Korte samenvatting: Ga naar Donations > Instellingen > Fiscaal attest om de instellingen te doorlopen. Je stelt achtereenvolgens de gegevens van je organisatie, de ontvangersgegevens, het PDF-sjabloon en de e-mailinstellingen in. Dit artikel is alleen relevant voor Belgische organisaties.
Belgische erkende verenigingen zijn verplicht om elk jaar voor 1 maart een fiscaal attest te bezorgen aan hun schenkers. Ook de FOD Financiën ontvangt een kopie. Voordat je attesten kunt genereren, moet je de instellingen eenmalig goed inrichten. Dit artikel legt uit hoe je dat doet.
De instellingen
Ga via het hoofdmenu naar Donations en vervolgens links onderaan naar Instellingen (1). Hier kies je voor Fiscaal attest (2).
De instellingen zijn verdeeld in zeven categorieën:
- Algemeen
- Rechtspersoon
- Natuurlijk persoon
- Rechtspersoon
- Sjabloon Attest PDF
- E-mailinstellingen attest
- E-mailsjabloon (in geval van activatie attest per e-mail)
1. Algemeen
Hier kies je welk type e-mailadres gebruikt wordt voor de ontvanger van het fiscaal attest. Dit e-mailadres staat in het CRM bij de relatie. Procurios gebruikt het voor de CSV-export en voor het versturen van het attest per mail.
Heeft een relatie geen e-mailadres van het gekozen type? Dan kan het attest niet per mail verstuurd worden.
2. Rechtspersoon (afzender)
Vul hier de gegevens in van je eigen organisatie. Dit is de organisatie die de fiscale attesten uitreikt. Voer het KBO-nummer in volgens het formaat van het btw-nummer.
3. Natuurlijk persoon (ontvanger)
Hier stel je in welke gegevens van een relatie worden gebruikt voor het fiscaal attest van een natuurlijk persoon.
Stel het volgende in:
- Welk(e) relatietype(n) gelden als natuurlijk persoon
- Welk adrestype je wil gebruiken
- Het veld voor de geboortedatum
- Het veld voor het rijksregisternummer
Het rijksregisternummer is geen standaardveld in het CRM. Als deze nog niet aanwezig is, kan je hiervoor in het CRM een nieuw vrij veld aanmaken van het type Belgisch rijksregisternummer.
4. Rechtspersoon (ontvanger)
Hier stel je in welke gegevens worden gebruikt voor het fiscaal attest van een rechtspersoon (bijvoorbeeld een bedrijf of stichting).
- Selecteer de relatietypes die als rechtspersoon gelden.
- Kies het adrestype.
- Kies het veld voor het KBO-nummer.
5. Sjabloon attest PDF
Hier maak je het PDF-sjabloon voor het fiscaal attest. Kies een logo uit de bibliotheek en stel de body tekst en footer in.
In de body tekst en footer zijn de volgende veldcodes beschikbaar:
- Datum van attest
- Fiscaal jaar
- Bedrag
Ontdek welke gegevens verplicht in het sjabloon moeten staan op de website van FOD Financiën.
6. E-mailinstellingen attest
Stel hier in of je de fiscale attesten per e-mail wil versturen. Wil je liever per post versturen? Sla dan de instellingen op. Je bent dan klaar.
Kies je voor e-mail? Stel dan in welke website gebruikt wordt voor de links in de mail. Schenkers downloaden het attest via die website.
7. E-mailsjabloon
Stel hier de verzender en eventuele extra ontvangers in. Kies een e-mailtemplate en stel de mail naar wens samen.
Beschikbare veldcodes:
- Volledige naam van de donateur
- Voornaam van de donateur
- Naam van de donateur
- Fiche jaar
- Fiche bedrag
- Fiche referentie
- Download url
Let op: Het attest wordt niet als bijlage meegestuurd met de mail. Schenkers kunnen het alleen downloaden via de download-url in de mail.
Volgende stap
Zijn alle instellingen opgeslagen? Dan kun je verder met het genereren van fiscale attesten. Meer informatie vind je in het artikel: 'Hoe genereer ik fiscale attesten voor donateurs?'