling in. Verstuur je een factuur in een andere taal, dan gebruikt Procurios automatisch de bijbehorende vertaling.
Eigen termen voor facturen
Gebruik je liever eigen woorden op de factuur, in plaats van de standaardteksten van Procurios? Vul deze dan in bij 'Eigen termen voor facturen'. Denk aan een andere term voor 'Factuur' of 'Factuurnummer'. Ook hier stel je met de vlaggetjes per taal een eigen term in.
Teksten voor herinneringen instellen
Stuur je ook herinneringen voor openstaande facturen? Scroll dan verder naar beneden in het sjabloon. Per herinneringsstap kun je een eigen titel en tekst instellen. De titel vervangt het woord 'Factuur' bovenaan, bijvoorbeeld door '1e herinnering'.
Zie je de opties voor herinneringen niet bij het instellen van je PDF sjabloon? Dan zijn herinneringen mogelijk nog niet ingericht voor deze administratie. Meer over het inrichten van herinneringen lees je in het artikel 'Factuur-herinneringen versturen'.
Voorbeelden bekijken met verschillende situaties
Voordat je het sjabloon definitief opslaat, controleer je het voorbeeld rechts met een paar verschillende facturen.
Kies bij 'Taal' (1) in welke taal je het voorbeeld bekijkt. Heb je teksten in meerdere talen ingevuld? Controleer dan of steeds de juiste vertaling verschijnt.
Klik op 'Selecteren/wijzigen' bij 'Factuur' (2) om een bestaande factuur als voorbeeld te kiezen. Bekijk bijvoorbeeld eerst een incasseerbare factuur, en daarna een niet-incasseerbare factuur. Zo controleer je of beide varianten er correct uitzien.
Het voorbeeld verandert meteen mee met de wijzigingen die je in het sjabloon maakt. Zo zie je fouten meteen, nog voordat je opslaat.
Sjabloon opslaan
Ben je tevreden met het voorbeeld? Klik dan op 'Opslaan'.
Factuursjabloon koppelen aan een e-mail
Een PDF-sjabloon verstuur je vrijwel altijd samen met een e-mailsjabloon. Ga naar 'E-mailsjablonen' en kies bij het gewenste e-mailsjabloon het net aangemaakte PDF-sjabloon als criterium.
Wil je voor hetzelfde PDF-sjabloon in een andere situatie een ander mailtje versturen? Voeg dan een extra e-mailsjabloon toe met hetzelfde PDF-sjabloon, maar andere criteria (bijvoorbeeld een andere taal).
Meer hierover lees je in het artikel 'Factuur e-mailsjablonen'.