Korte samenvatting:
Maak een campagne aan in Engagement > Campagnes met een titel, start- en einddatum. Maak daarna per segment een actie aan in Engagement > Acties. Kies als wervingskanaal 'Direct Mail (MailMerge)' en vul bij Inkomende banktransactie match de betalingsomschrijving in die je in de brief vermeldt. Zo wordt de opbrengst per actie automatisch gemeten.
Wil je na het versturen van je direct mail kunnen meten hoeveel donaties de campagne heeft opgeleverd? En per segment weten welk resultaat je hebt behaald? Dan maak je een campagne en actie aan in Engagement.
Dit artikel is een stap uit het stappenplan in 'Direct mail campagne opzetten: het stappenplan'.
Meer over het concept achter campagnes, acties, thema's en wervingskanalen lees je in het artikel 'Campagnes opzetten en impact meten met Engagement'.
Campagne aanmaken
Een campagne is een overkoepelend doel, zoals 'Jubileumcampagne 2026' of 'Najaarscampagne 2026'. Alle acties die je voor die campagne uitvoert (de brief, een opvolg-e-mail, een social media-post) hangen onder dezelfde campagne.
Heb je al een campagne voor dit jaar of deze periode? Dan hoef je geen nieuwe aan te maken. Voeg dan alleen nieuwe acties toe aan de bestaande campagne.
Nieuwe campagne aanmaken
- Ga naar Engagement > Campagnes
- Klik op 'Nieuwe Campagne'
- Vul de volgende velden in:
- Titel: Geef de campagne een herkenbare naam. Bijvoorbeeld 'Jubileumcampagne 2026'.
- Start: De startdatum van de campagne.
- Eind (tot en met): De einddatum. Dit helpt je later om campagnes per periode terug te vinden.
- Boekhoudcode: Optioneel. Vul een boekhoudcode in als je de campagne wilt terugzien in je financile rapportage.
- Omschrijving: Optioneel. Voeg een korte toelichting toe voor je collega's.
- Klik op 'Opslaan'
Acties aanmaken
Een actie is een concrete handeling binnen je campagne. Voor een direct mail campagne is elke brief die je verstuurt een aparte actie. Stuur je meerdere segmenten een andere brief? Maak dan per segment een aparte actie aan. Zo kun je de resultaten per segment apart inzien.
Per segment een actie
Stel je verstuurt twee brieven: één naar actieve donateurs en n naar slapende donateurs. Dan maak je twee acties aan:
- 'Direct mail naar actieve donateurs'
- 'Direct mail naar slapende donateurs'
Zo zie je straks in de rapportage precies welk segment het beste heeft gereageerd.
Nieuwe actie aanmaken
- Ga naar Engagement > Acties
- Klik op 'Nieuwe Actie'
- Vul de volgende velden in:
- Omschrijving: Geef de actie een herkenbare naam. Bijvoorbeeld 'Direct mail naar actieve donateurs'.
- Campagne: Kies de campagne waar deze actie onder valt.
- Wervingskanaal: Kies 'Direct Mail (MailMerge)'. Zo kun je later filteren op alle acties die via direct mail zijn uitgevoerd.
- Thema: Optioneel. Kies een thema als de brief gericht is op een specifiek onderwerp. Bijvoorbeeld 'Leefgebieden' of 'Voortplanting'.
- Boekhoudcode: Optioneel. Vul een boekhoudcode in als je de actie wilt terugzien in je financile rapportage.
- Inkomende banktransactie match: Vul hier de betalingsomschrijving in die je in de brief vermeldt. Zet elke omschrijving op een nieuwe regel. Als een donateur geld overmaakt met deze omschrijving, stelt Procurios deze actie voor bij de verwerking van banktransacties.
- Klik op 'Opslaan'
- Herhaal deze stappen voor elk segment
Inkomende banktransactie match: wanneer vul je dit in?
Het veld Inkomende banktransactie match bij een actie levert een suggestie op bij het verwerken van onverwerkte banktransacties. Het werkt op dezelfde manier als de trefwoorden bij fondsen: als de omschrijving van een bankoverschrijving het trefwoord bevat, stelt Procurios voor om de donatie aan deze actie te koppelen.
Dit is handig als je in de brief een specifieke betalingsomschrijving vermeldt en je wilt dat die overschrijvingen automatisch aan de juiste actie worden gekoppeld. Gebruik dezelfde omschrijving als op de betaling-mislukt-pagina van je donatieformulier.
Tip: Naast de trefwoorden bij de actie kun je ook een generieke regel instellen via Donations > Automatisch verwerken van transacties. Het verschil: een generieke regel verwerkt transacties volledig automatisch (als de donateur bekend is), terwijl de trefwoorden bij de actie alleen een suggestie opleveren. Meer hierover lees je in het artikel 'Verwerkingsregel instellen voor je direct mail campagne'.
Waar gebruik je de actie in de volgende stappen?
De actie die je hier aanmaakt, gebruik je op meerdere plekken in het direct mail proces:
- Bij het databestand: Je koppelt de actie aan de MailMerge of betalingskenmerk-batch. Het betalingskenmerk en de QR-code-URL bevatten daardoor de actiecode. Donaties via de QR-code worden automatisch aan de actie gekoppeld.
- Bij de verwerkingsregel: Als je een generieke regel instelt, koppel je dezelfde actie. Handmatige overschrijvingen worden dan ook aan de juiste actie gekoppeld.
- Bij het contactmoment: Het contactmoment van de MailMerge wordt gekoppeld aan de actie. Zo is op de relatiekaart in het CRM terug te zien welke brief een donateur heeft ontvangen.
Resultaten inzien
Na het versturen van de brieven kun je de opbrengst per actie volgen via Donations > Donaties. Je filtert daar per actie het aantal donaties, het totaalbedrag en het gemiddelde bedrag. Zo kun je de segmenten vergelijken en je volgende campagne daarop afstemmen.
Verwante artikelen
- 'Direct mail campagne opzetten: het stappenplan' - Het complete stappenplan
- 'Campagnes opzetten en impact meten met Engagement' - Uitleg over campagnes, acties, thema's en wervingskanalen
- 'De gevolgen van jouw acties vastleggen' - Acties beheren en koppelen aan handelingen
- 'Actie koppelen aan een formulier' - Actiecode koppelen aan een registratie- of donatieformulier
- 'Bankoverschrijvingen automatisch verwerken als donatie' - Generieke regels en trefwoorden instellen