Korte samenvatting:
Een direct mail campagne opzetten doe je in vijf stappen: (1) stel je doelgroep samen in CRM, (2) richt het online donatieformulier in, (3) maak een campagne en actie aan in Engagement, (4) genereer het databestand met betalingskenmerken en QR-codes via MailMerge, en (5) lever het bestand aan bij je verzendhuis of print de brieven zelf.
Je wilt donateurs een gepersonaliseerde brief sturen met een donatievraag. Denk aan een nieuwjaarsbrief, een najaarscampagne of een speciale actie. Zo'n brief heet een direct mail.
Dit artikel legt de volgorde uit en geeft je bij elke stap een korte toelichting. Voor de details verwijzen we naar aparte artikelen.
Voordat je begint
Zorg dat de basisinrichting van Donations al klaar is. Denk aan het aanmaken van een fonds en de koppeling met je betaaldienstverlener. Meer informatie vind je in het artikel 'Het donatieproces: van campagne tot boekhouding'.
Zorg ook dat je het volgende bij de hand hebt:
- Je doelgroep: wie wil je een brief sturen?
- Het fonds waarvoor je de donaties wilt ontvangen
- De donatiebedragen die je wilt voorstellen
- De naam van je campagne
Postwens geregeld?
Voor je selectie samenstelt, moet je weten welke donateurs wel of geen post willen ontvangen. Zorg dat je organisatie werkt met een 'Postwens'-veld in het CRM en dat dit veld up-to-date is.
De stappen
Stap 1: Doelgroep selecteren in CRM
Maak voor elke doelgroep een selectie aan in CRM. Een selectie is een momentopname van een groep relaties die niet automatisch verandert. Filter op relaties met een compleet postadres en houd rekening met de postwens van elke relatie.
Wil je meerdere groepen een andere brief of andere bedragen sturen? Maak dan een aparte selectie per segment. Voeg jezelf altijd toe aan de selectie: zo kun je het formulier testen en ontvang je zelf ook een exemplaar van de brief.
Lees meer in het artikel 'Doelgroep samenstellen voor direct mail'.
Stap 2: Online donatieformulier inrichten in CMS
Donateurs die de QR-code scannen, komen terecht op een online donatieformulier. Dit formulier richt je apart in voor je direct mail campagne op een verborgen pagina in het CMS.
Stem de donatiebedragen af op de doelgroep. Maak je meerdere segmenten? Maak dan voor elk segment een apart formulier met passende bedragen.
Lees meer in het artikel 'Online donatieformulier inrichten voor direct mail'.
Stap 3: Campagne en actie aanmaken in Engagement
Wil je achteraf kunnen meten hoeveel donaties je direct mail heeft opgeleverd? Maak dan een campagne en actie aan in Engagement. De actie wordt vastgelegd in het betalingskenmerk en de QR-code. Zo zie je per mailing precies wat de opbrengst is en welk segment het beste heeft gereageerd.
Maak voor elk segment een aparte actie aan. Zo kun je de resultaten van bijvoorbeeld actieve donateurs en slapende donateurs apart inzien.
Heb je al een campagne voor dit jaar? Voeg dan de nieuwe acties toe aan die bestaande campagne. Heb je geen behoefte aan deze meting, dan kun je deze stap overslaan.
Lees meer in het artikel 'Campagne en actie aanmaken voor direct mail'.
Stap 4: Databestand aanmaken met betalingskenmerken en QR-codes
Maak een databestand aan met voor elke ontvanger een uniek betalingskenmerk en een gepersonaliseerde URL voor de QR-code. Je kunt het bestand aanleveren bij een verzendhuis, of zelf de brieven printen.
De standaardroute is via MailMerge. Je koppelt een sjabloon aan je selectie, stelt het fonds en de actie in en legt een contactmoment vast op de bezorgdatum.
Wil je snel een export maken zonder sjabloon? Dan kun je het bestand ook aanmaken via Donations > Fondsen > Betalingskenmerken. Het exportbestand bevat dan alle kolommen en moet je zelf opschonen. Een contactmoment maak je apart aan.
Vergeet niet om het formulier te testen met je eigen account voordat je het bestand aanlevert.
Lees meer in het artikel 'Databestand aanmaken voor direct mail'.
Stap 5: Verwerkingsregel instellen voor bankoverschrijvingen
Niet alle donateurs betalen online via de QR-code of met behulp van een betalingskenmerk. Sommige donateurs maken het bedrag handmatig over via een bankoverschrijving, met de omschrijving uit je brief. Zorg ervoor dat deze overschrijvingen automatisch worden verwerkt als donatie, zodat je ze niet handmatig hoeft te koppelen.
Stel hiervoor een generieke regel in via Donations > Automatisch verwerken van transacties:
- Klik op 'Nieuwe generieke regel'
- Geef de regel een herkenbare naam (bijvoorbeeld 'Jubileumcapagne 2026')
- Vul bij Gematchte beschrijving de betalingsomschrijving in die je in de brief vermeldt
- Kies bij Matchend type hoe streng je wilt matchen. 'Bevat' werkt het meest flexibel: de regel matcht als de omschrijving ergens in de betalingsomschrijving voorkomt
- Vul de periode in waarbinnen je overschrijvingen verwacht
- Selecteer het juiste fonds en koppel de actie uit stap 3
- Klik op 'Opslaan'
Lees meer in het artikel 'Verwerkingsregel instellen voor je direct mail campagne'.
Stap 6: Brieven versturen
Lever het CSV-bestand aan bij je verzendhuis of drukkerij. Zij voegen de gegevens samen met je briefsjabloon en zetten de URL om naar een QR-code op de brief. Test altijd de QR-code in de proefdruk en zorg voor voldoende contrast.
Wil je de brieven zelf printen? Klik dan in stap 4 op 'Download samengevoegd document'. Je krijgt een PDF met alle gepersonaliseerde brieven, klaar om te printen.
Zorg voor een veilige manier van delen van de databestanden. Upload het bestand in een kluis van de Library in Procurios en zorg ervoor dat het verzendhuis toegang heeft om deze bestanden te downloaden.
Wat gebeurt er na het versturen?
Wanneer een donateur een overschrijving doet met het betalingskenmerk in de omschrijving, herkent het systeem de betaling automatisch bij het inlezen van de banktransacties. De donatie wordt direct gekoppeld aan het fonds en aan de relatie.
Wanneer een donateur de QR-code scant en online doneert, wordt de donatie ook direct gekoppeld aan de relatie en de actie.
Je kunt de opbrengsten volgen via Donations > Campagnes.