Korte samenvatting:
Ga naar Donations > Toezeggingscontrole. Filter op maand en jaar. Is er een incassoafspraak? Bekijk de incasso-opdrachten om de oorzaak te vinden. Is er geen incassoafspraak? Controleer of de overschrijving is binnengekomen en of deze aan de juiste relatie is gekoppeld. Neem contact op met de donateur als de betaling ontbreekt.
Een donateur heeft toegezegd maandelijks te doneren, maar de betaling komt niet binnen. Hoe kom je erachter wat er mis is? En hoe los je het op?
Door allerlei oorzaken kan het gebeuren dat een toezegging niet de verwachte betaling oplevert. Denk aan een verlopen bankrekening, een mislukte incasso of een vergeten overboeking. Met de toezeggingscontrole in Donations houd je hier grip op.
Openstaande toezeggingen zoeken
- Ga naar Donaties > Toezeggingscontrole
- Kies Periodiek of Eenmalig
Je ziet nu direct een overzicht van openstaande Toezeggingen (waarvoor nog geen betaling is binnengekomen).
- Selecteer de gewenste maand en het jaar in het filtermenu rechts
- Vink 'Incasseerbaar' aan als je specifiek wilt kijken naar toezeggingen die via automatische incasso lopen. Bij deze groep gaat in de praktijk het vaakst iets mis.
- Klik op 'Filter'
Tip: Is het filtermenu ingeklapt? Beweeg je muis naar de rechterzijde van het scherm om het uit te klappen. Met het filter-icoon bovenin de kolom zet je het menu vast.
Oorzaak achterhalen
Heb je een openstaande toezegging gevonden? Dan hangt de volgende stap af van hoe de donateur betaalt.
Toezegging met incasso-afspraak
Is er een incassoafspraak gekoppeld aan de toezegging? Dan kun je inzoomen op de mislukte incasso.
- Klik op het vergrootglas-icoon om de toezegging te openen
- Open vanuit de toezegging de gekoppelde Incassoafspraak
- Bekijk de status van de incasso-opdrachten
In de incassoafspraak zie je welke incasso's zijn geslaagd en welke zijn mislukt. Door op het vergrootglas bij een mislukte incasso-opdracht te klikken, zie je de reden. Bijvoorbeeld: de bankrekening is opgeheven of het saldo was ontoereikend.
Meer over het verwerken van mislukte incasso-opdrachten lees je in het artikel: 'Hoe verwerk ik mislukte incasso-opdrachten (storneringen)?'
Toezegging zonder incassoafspraak
Niet elke toezegging heeft een incassoafspraak. Sommige donateurs hebben gekozen om via een eigen overschrijving te betalen. In dat geval is er geen incasso die kan mislukken. De toezegging staat open omdat de verwachte overschrijving niet aan de toezegging is gekoppeld.
Dat kan verschillende oorzaken hebben:
De overschrijving is niet binnengekomen
De donateur is het vergeten, heeft de overschrijving stopgezet bij de bank, of wil de toezegging beindigen. Neem contact op met de donateur om te achterhalen wat er aan de hand is.
De donateur staat dubbel in het CRM
De automatische verwerking van bankoverschrijvingen werkt alleen als het rekeningnummer bij precies n relatie geregistreerd staat. Staat dezelfde bankrekening bij twee of meer relaties? Dan kan Procurios de betaling niet automatisch koppelen. De donatie is vervolgens mogelijk aan de verkeerde relatie gekoppeld, of helemaal niet verwerkt. Controleer of de donateur dubbel in het CRM staat en voeg de dubbele relaties samen. Meer hierover lees je in het artikel: 'Hoe voeg ik dubbele relaties samen?'
Probleem oplossen
Nu je weet wat er mis is, kun je actie ondernemen. Een paar veelvoorkomende situaties:
- Bankrekening opgeheven: Neem contact op met de donateur en vraag het nieuwe IBAN.
- Saldo ontoereikend: Neem contact op om een nieuwe incassodatum af te spreken.
- Overschrijving niet ontvangen: Stuur een vriendelijke herinnering of bel de donateur om te vragen of de toezegging nog loopt.
- Donateur wil stoppen: Beëindig de toezegging door een einddatum in te vullen. Zo blijft de historie bewaard.
- Dubbele relatie of verkeerde koppeling: Voeg dubbele relaties samen in het CRM en corrigeer de verwerking in Finance > Banktransacties.
Je kunt ook een lijst met openstaande toezeggingen exporteren. Zo kun je via een mailing alle betrokken donateurs tegelijk een herinnering sturen.