Korte samenvatting:
Een direct mail campagne opzetten doe je in vijf stappen: (1) stel je doelgroep samen in CRM, (2) richt het online donatieformulier in, (3) maak een campagne en actie aan in Engagement, (4) genereer het databestand met betalingskenmerken en QR-codes via MailMerge, en (5) lever het bestand aan bij je verzendhuis of print de brieven zelf.
Je wilt donateurs een gepersonaliseerde brief sturen met een donatievraag. Denk aan een nieuwjaarsbrief, een najaarscampagne of een speciale actie. Zo'n brief heet een direct mail.
Dit artikel legt de volgorde uit en geeft je bij elke stap een korte toelichting. Voor de details verwijzen we naar aparte artikelen.
Voordat je begint
Zorg dat de basisinrichting van Donations al klaar is. Denk aan het aanmaken van een fonds en de koppeling met je betaaldienstverlener. Meer informatie vind je in het artikel 'Het donatieproces: van campagne tot boekhouding'.
Zorg ook dat je het volgende bij de hand hebt:
- Je doelgroep: wie wil je een brief sturen?
- Het fonds waarvoor je de donaties wilt ontvangen
- De donatiebedragen die je wilt voorstellen
- De naam van je campagne
Postwens geregeld?
Voor je selectie samenstelt, moet je weten welke donateurs wel of geen post willen ontvangen. Zorg dat je organisatie werkt met een 'Postwens'-veld in het CRM en dat dit veld up-to-date is.
De stappen
Stap 1: Doelgroep selecteren in CRM
Maak voor elke doelgroep een selectie aan in CRM. Een selectie is een momentopname van een groep relaties die niet automatisch verandert. Filter op relaties met een compleet postadres en houd rekening met de postwens van elke relatie.
Wil je meerdere groepen een andere brief of andere bedragen sturen? Maak dan een aparte selectie per segment. Voeg jezelf altijd toe aan de selectie: zo kun je het formulier testen en ontvang je zelf ook een exemplaar van de brief.
Lees meer in het artikel 'Doelgroep samenstellen voor direct mail'.
Stap 2: Online donatieformulier inrichten in CMS
Donateurs die de QR-code scannen, komen terecht op een online donatieformulier. Dit formulier richt je apart in voor je direct mail campagne op een verborgen pagina in het CMS.
Stem de donatiebedragen af op de doelgroep. Maak je meerdere segmenten? Maak dan voor elk segment een apart formulier met passende bedragen.
Lees meer in het artikel 'Online donatieformulier inrichten voor direct mail'.
Stap 3: Campagne en actie aanmaken in Engagement
Wil je achteraf kunnen meten hoeveel donaties je direct mail heeft opgeleverd? Maak dan een campagne en actie aan in Engagement. De actie wordt vastgelegd in het betalingskenmerk en de QR-code. Zo zie je per mailing precies wat de opbrengst is en welk segment het beste heeft gereageerd.
Maak voor elk segment een aparte actie aan. Zo kun je de resultaten van bijvoorbeeld actieve donateurs en slapende donateurs apart inzien.
Heb je al een campagne voor dit jaar? Voeg dan de nieuwe acties toe aan die bestaande campagne. Heb je geen behoefte aan deze meting, dan kun je deze stap overslaan.
Lees meer in de artikelen 'Campagnes opzetten en impact meten met Engagement' en 'De gevolgen van jouw acties vastleggen'.
Stap 4: Databestand aanmaken met betalingskenmerken en QR-codes
Maak via MailMerge een databestand aan. Dit bestand bevat voor elke relatie een uniek betalingskenmerk en een gepersonaliseerde URL voor de QR-code. Je kunt het bestand aanleveren bij een verzendhuis, of zelf de brieven printen.
Het voordeel van MailMerge: je kiest vooraf welke kolommen je exporteert en hoeft het bestand achteraf niet meer te bewerken. Je kunt ook een contactmoment vastleggen op de datum dat de brief bij de donateur aankomt. Heb je in stap 3 een actie aangemaakt? Dan koppel je die hier ook.
Vergeet niet om het formulier te testen met je eigen account voordat je het bestand aanlevert.
Lees meer in het artikel 'Databestand aanmaken voor direct mail'.
Stap 5: Brieven versturen
Lever het CSV-bestand aan bij je verzendhuis of drukkerij. Zij voegen de gegevens samen met je briefsjabloon en zetten de URL om naar een QR-code op de brief. Test altijd de QR-code in de proefdruk en zorg voor voldoende contrast.
Wil je de brieven zelf printen? Klik dan in stap 4 op 'Download samengevoegd document'. Je krijgt een PDF met alle gepersonaliseerde brieven, klaar om te printen.
Zorg voor een veilige manier van delen van de databestanden. Upload het bestand in een kluis van de Library in Procurios en zorg ervoor dat het verzendhuis toegang heeft om deze bestanden te downloaden.
Wat gebeurt er na het versturen?
Wanneer een donateur een overschrijving doet met het betalingskenmerk in de omschrijving, herkent het systeem de betaling automatisch bij het inlezen van de banktransacties. De donatie wordt direct gekoppeld aan het fonds en aan de relatie.
Wanneer een donateur de QR-code scant en online doneert, wordt de donatie ook direct gekoppeld aan de relatie en de actie.
Je kunt de opbrengsten volgen via Donations > Campagnes.