Korte samenvatting:
Het incassoproces bestaat uit vijf stappen: facturen aanmaken, incasso-opdrachten genereren, een batch aanmaken, de batch naar de bank sturen en de transacties verwerken. Voor toezeggingen (donaties) sla je stap 1 en 2 over.
Veel verenigingen en goede doelen innen via automatische incasso. Denk aan donateurs die een periodieke gift hebben toegezegd, leden die contributie betalen, of deelnemers aan een evenement. Een deel van die relaties heeft daarvoor een machtiging voor automatische incasso afgegeven. Met die machtiging kun je het afgesproken bedrag maandelijks innen. Achteraf wil je weten of dat gelukt is, zodat je weet of iedereen heeft betaald.
Vooraf regelen
Voordat je kunt incasseren, moet je twee dingen regelen:
- Een incasso-overeenkomst met je bank. Na het afsluiten van die overeenkomst krijg je een Incassant ID. Let bij het afsluiten van de overeenkomst op de contractlimieten.
- Een incassant toevoegen in Finance via Instellingen > Incassanten. Meer informatie hierover lees je in het artikel: 'Incassanten toevoegen en beheren'.
Uiteraard heb je ook actieve incasso-afspraken met je relaties nodig. Een incasso-afspraak is de machtiging die een relatie geeft om automatisch te incasseren. Die machtiging kan op verschillende manieren worden vastgelegd: via een donatieformulier, een aanmeldformulier voor een evenement of een abonnementsregistratie.
Het proces
Het incassoproces bestaat uit zes stappen. Welke stappen voor jou gelden, hangt af van wat je incasseert. Gebruik de tabel hieronder als leidraad. Stap 4, 5 en 6 gelden altijd voor iedereen.
| Stap | Donaties (toezeggingen) | Facturen (bijv. abonnementen, events) |
|---|---|---|
| 1. Prenotificaties versturen | ✓ | ✓ |
| 2. Facturen aanmaken | - | ✓ |
| 3. Incasso-opdrachten genereren | - | ✓ |
| 4. Incassobatch aanmaken | ✓ | ✓ |
| 5. Batch naar de bank sturen | ✓ | ✓ |
| 6. Banktransacties verwerken | ✓ | ✓ |
Gebruik je beide? Voer dan stap 2 en 3 ook uit voordat je verdergaat met stap 4.
Stap 1: Prenotificaties versturen
Voordat je een automatische incasso uitvoert, ben je wettelijk verplicht om de rekeninghouder vooraf te informeren. Dit heet een prenotificatie. Je vertelt de relatie welk bedrag je incasseert en op welke datum. De standaardtermijn is minimaal 14 dagen van tevoren. Heb je met de rekeninghouder een kortere termijn afgesproken? Dan mag je die kortere termijn aanhouden.
Hoe je dit doet, verschilt per situatie:
Bij donaties (toezeggingen)
Voor donateurs is er een aparte stap. Ga naar Donations > Prenotificaties en verstuur daar de prenotificatie per e-mail. Heeft een donateur geen e-mailadres? Dan gebruik je MailMerge om een brief te versturen.
Meer informatie lees je in het artikel: 'Prenotificeren voor donaties (automatische incasso)'.
Bij facturen (bijvoorbeeld abonnementen en events)
Voor facturen verloopt de prenotificatie vaak via de factuur zelf of via de factuur-e-mail. De vermelding van het te incasseren bedrag en de incassodatum op de factuur geldt dan als prenotificatie. Zorg er dus voor dat deze informatie op de factuur of in de bijbehorende e-mail staat.
Stap 2: Facturen aanmaken
Deze stap kun je overslaan als je alleen met donaties werkt.
Om abonnements- of evenementgelden te incasseren, moeten de facturen eerst zijn aangemaakt. Heb je dat al gedaan? Ga dan door naar stap 3.
Hulp nodig bij het aanmaken van facturen? Lees dan de artikelen 'Handmatig een factuuropdracht aanmaken', 'Hoe factureer ik abonnementen?' of 'Hoe factureer ik aanmeldingen bij een bijeenkomst?'
In het facturenoverzicht kun je filteren op 'Incasseerbaar'. Zo zie je snel welke facturen via automatische incasso worden betaald en klaarstaan om te worden geïncasseerd.
Stap 3: Incasso-opdrachten genereren
Deze stap kun je overslaan als je alleen met donaties werkt.
Staan de facturen klaar? Dan maak je voor de openstaande facturen automatische incasso-opdrachten aan. Hoe je dat doet, lees je in het artikel 'Hoe genereer ik incasso-opdrachten voor facturen?'.
Bij het genereren van incasso-opdrachten kun je kiezen voor 'Verplaats facturen naar "Open"'. De incasseerbare facturen worden dan niet verstuurd. Ze staan klaar om geïncasseerd te worden, maar de relatie ontvangt geen factuur per post of e-mail. Kies je hiervoor, zorg er dan voor dat je de prenotificatie al op een andere manier hebt geregeld.
Stap 4: Incassobatch aanmaken
Nu is het tijd om de incassobatch aan te maken. Een incassobatch is een bestand met alle incasso-opdrachten die je naar de bank stuurt.
- Ga naar Finance > Automatische incasso > Te incasseren
- Vul rechts in het filter de Instructiedatum in en klik op 'Filter'. Vul bij voorkeur niet meer dan n maand vooruit in. Opdrachten die verder weg liggen kunnen nog veranderen, bijvoorbeeld door opzeggingen.
Alle toezeggingen en facturen die op basis van die datum te incasseren zijn, verschijnen in het overzicht. - Klik op 'Maak batch van selectie'.
- Na het aanmaken kun je de batch direct downloaden.
In het overzicht staat ook een Uiterste vervaldatum. Je moet de batch vóór die datum bij de bank aanleveren.
Te laat? Ben je de uiterste vervaldatum voorbij? Dan vraagt Finance bij het aanmaken van de batch om de incassodatums te wijzigen. De vervaldatum schuift dan automatisch mee.
Wat betekenen al die datums?
| Datum | Betekenis |
|---|---|
| Instructiedatum | Filter: alle opdrachten die tot deze datum geïncasseerd kunnen worden. Vul doorgaans een datum kort vóór de uiterste vervaldatum in. |
| Uiterste vervaldatum | De laatste datum waarop je de batch bij de bank moet aanleveren. Gebaseerd op de vroegste incassodatum in de batch. |
| Incassodatum | De datum waarop de bank de incasso’s uitvoert. |
Meer over timing lees je in het artikel 'Wanneer wordt de incasso voor een donatie uitgevoerd?'.
Stap 5: Batch naar de bank sturen
Stuur het gedownloade bestand naar de bank. Volg daarvoor de instructies van je eigen bank. Op de incassodatum schrijft de bank het geld af van de rekeningen van je relaties.
Wat als de bank opdrachten weigert?
Soms weigert de bank een opdracht of de hele batch. Dit kan twee vormen hebben:
De hele batch wordt geweigerd
Dit gebeurt meestal als je de contractlimieten overschrijdt (te veel opdrachten of te hoog totaalbedrag). De batch moet dan in Finance worden teruggedraaid. Neem hiervoor contact op met Procurios Support of je vaste consultant. We stellen dan enkele controlevragen om precies te begrijpen wat er is gebeurd.
Individuele opdrachten worden geweigerd
Sommige banken melden dit netjes als stornering via het banktransactiebestand. Finance verwerkt dat automatisch. Andere banken melden geweigerde opdrachten alleen op het moment dat je het bestand aanbiedt. In dat geval moet je die opdrachten handmatig terugdraaien:
- Ga naar Finance > Automatische incasso > Batches > Archief
- Open de betreffende batch
- Zoek de geweigerde opdracht(en) op
- Markeer ze als 'Afgewezen door de bank' via het pictogram aan het einde van de regel
Stap 6: Banktransacties verwerken
Na de incassodatum lees je de banktransacties in via Finance. De incassobedragen die succesvol zijn geïnd, komen op/rond de instructiedatum terug als één totaalregel in het transactieoverzicht. Finance koppelt die transactie automatisch aan de juiste toezeggingen of facturen. De regel staat daarna op 'Verwerkt' en hoeft geen verdere actie.
Het belangrijkste moment om banktransacties in te lezen is de week na de incassodatum. In die week komen de meeste storneringen en foutmeldingen binnen. Let op: een rekeninghouder heeft tot 8 weken na de incassodatum het recht om te storneren. Er kunnen dus ook later nog storneringen binnenkomen.
Gebruik je Ponto? Dan leest het systeem je banktransacties elke dag automatisch in. Je hoeft dit niet zelf te doen. Meer informatie lees je in het artikel: 'Koppeling voor automatische verwerking banktransacties inrichten'.
Meer informatie over handmatig importeren lees je in het artikel 'Hoe importeer ik banktransacties?'.
Wat als een incasso niet is gelukt?
Controleer periodiek of er mislukte opdrachten zijn via Finance > Automatische incasso > Mislukte opdrachten. Daar zie je welke incasso's niet zijn gelukt en wat de reden is.
Vanuit daar heb je een aantal opties:
- Opnieuw proberen: in veel gevallen kun je een mislukte opdracht direct opnieuw aanbieden. Meer informatie lees je in het artikel 'Hoe verwerk ik mislukte incasso-opdrachten?'.
- Toezegging opvolgen: is een donatie mislukt? Volg de relatie dan op met een belletje, e-mail of brief. Meer informatie lees je in het artikel 'Controle op openstaande toezeggingen'.
- Herinnering sturen: is een factuur niet betaald? Stuur de debiteur dan een herinnering. Voor incasseerbare facturen kun je aangeven dat je het opnieuw gaat proberen. Is de factuur niet meer incasseerbaar (omdat de incassoafspraak is ingetrokken)? Dan kun je een betaalinstructie en betaallink toevoegen. Lees meer over 'Factuur-herinneringen versturen'.