Korte samenvatting:
Ga naar Donations > Donaties en klik op 'Nieuwe donatie'. Of open de relatiekaart van de donateur in het CRM en voeg daar een donatie toe. Vul minimaal het bedrag, de datum, het fiscale jaar en het fonds in.
Niet alle donaties komen automatisch binnen via een online formulier of bij het verwerken van het bankbestand. Soms ontvang je een donatie die je handmatig wilt vastleggen. Bijvoorbeeld giften die je niet via Procurios hebt ontvangen; contact of via een ander platform. Wil je weten hoeveel een campagne heeft opgebracht? Of wil je alle donaties van een bepaald fonds bekijken over de afgelopen maand? Met de filteropties in Donations vind je snel de donaties die je zoekt.
Wat is een donatie?
Een donatie is een gift die al is ontvangen. Je legt een donatie vast om de betaling te registreren in het systeem, inclusief het bedrag, de datum, het fonds en de donateur.
Een donatie is niet hetzelfde als een toezegging. Een toezegging is de afspraak om in de toekomst te doneren. Een donatie is de daadwerkelijke betaling. Wil je een afspraak vastleggen over een toekomstige gift? Lees dan het artikel: 'Hoe maak ik een toezegging aan?'
Waarom handmatig vastleggen?
Door alle donaties in Procurios vast te leggen, houd je een compleet overzicht. Dat heeft een paar voordelen:
- Je donateurs zien al hun donaties terug in hun persoonlijke overzicht op de website
- Je rapportages en dashboards geven een betrouwbaar beeld van de opbrengsten
- Collega's kunnen de volledige donatiegeschiedenis van een relatie inzien
Donatie toevoegen via Donations
Wil je meerdere donaties achter elkaar invoeren? Dan is het handig om via Donations te werken.
- Ga naar Donations > Donaties
- Klik op 'Nieuwe donatie'
- Vul de volgende velden in:
- Donateur: Zoek en selecteer de donateur
- Donateurstype: Optioneel. Selecteer het donateurstype, bijvoorbeeld 'Particulieren'
- Bedrag: Vul het bedrag in euro's in
- Datum: De datum waarop de donatie is ontvangen
- Fiscaal jaar: Het jaar waarvoor de donatie boekhoudkundig geldt
- Fonds: Selecteer het fonds waaraan de donatie wordt toegekend
- Actie: Optioneel. Koppel de donatie aan een actie als je wilt meten welke campagnehandeling tot de donatie heeft geleid. Meer hierover lees je in het artikel: 'De gevolgen van jouw acties vastleggen'
- Type: Kies het betaaltype, bijvoorbeeld 'Overschrijving' of 'Contant'
- Periodieke donaties: Vink aan als het om een periodieke donatie gaat
- Anonieme donatie: Vink aan als de donateur anoniem wil blijven in rapportages
- Fiscaal aftrekbaar: Standaard aangevinkt. Zet dit uit bij contante giften (contante giften zijn niet aftrekbaar bij de belastingaangifte)
Vul de gegevens in: minimaal het Bedrag, de Datum, het Fiscale jaar en het Fonds
- Klik op 'Opslaan'
Donatie toevoegen via de relatiekaart
Weet je niet zeker of de donateur al bekend is in Procurios? Zoek dan eerst in het CRM.
- Zoek de relatie in het CRM
- Geen resultaat? Voeg de relatie dan eerst toe aan het CRM
- Open de relatiekaart en ga naar het tabblad met Donaties
- Klik op 'Nieuwe donatie'
- Vul dezelfde velden in als hierboven beschreven. Het veld Donateur is al ingevuld met de relatie waarvan je de relatiekaart hebt geopend.
- Klik op 'Opslaan'
Tip: Gaat het om een ingezameld bedrag bij een collecte of evenement dat je niet aan een individuele donateur kunt koppelen? Koppel de donatie dan aan de collecterende organisatie of aan je eigen organisatie.
Donatie in natura of contante gift?
Naast gewone donaties in geld kun je ook donaties in natura toevoegen (zoals geschonken producten of tijd). Meer hierover lees je in het artikel: 'Hoe leg ik een donatie in natura vast?'
Ontvang je een contante gift? In het artikel 'Hoe verwerk ik een contante gift?' lees je welke extra stappen je moet nemen voor de boekhouding.