Korte samenvatting:
In een configuratieset koppel je het fonds, de betaalmethodes en de incassant aan elkaar. Ga naar Donations > Instellingen > Online donatie en klik bij Configuratiesets op 'Toevoegen'.
Je hebt bedragsets aangemaakt en je fondsen staan klaar. Nu moet je instellen he donateurs kunnen betalen en aan welk fonds hun donatie wordt gekoppeld. Dat doe je in een configuratieset. De configuratieset is de schakel tussen je fondsen, je betaalmethodes en je donatieformulier.
Dit artikel is stap 2 (vervolg) uit het stappenplan in 'Donatieformulier inrichten: het stappenplan'.
Wat is een configuratieset?
Een configuratieset bundelt de volgende instellingen:
- Fonds: aan welk fonds worden de donaties gekoppeld?
- Startmoment: wanneer gaat de eerste incasso in?
- Eenmalige betalingsmethodes: hoe kan de donateur een eenmalige donatie betalen? Denk aan iDEAL/Wero, Bancontact, automatische incasso of overschrijving.
- Periodieke betalingsmethodes: hoe kan de donateur periodiek betalen? Denk aan automatische incasso of overschrijving.
- Transactieomschrijving: welke tekst verschijnt op het bankafschrift van de donateur?
Welke betaalmethodes beschikbaar zijn om te selecteren, hangt af van wat je eerder hebt ingesteld in Finance > Instellingen > Betaalmethodes. Heb je daar nog geen betaalmethodes ingesteld? Lees dan eerst het artikel 'Getting started met online betaalmethodes'.
Wanneer maak je een nieuwe configuratieset aan?
Je kunt een bestaande configuratieset hergebruiken voor meerdere formulieren. Maar soms is het beter om een aparte configuratieset aan te maken. Dat is het geval als je:
- Donaties voor een specifieke campagne wilt koppelen aan een apart fonds.
- Een afwijkende transactieomschrijving wilt gebruiken, zodat donateurs op hun bankafschrift zien waarvoor ze hebben gegeven.
- Andere betaalmethodes wilt aanbieden dan op je standaardformulier.
- Een andere incassant wilt gebruiken.
Heb je geen van deze behoeftes? Dan kun je je bestaande configuratieset hergebruiken.
Configuratieset aanmaken
Ga naar Donations > Instellingen > Online donatie.
- Klik op 'Voeg configuratieset toe'.
- Geef de configuratieset een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'Online doneren - Algemeen fonds'.
- Selecteer het fonds (of meerdere fondsen, zie verderop in dit artikel).
- Kies bij Startmoment wanneer de eerste incasso moet ingaan. Zo snel mogelijk? Op een specifieke weekdag of een specifieke dag in de maand>
Kies je voor een specifieke dag in de week? Vul dan ook de weekdag in.
Kies je voor een specifieke dag in de maand, vul dan ook het dagnummer in. Omdat de maand februari meestal maar 28 dagen heeft, kun je ten hoogste 28 invullen.
- Selecteer de gewenste eenmalige betalingsmethodes.
- Selecteer de gewenste periodieke betalingsmethodes.
- Geef bij de titelvelden aan hoe je de gekozen betalingsmethodes wilt noemen op het donatieformulier.
- Vul een transactieomschrijving in, bijvoorbeeld 'Bedankt voor je donatie' of 'Donatie Leeuwenfonds'.
- Heb je automatische incasso geselecteerd? Dan verschijnen er extra velden. Kies de juiste incassant en stel de pre-notificatietermijn in (zie 'Automatische incasso instellen' verderop).
- Klik op 'Opslaan'.
Betaalmethodes kiezen
In de configuratieset kies je apart welke betaalmethodes je aanbiedt voor eenmalige en voor periodieke donaties.
Standaard beschikbare betaalmethodes
De volgende betaalmethodes zijn altijd beschikbaar:
- Automatische incasso: de donateur geeft toestemming om het bedrag af te schrijven. Bruikbaar voor zowel eenmalige als periodieke donaties.
- Overschrijving: de donateur maakt zelf het bedrag over. Bruikbaar voor zowel eenmalige als periodieke donaties.
Online betaalmethodes via je PSP
Online betaalmethodes zoals iDEAL/Wero en Bancontact verschijnen alleen als optie als je organisatie een koppeling heeft met een Payment Service Provider (PSP), zoals Rabo Smart Pay, Mollie of Buckaroo. Deze koppeling stel je eenmalig in via Finance > Instellingen > Betaalmethodes.
- Heb je dat nog niet gedaan? Lees dan eerst het artikel 'Getting started met online betaalmethodes'.
- Online betaalmethodes zijn alleen beschikbaar voor eenmalige donaties. Wil je periodiek doneren aanbieden? Gebruik dan automatische incasso.
Titels van betaalmethodes op het formulier
Wanneer je 'Automatische incasso' of 'Overschrijving' selecteert, verschijnt er een veld Titel automatische incasso en/of Titel bankoverschrijving. Dit is de naam waaronder de betaalmethode als optie verschijnt op het donatieformulier. Je kunt deze titels ook vertalen naar andere talen.
De titels voor online betaalmethodes zoals iDEAL (Wero) en Bancontact stel je niet hier in, maar bij de betaalmethode zelf in Finance > Instellingen > Betaalmethodes.
Automatische incasso instellen
Selecteer je automatische incasso als betaalmethode? Dan verschijnen er extra instellingen onderaan de configuratieset.
Je moet eerst een incassant hebben aangemaakt in Finance. Dit is onderdeel van de eenmalige basisinrichting. Meer hierover lees je in het artikel 'Incassanten toevoegen en beheren'.
Heb je al een incassant? Stel dan het volgende in:
- Kies bij Incassant de juiste incassant.
- Vink aan of je rekening wilt houden met de pre-notificatietermijn. Zo ja, vul het aantal dagen in (standaard 14 dagen).
Let op de wisselwerking tussen het startmoment en de pre-notificatietermijn. Stel: je hebt ingesteld dat de incasso op de 1e van de maand plaatsvindt en de pre-notificatietermijn is 14 dagen. Doneert iemand op de 25e van de maand, dan is er niet genoeg tijd om de prenotificatie te versturen. De eerste incasso schuift dan automatisch door naar de volgende maand.
Let op de wisselwerking tussen het startmoment en de pre-notificatietermijn. Stel: je hebt ingesteld dat de incasso op de 1e van de maand plaatsvindt en de pre-notificatietermijn is 14 dagen. Doneert iemand op de 25e van de maand, dan is er niet genoeg tijd om de prenotificatie te versturen. De eerste incasso schuift dan automatisch door naar de volgende maand.
Lees meer over prenotificatie in 'Prenotificaties instellen voor donaties'.
Meerdere fondsen aanbieden op het formulier
Wil je donateurs laten kiezen aan welk fonds ze geven? Dan kun je meerdere fondsen selecteren in een configuratieset. Bij Fonds klik je op 'Selecteren/wijzigen...' en vink je alle gewenste fondsen aan.
Op het donatieformulier verschijnt dan een keuzeveld waarmee de donateur kan kiezen. Geef je fondsen daarom duidelijke en herkenbare namen. De donateur ziet deze namen op het formulier.
Let op: als je meerdere fondsen aanbiedt, moet je in het registratieformulier (CRM) ook het veld 'Fonds' toevoegen. Meer hierover lees je in het artikel 'Registratieformulier inrichten voor donaties'.
Configuratieset wijzigen
Wil je een bestaande configuratieset aanpassen? Klik op het bewerk-icoon (potlood) rechts naast de configuratieset die je wilt wijzigen.
Volgende stap
Nu je de configuratieset hebt aangemaakt, is de volgende stap het inrichten van het registratieformulier in CRM. Lees verder in het artikel 'Registratieformulier inrichten voor donaties'.