Korte samenvatting:
Na het importeren van een bankafschrift verwerkt Procurios de meeste banktransacties automatisch, bijvoorbeeld bij een correct factuurnummer of betalingskenmerk. Transacties die niet automatisch gekoppeld kunnen worden, vind je in 'Onverwerkte transacties'. Daar koppel je ze handmatig aan een abonnement, donatie of factuur.
Dagelijks worden er betalingen verricht op de bankrekening van jouw organisatie. Een (groot) deel van de binnenkomende betalingen heeft betrekking op activiteiten die binnen het Procurios Platform plaatsvinden. Een correcte verwerking daarvan is van belang voor de administratie van openstaande facturen, inzicht in geefgedrag van donateurs en rapportage voor de boekhouding.
Waarom is het belangrijk om transacties in Procurios te verwerken?
Het verwerken van een betaling heeft twee doelen:
- Je maakt een keuze waarvoor de betaling bedoeld is:
- een abonnement
- een donatie
- een andere factuur (bijvoorbeeld van een bijeenkomst)
- geen van bovenstaande
- Je boekt de betaling op een daarvoor bestemde grootboekrekening in de boekhouding
In dit artikel gaan we ervan uit dat de financiële inrichting al is gedaan en aansluit op de inrichting van de boekhouding. Dat betekent:
- Er zijn fondsen met grootboekrekeningen ingericht voor donaties.
- Er zijn producten ingericht voor abonnementen, webshopartikelen of tickets voor bijeenkomsten, en deze hebben ook een grootboekrekening.
- Er is een debiteurenrekening en zijn tussenrekeningen ingesteld voor de banktransacties en/of online betaalmethode(s).
Lees hier meer over 'Grootboekrekeningen instellen in het Procurios Platform'.
Begrippen
- Bankafschrift: Een bestand met alle betalingen over een specifieke periode.
- Banktransactie / Betaling: En regel in een banktransactie met daarop de informatie over één betaling.
Heb je de banktransacties van een volledige maand verwerkt? Dan kun je daarna een 'memoriaalboeking' downloaden om de bedragen in je boekhouding over de juiste grootboekrekeningen te verdelen.
Lees meer over 'Van banktransactie naar boekhouding'.
Transacties verwerken
Stap 1 is het beschikbaar maken van je banktransacties in Procurios. Dat kan via een automatische bankkoppeling, die je transacties direct inleest in het platform.
Een andere manier is om bestanden met banktransacties te downloaden vanuit je bank. Dit afschrift mag altijd een periode van een of meer dagen bevatten. Let er op dat transacties nooit dubbel voorkomen in twee bestanden en dat er geen transacties worden overgeslagen. Het begin- en eindsaldo van bestanden moet op elkaar aansluiten. Importeer dit bankafschrift in Procurios. Dat doe je onder Finance > Banktransacties onder de juiste administratie en binnen de juiste bankrekening.
Zodra je een bankafschrift importeert, worden je banktransacties zo veel mogelijk automatisch verwerkt. In de tabel hieronder zie je welke transacties dat zijn:
| Soort transactie | Wat gebeurt er automatisch? |
|---|---|
| Correct factuurnummer en bedrag | Procurios koppelt de transactie direct aan de factuur. De factuurstatus wordt meteen aangepast. Je hoeft hier zelf niets meer aan te doen. |
| Betaling uit een incassobatch of storno | Procurios koppelt deze aan de factuur of aan een donatie vanuit een toezegging. |
| Betaling uit een overschrijvingsbatch | Procurios verwerkt deze automatisch. |
| Betaling met een betalingskenmerk | Procurios koppelt deze als factuurbetaling of als donatie. Ook hier heb je geen omkijken naar. |
| Handmatige transactie of overschrijving die overeenkomt met een toezegging | Procurios verwerkt deze als donatie. Dit kan alleen als: de bankrekening bij niet meer dan één relatie op de relatiekaart staat, de toezegging nog niet gekoppeld is aan een andere transactie, en het bedrag en de omschrijving precies overeenkomen met de toezegging. |
Tip: Voor donaties kun je de automatische verwerking nog verder inrichten. Lees daarvoor verder in 'Bankoverschrijvingen automatisch verwerken als donatie'.
Handmatig verwerken transacties
Transacties die na het inlezen niet automatisch verwerkt konden worden, verschijnen in het tabblad 'Onverwerkte transacties'. Deze verwerk je zelf. In veel gevallen doet Procurios wel een suggestie. Controleer deze suggestie altijd, en pas hem aan als hij niet klopt.
Open de bovenste transactie. Je ziet nu de details: het bedrag, de omschrijving en de naam van de rekeninghouder.
Kies vervolgens hoe je de betaling wilt verwerken:
- Abonnement verlengen (alleen voor Belgische klanten)
- Donatie aanmaken
- Betalingsverschillen
- Factuur afletteren
- Markeer als genegeerd; kies hiervoor als de betaling geen betrekking heeft op één van bovenstaande opties.
Welke opties je ziet, hangt af van de inrichting van jouw Procurios Platform en de producten die jouw organisatie afneemt.
Na je keuze verschijnen vervolgopties om het abonnement, de relatie (voor de donatie) of de factuur te selecteren.
Omgaan met betalingsverschillen
Is het betaalde bedrag hoger of lager dan bijvoorbeeld het factuurbedrag? Dan verwerk je dit restbedrag (positief of negatief) als betalingsverschil. Hiervoor moet er wel een grootboekrekening zijn ingericht bij de administratie.
Zo ga je te werk:
- Kies de gewenste verwerking: 'Abonnement betalen' of 'Factuur afletteren'.
- Splits de transactie.
- Vul bij 'Te verwerken bedrag' het bedrag in dat je verwachtte voor de factuur of het abonnement.
- Vul bij 'Restbedrag' het deel in dat overblijft.
- Koppel het te verwerken bedrag aan de factuur of het abonnement.
Na het verwerken maakt Procurios een nieuwe, aparte transactie aan ter waarde van het restbedrag. Deze verwerk je apart als betalingsverschil of als donatie.
Gaat het om een klein verschil, bijvoorbeeld door een afronding van een paar cent? Lees dan het artikel 'Hoe verwerk ik een klein betalingsverschil?'.
Wil je een teveel betaald bedrag op de factuur laten terugboeken? Boek de betaling dan eerst op de betreffende factuur. De factuur krijgt dan de status 'Openstaand' met een negatief openstaand bedrag. Via een overschrijving betaal je de overbetaling terug. Na het verwerken van de terugbetaling via banktransacties krijgt de factuur de status 'Betaald'.
Klik tot slot op 'Verwerk en ga naar volgende'. Je krijgt dan de volgende transactie te zien en kunt zo alle 'Onverwerkte transacties' langs gaan om ze te verwerken of te markeren als 'Genegeerd'.
Verwerkte bankafschriften exporteren voor je boekhouding
Zijn de transacties van een bankafschrift volledig verwerkt? Dan download je dit afschrift vanuit Procurios. Het afschrift is nu verrijkt met boekhoudinformatie en je kunt het verwerken in je boekhouding.
Procurios werkt met zowel een kasstelsel als een factuurstelsel. Het verschil is belangrijk om te begrijpen:
- Kasstelsel (geldt voor alle donaties): je boekt inkomende betalingen rechtstreeks op de betreffende omzetrekening in je boekhouding, op de datum van ontvangst. Transacties met dezelfde grootboekrekening (fonds), kostenplaats (campagne), kostensoort (actie) en donateurstype worden in het gedownloade afschrift gegroepeerd tot één regel. Je ziet dan regels met totaalbedragen, inclusief de grootboekcodes waarop je deze bedragen kunt boeken.
- Factuurstelsel: je boekt de omzet al bij het aanmaken van de factuur, zowel op de omzetrekening als op de debiteurenrekening als openstaande post. Dat doe je via het memoriaal. De inkomende betalingen voor facturen worden bij het verwerken van het bankafschrift geboekt als betaald (credit) op de debiteurenrekening. Zo neemt het openstaande debiteurensaldo af. Transacties voor factuurbetalingen zijn in het gedownloade afschrift samengevat op de debiteurenrekening.
Heb je met zowel facturen als donatie te maken, dan kan dit ook door elkaar toegepast worden.
Transacties die je in de verwerking hierboven als 'genegeerd' hebt gemarkeerd worden ongewijzigd doorgegeven in het download-bestand en kun je in het boekhoudpakket alsnog één op één verwerken.
Gegroepeerde transacties kunnen binnen een gedownload afschrift ook gegroepeerd zijn op de datum. Dat hangt af van hoe de bank dit aanlevert.
Dit 'verdichte' bestand kun je verwerken in je boekhouding. Voor deze download heb je twee opties:
- Een 'Bankafschrift' heeft hetzelfde formaat als het bankafschrift dat je hebt geïmporteerd (MT940, CAMT.053 of CODA). Je kunt dit zo importeren in je boekhoudpakket.
- Een 'Rapportage' is een Excel-bestand met een overzicht van totaalbedragen, gegroepeerd op grootboekrekening, kostenplaats en/of donateurstype. Deze rapportage neem je handmatig over in je boekhouding. Transacties die gemarkeerd zijn als 'genegeerd' staan hier niet in.
Let op: MT940 verdwijnt richting het einde van 2026. Stap zo mogelijk nu al over naar CAMT.053.
Je kunt het bankafschrift op elk moment verwerken in je boekhouding, zolang het aantal 'te verwerken' transacties op 0 staat. Zo heb je direct inzicht in:
- Fondsenwerving: hoeveel er per dag voor ieder fonds (of verdere uitsplitsing) is ontvangen.
- Facturatie: het openstaande debiteurensaldo tot dat moment.