In België moeten erkende verenigingen voor 1 maart een fiscaal attest bezorgen aan de schenkers en aan de FOD Financiën. Wanneer je fiscale attesten wil gaan genereren, is het nodig om te zorgen dat alles juist is ingesteld. Dit artikel beschrijft hoe je dit doet.
Dit artikel is alleen relevant voor Belgische organisaties.
Ga via het hoofdmenu naar Donations en vervolgens links onderaan naar Instellingen (1). Hier kies je voor Fiscaal attest (2).
De instellingen
Op het scherm staan nu de instellingen in de volgende categorieën:
- Algemeen
- Rechtspersoon
- Natuurlijk persoon
- Rechtspersoon
- Sjabloon Attest PDF
- E-mailinstellingen attest
- E-mailsjabloon (in geval van activatie attest per e-mail)
1. Algemeen
In de categorie Algemeen vind je de instelling vinden om een e-mailadres type in te stellen, welke voor de ontvanger van het fiscale attest gebruikt zal worden. Indien de relatie een e-mailadres van het gekozen type in het CRM heeft, zal deze in de CSV-export worden toegevoegd. Daarnaast zal dit e-mailadres gebruikt worden om het fiscale attest naar te versturen per mail, als hier later in de instellingen voor gekozen wordt.
Als een relatie geen e-mailadres van het gekozen type heeft, zal het attest niet per mail verstuurd kunnen worden.
2. Rechtspersoon (afzender)
Bij de eerste sectie Rechtspersoon vul je de gegevens van je eigen organisatie in: de organisatie die de fiscale attesten uitreikt.
Voor het veld KBO voer je deze in volgens het formaat van het btw-nummer.
3. Natuurlijk persoon (ontvanger)
Bij Natuurlijk persoon stel je vervolgens in welke gegevens van een relatie worden gebruikt voor het fiscale attest van een natuurlijk persoon.
Om te beginnen stel je in welk(e) relatietype(n) voor de fiscale attesten wordt/worden gezien als natuurlijk persoon (1).
Vervolgens stel je in van welk adrestype (2) je de data wil gebruiken, het veld voor de geboortedatum (3) en het veld voor het rijksregisternummer (4).
Het rijksregisternummer is geen standaardveld in het CRM. Als deze nog niet aanwezig is, kan je hiervoor in het CRM een nieuw vrij veld aanmaken van het type Belgisch rijksregisternummer.
4. Rechtspersoon (ontvanger)
Hier komen we nogmaals in een categorie Rechtspersoon, ditmaal als ontvanger van het fiscaal attest.
Net als bij Natuurlijk persoon selecteer je hier de relatietypes die als rechtspersoon gezien worden voor het fiscaal attest en kies je het gebruikte adrestype.
Vervolgens kies je het veld dat gebruikt wordt voor het KBO.
5. Sjabloon attest PDF
Vervolgens maak je het sjabloon voor de PDF van het fiscaal attest.
Hiervoor kies je uit de bibliotheek het logo en stel je de body tekst en footer in.
Binnen de body tekst en footer zijn de volgende veldcodes beschikbaar:
- Datum van attest
- Fiscaal jaar
- Bedrag
Ontdek op de website van FOD Financiën welke gegevens er in het sjabloon moeten staan.
6. E-mailinstellingen attest
Hier stel je om te beginnen in of je de fiscale attesten per e-mail wil versturen. Liever per post? Dan ben je klaar met de instellingen en kan je deze opslaan.
Als je de fiscale attesten wel per mail wil versturen, zal je deze nu in moeten stellen.
Om te beginnen kies je hier welke website gebruikt moet worden voor urls in de mail. Het fiscaal attest kan gedownload worden via de website die je hier instelt.
7. E-mailsjabloon
Vervolgens stel je de verzender en eventuele extra ontvangers van de mail in. Ook kies je hier het template en stel je de mail verder naar wens samen.
Hierbij heb je de beschikking over enkele veldcodes:
- Volledige naam van de donateur
- Voornaam van de donateur
- Naam van de donateur
- Fiche jaar
- Fiche bedrag
- Fiche referentie
- Download url
Let op! Het attest wordt niet als bijlage toegevoegd aan de mail en kan enkel via de download url worden toegevoegd.
Nu je klaar bent met het instellen van het fiscale attest, kun je verdergaan met het genereren van fiscale attesten.