Korte samenvatting:
Ga naar Donations > Toezeggingscontrole. Filter op maand en jaar. Is er een incassoafspraak? Bekijk de incasso-opdrachten om de oorzaak te vinden. Is er geen incassoafspraak? Controleer of de overschrijving is binnengekomen en of deze aan de juiste relatie is gekoppeld. Neem contact op met de donateur als de betaling ontbreekt.
Een donateur heeft toegezegd maandelijks te doneren, maar de betaling komt niet binnen. Hoe kom je erachter wat er mis is? En hoe los je het op?
Door allerlei oorzaken kan het gebeuren dat een toezegging niet de verwachte betaling oplevert. Denk aan een verlopen bankrekening, een mislukte incasso of een vergeten overboeking. Met de toezeggingscontrole in Donations houd je hier grip op.
Openstaande toezeggingen zoeken
- Ga naar Donations > Toezeggingscontrole
- Kies Periodiek of Eenmalig
Je ziet nu direct een overzicht van openstaande Toezeggingen (waarvoor nog geen betaling is binnengekomen).
Filteren
Gebruik het filtermenu rechts om het overzicht te verfijnen. Het belangrijkste filter is Niet nagekomen in periode: kies de maand en het jaar waarvoor je wilt controleren.
Daarnaast kun je filteren op:
- Administratie / Niet in administratie: Bekijk toezeggingen voor fondsen uit een bepaalde administratie
- Fonds / Niet in fonds: Bekijk toezeggingen voor een specifiek fonds
- Campagne / Niet in campagne: Filter op toezeggingen die aan een bepaalde campagne zijn gekoppeld
- Heeft deze actie(s) / Heeft deze actie(s) niet: Filter op specifieke acties
- Heeft dit wervingskanaal / Heeft dit wervingskanaal niet: Filter op het wervingskanaal waarmee de toezegging is binnengekomen
- Frequentie: Filter op maandelijks, twee-maandelijks, drie-maandelijks, half-jaarlijks of jaarlijks
- Aangemaakt in periode: Filter op de datum waarop de toezegging is aangemaakt
- Gestart in periode: Filter op de startdatum van de toezegging
- Beëindigd in periode: Filter op toezeggingen die in een bepaalde periode zijn beëindigd
- Toegezegd: Filter op een minimum- en/of maximumbedrag
- Gedoneerd: Filter op hoeveel er daadwerkelijk is gedoneerd
- Te verwachten: Filter op het bedrag dat nog verwacht wordt
- Incasseerbaar / Niet incasseerbaar: Filter op toezeggingen die wel of niet via automatische incasso lopen.
- Status: Filter op actieve of gearchiveerde toezeggingen. Meestal kies je voor actief, zodat je de gearchiveerde toezeggingen niet opnieuw hoeft te beoordelen.
Klik op 'Filteren' om de resultaten te bekijken. Klik op 'Leegmaken' om alle filters te verwijderen.
Wat zie je in het overzicht?
Boven het overzicht zie je een samenvatting van de gefilterde toezeggingen:
- Aantal toezeggingen: Het totaal aantal openstaande toezeggingen
- Aantal donateurs: Het aantal unieke donateurs
- Toegezegd: Het totaalbedrag dat is toegezegd
- Gedoneerd: Het bedrag dat al is ontvangen
- Te verwachten: Het bedrag dat nog verwacht wordt als de toezeggingen worden nagekomen
In de lijst zie je per toezegging de donateur, het fonds, de actie, de aanmaakdatum, de frequentie, de start- en einddatum, en het toegezegde bedrag. Bij periodieke toezeggingen zie je ook de kolommen 'Gedoneerd' en 'Te verwachten'.
Toezegging bekijken
Klik op het vergrootglas-icoon rechts naast een toezegging om de details te openen.
Je ziet hier alle gegevens van de toezegging, waaronder:
- De frequentie, het bedrag en het fonds
- Of de toezegging fiscaal aftrekbaar is
- De gekoppelde actie en donateur
- De startdatum en eventuele einddatum
- De gekoppelde incassoafspraak (als die er is)
- De transactie-omschrijving
Onderaan de detailweergave zie je de donatiegeschiedenis: het aantal donaties, het totaalbedrag en het gemiddelde bedrag. In de lijst daaronder staan de individuele donaties met fonds, actie, datum, bedrag en type (bijvoorbeeld 'Incasso' of 'Overschrijving').
Hier kun je snel zien of er überhaupt donaties zijn binnengekomen voor deze toezegging.
Oorzaak achterhalen
Heb je een openstaande toezegging gevonden? Dan hangt de volgende stap af van hoe de donateur betaalt.
Toezegging met incasso-afspraak
Is er een incassoafspraak gekoppeld aan de toezegging? Bekijk dan waarom de incasso mogelijk niet lukt.
- Klik in de detailweergave van de toezegging op de gekoppelde incassoafspraak (bijvoorbeeld 'M904995277503012020')
- Je ziet nu de afspraak met: de incassant, het type (doorlopend of eenmalig), het mandaatnummer, de datum van ondertekening, de pre-notificatiedatum en de bankgegevens van de donateur
- Bekijk onder Opdrachten de status van de incasso-opdrachten
In het overzicht met opdrachten zie je per incasso de referentie, de incassodatum, het type, het bedrag, de transactie-omschrijving, de batch en de status. Door op het vergrootglas bij een mislukte opdracht te klikken, zie je de reden. Bijvoorbeeld: de bankrekening is opgeheven of het saldo was ontoereikend.
Meer over het verwerken van mislukte incasso-opdrachten lees je in het artikel: 'Hoe verwerk ik mislukte incasso-opdrachten (storneringen)?'
Toezegging zonder incassoafspraak
Niet elke toezegging heeft een incassoafspraak. Sommige donateurs hebben gekozen om via een eigen overschrijving te betalen. In dat geval is er geen incasso die kan mislukken. De toezegging staat open omdat de verwachte overschrijving niet aan de toezegging is gekoppeld.
Dat kan verschillende oorzaken hebben:
De overschrijving is niet binnengekomen
De donateur is het vergeten, heeft de overschrijving stopgezet bij de bank, of wil de toezegging beindigen. Neem contact op met de donateur om te achterhalen wat er aan de hand is.
De donateur staat dubbel in het CRM
De automatische verwerking van bankoverschrijvingen werkt alleen als het rekeningnummer bij precies n relatie geregistreerd staat. Staat dezelfde bankrekening bij twee of meer relaties? Dan kan Procurios de betaling niet automatisch koppelen. De donatie is vervolgens mogelijk aan de verkeerde relatie gekoppeld, of helemaal niet verwerkt. Controleer of de donateur dubbel in het CRM staat en voeg de dubbele relaties samen. Meer hierover lees je in het artikel: 'Hoe voeg ik dubbele relaties samen?'
Probleem oplossen
Nu je weet wat er mis is, kun je actie ondernemen. Een paar veelvoorkomende situaties:
- Bankrekening opgeheven: Neem contact op met de donateur en vraag het nieuwe IBAN. Je kunt de bankrekening direct bijwerken vanuit de incassoafspraak via de knop 'Wijzig bankrekening'. Vul het nieuwe IBAN en de datum van ondertekening in. Het nieuwe mandaatnummer wordt automatisch toegevoegd. Vergeet niet om de donateur opnieuw te prenotificeren.
- Saldo ontoereikend: Neem contact op om een nieuwe incassodatum af te spreken.
- Overschrijving niet ontvangen: Stuur een vriendelijke herinnering of bel de donateur om te vragen of de toezegging nog loopt.
- Donateur wil stoppen: Beëindig de toezegging door een einddatum in te vullen. Zo blijft de historie bewaard.
- Dubbele relatie of verkeerde koppeling: Voeg dubbele relaties samen in het CRM en corrigeer de verwerking in Finance > Banktransacties.
Je kunt ook een lijst met openstaande toezeggingen exporteren. Zo kun je via een mailing alle betrokken donateurs tegelijk een herinnering sturen.