Korte samenvatting:
Filter eerst de toezeggingen die je wilt bewerken via Donations > Toezeggingen. Klik daarna op 'Bulkbewerking'. Je kunt het bedrag, de actie, de transactie-omschrijving en de einddatum aanpassen. Bij het instellen van een einddatum vul je ook de reden van opzegging en de actie die tot opzegging leidde in.
Soms wil je voor een grote groep toezeggingen tegelijk iets aanpassen. Denk aan het beëindigen van toezeggingen na een campagne die afloopt, of het koppelen van een actie aan een groep toezeggingen die je nog niet had gekoppeld. Dat hoeft niet n voor n.
Wat is een toezegging?
Een toezegging is de afspraak tussen een donateur en jouw organisatie over het geven van een donatie. Meer over toezeggingen lees je in het artikel: 'Hoe maak ik een toezegging aan?'
Welke kenmerken kun je in bulk wijzigen?
Via de bulkbewerking kun je de volgende kenmerken aanpassen:
- Bedrag: Het toegezegde bedrag wijzigen. Let op: bij toezeggingen waarvoor al incasso-opdrachten zijn verwerkt, kun je het bedrag niet meer wijzigen. De bulkbewerking controleert dit voor je.
- Actie: De actie wijzigen die aan de toezegging is gekoppeld, of de actie leegmaken. Dit is handig als je achteraf een groep toezeggingen wilt koppelen aan een campagne-actie. Bij het wijzigen van de actie kun je ook kiezen om de actie van alle donaties die aan de geselecteerde toezeggingen zijn gekoppeld mee te wijzigen. Kies 'Wijzig de actie van alle donaties van de geselecteerde toezeggingen' als je dit wilt. Kies 'Donaties niet wijzigen' als je alleen de toezeggingen wilt aanpassen. Meer over acties lees je in het artikel: 'De gevolgen van jouw acties vastleggen'
- Transactie-omschrijving: De omschrijving wijzigen die op het rekeningafschrift van de donateur verschijnt.
- Einddatum: Een einddatum instellen om toezeggingen te beëindigen, of de einddatum leegmaken om een beëindiging ongedaan te maken.
Andere kenmerken van toezeggingen kun je niet via een bulkbewerking wijzigen. Wil je iets anders aanpassen? Dan doe je dat per toezegging apart.
Toezeggingen beëindigen in bulk
Het beëindigen van toezeggingen is de meest gebruikte toepassing van de bulkbewerking. Als je een einddatum instelt, vul je ook twee verplichte velden in:
- Reden van opzegging: Waarom worden deze toezeggingen beëindigd? Bijvoorbeeld 'Project beëindigd'.
- Actie die tot opzegging leidde: Welke actie of gebeurtenis was de aanleiding? Bijvoorbeeld een specifieke mailing of telefonische actie.
Wil je een einddatum juist verwijderen? Kies dan 'Maak "Einddatum" leeg'. De bijbehorende velden (reden van opzegging en actie die tot opzegging leidde) worden dan ook leeggemaakt.
Let op: Als je de einddatum verwijdert, wordt de gekoppelde incasso mogelijk opnieuw actief (tenzij de incassoafspraak is ingetrokken). Zorg dat je goed weet wat de gevolgen zijn voordat je een einddatum verwijdert voor een groep toezeggingen.
Zo doe je een bulkbewerking
Let op: De bulkbewerking past alle toezeggingen in je huidige filter aan. Controleer daarom altijd goed of je filter klopt voordat je de bewerking uitvoert.
- Ga naar Donations > Toezeggingen
- Gebruik het filtermenu rechts om de juiste toezeggingen te selecteren. Je kunt filteren op administratie, fonds, campagne, actie(s), wervingskanaal en meer.
- Controleer of je selectie klopt. Kijk naar het aantal toezeggingen boven het overzicht.
- Klik op 'Bulkbewerking' boven het overzicht
- Kies per kenmerk of je het wilt wijzigen, leegmaken of niet wijzigen:
- Kies 'Niet wijzigen' als je het kenmerk wilt laten zoals het is
- Kies 'Wijzig' om een nieuwe waarde in te vullen
- Kies 'Maak leeg' (waar beschikbaar) om het kenmerk te verwijderen
- Vul de nieuwe waarden in
- Bevestig de wijziging
Let op: Procurios voert een validatie uit voordat de bulkbewerking wordt toegepast. Mag een wijziging niet op alle geselecteerde toezeggingen worden doorgevoerd, bijvoorbeeld omdat er al incasso-instructies aanwezig zijn, dan krijg je een overzicht met de redenen. De bulkbewerking wordt dan in zijn geheel niet uitgevoerd. Pas je selectie of je wijziging aan en probeer het opnieuw.
Toezeggingen exporteren
Wil je de gefilterde lijst met toezeggingen verder verwerken? Klik op 'Exporteer als Excelbestand' boven het overzicht om de toezeggingen te downloaden.
Verwante artikelen
- 'Hoe maak ik een toezegging aan?' - Toezeggingen aanmaken, wijzigen en beëindigen
- 'De gevolgen van jouw acties vastleggen' - Acties beheren en koppelen aan handelingen
- 'Hoe controleer ik openstaande toezeggingen?' - Controleren waarom een toezegging openstaat
- 'Hoe bewerk ik donaties in bulk?' - Meerdere donaties tegelijk bewerken (fiscaal aftrekbaar, fiscaal jaar)