Korte samenvatting:
Ga naar CRM > Relaties. Klik op 'Filter' en kies 'Contractant' of 'Debiteur' onder het kopje Abonnementen. Kies 'heeft een abonnement' of 'heeft geen abonnement' en voeg subfilters toe, zoals abonnementstype, status of ingangsdatum.
Werk je met leden of abonnees? Dan wil je soms een specifieke groep terugvinden in je CRM. Misschien zoek je alle leden met een bepaald abonnementstype. Of je wilt weten wie er vorig jaar heeft opgezegd. Ook kun je zoeken naar leden met een openstaande betaling. Met de filters voor contractanten en debiteuren met een abonnement stel je zulke lijsten eenvoudig samen.
De relatielijsten in het CRM van Procurios zijn te gebruiken voor veel verschillende doeleinden:
- Segmentatie van doelgroepen (zoals proefabonnees, particuliere leden en bedrijfsleden)
- Een selectie voor een (digitale of direct) mailing
- Een trigger voor een Marketing Automation-journey
- Toegang tot kennisartikelen op de website (paywall), een online community of een bijeenkomst
- Beschikbaarheid van goedkopere of gratis tickets voor een relatiebijeenkomst
In dit artikel leggen we aan de hand van een aantal voorbeelden uit hoe je dit soort lijsten kunt samenstellen op basis van abonnementsgegevens. Hiervoor maken we gebruik van de relatiefilters 'Contractant' of 'Debiteur'.
Contractant of Debiteur?
Voordat je gaat filteren, is het goed om het verschil te kennen tussen deze twee rollen:
Contractant: Dit is de persoon of organisatie die het abonnement heeft afgesloten. De contractant is eigenaar van het abonnement/lidmaatschap.
Debiteur: Dit is de persoon of organisatie die de factuur betaalt. Vaak is dit dezelfde als de contractant, maar niet altijd. Enkele voorbeelden:
- Bij een gezinslidmaatschap betaalt één ouder de factuur voor het hele gezin.
- Bij een bedrijfslidmaatschap betaalt de werkgever het lidmaatschap van de werknemer.
De subfilters van contractant en debiteur zijn grotendeels gelijk. Kies de rol die past bij je vraag: zoek je de eigenaar van het abonnement? Kies dan Contractant. Zoek je degene die betaalt? Kies dan Debiteur.
'Heeft een abonnement' of 'heeft geen abonnement'?
Nadat je 'Contractant' of 'Debiteur' hebt gekozen, kies je tussen 'heeft een abonnement' en 'heeft geen abonnement'. Bij beide keuzes heb je dezelfde subfilters. De subfilters beschrijven samen één abonnement.
- Heeft een abonnement: je vindt relaties met minstens één abonnement dat aan alle subfilters voldoet.
- Heeft geen abonnement: je vindt relaties die geen enkel abonnement hebben dat aan alle subfilters voldoet.
Een voorbeeld: 'heeft geen abonnement' met 'Status: is nu actief' betekent: de relatie heeft geen enkel abonnement dat nu actief is.
Let op: Gebruik je 'heeft geen abonnement' zonder subfilters? Dan vind je alleen relaties die nog nooit een abonnement hebben gehad. Relaties met een beëindigd of toekomstig abonnement komen dan dus niet in de lijst. Zoek je relaties zonder lopend abonnement? Voeg dan het subfilter 'Status' met 'is nu actief' toe.
Beschikbare subfilters
Kies je 'Contractant' of 'Debiteur'? Dan kies je daarna 'heeft een abonnement' of 'heeft geen abonnement'. In beide gevallen kun je deze subfilters toevoegen:
| Subfilter | Wat kun je ermee? |
|---|---|
| Abonnement categorie | Vind relaties met een abonnement in een bepaalde categorie |
| Abonnementstype | Vind relaties met een specifiek type abonnement of lidmaatschap (bijvoorbeeld: proefabonnees) |
| Actie | Vind relaties die zich abonneerden als gevolg van een bepaalde (wervings)actie |
| Debiteur | Vind contractanten waarbij een specifieke debiteur de factuur betaalt |
| Einddatum | Vind relaties op basis van wanneer hun abonnement is of wordt beëindigd |
| Gefactureerd tot | Vind relaties op basis van tot wanneer hun abonnement is gefactureerd |
| Incasseerbaar? | Vind relaties waarvan het abonnement wel of niet geïncasseerd kan worden |
| Incassoafspraak ingetrokken? | Vind relaties waarvan de incassomachtiging wel of niet is ingetrokken |
| Ingangsdatum | Vind relaties op basis van wanneer hun abonnement is gestart |
| Opzegdatum | Vind relaties op basis van wanneer zij hun abonnement hebben opgezegd |
| Opzegreden | Vind relaties die om een bepaalde reden hebben opgezegd |
| Product | Vind relaties met een abonnement dat is gekoppeld aan een specifiek (financieel) product |
| Status | Vind relaties met een abonnement dat nu actief is, nu niet actief is, of actief was op een specifieke datum |
| Status betaling | Vind relaties op basis van hun betalingsstatus: alle facturen betaald, niet alle facturen betaald, onbetaalde facturen die nog niet of wel vervallen zijn |
| Storno datum | Vind relaties op basis van wanneer een stornering heeft plaatsgevonden |
| Storno reden | Vind relaties waarbij een stornering om een bepaalde reden heeft plaatsgevonden |
| Verlaten via actie | Vind relaties die hun abonnement als gevolg van een bepaalde actie (van jouw organisatie) hebben beëindigd |
| Vervaldatum | Vind relaties op basis van wanneer hun abonnementsperiode verloopt of is verlopen |
Bij datumvelden kun je kiezen uit diverse opties: een specifieke datum, maar ook periodes zoals 'vorige maand', 'dit jaar' of 'afgelopen X dagen'. Zo vind je bijvoorbeeld alle leden die komende maand verlopen, of alle opzeggers van vorig jaar.
Tip: Met het filter 'Incasseerbaar?' kun je een relatielijst maken van debiteuren die via automatische incasso betalen. Op basis van deze lijst kun je vervolgens een kortingsregel instellen. Zo beloon je leden die met incasso betalen. Of je stelt juist een toeslag in voor leden die niet via incasso betalen. Lees meer in het artikel 'Toeslagen- en kortingsregels voor abonnementen'.
Voorbeelden
Voorbeeld: Alle actieve leden met een specifiek abonnementstype
Je wilt alle actieve leden met het abonnementstype 'Standaard lidmaatschap' een uitnodiging sturen voor een ledenbijeenkomst.
- Ga naar CRM > Relaties
- Klik op 'Filter' rechts naast de zoekbalk
- Klik op 'Maak een nieuwe...'
- Typ 'Contractant' in om het filter snel te selecteren of scroll naar beneden in de lijst
- Klik op 'Contractant'
- Selecteer in het vervolgmenu 'heeft een abonnement'
- Klik opnieuw op 'Maak een nieuwe...' binnen het filterblok
- Kies 'Abonnementstype'
- Selecteer het type 'Standaard lidmaatschap' of het type dat jij zoekt
- Klik nogmaals op 'Maak een nieuwe...'
- Kies 'Status'
- Selecteer 'is nu actief'
- Klik op 'Pas filter toe'
Je ziet nu alle relaties die een actief abonnement hebben van het type 'Standaard lidmaatschap'
Meer voorbeelden
Je wilt weten hoeveel leden er vorig jaar zijn vertrokken en waarom. Zo kun je verbeterpunten ontdekken.
- Ga naar CRM > Relaties
- Klik op 'Filter'
- Klik op 'Maak een nieuwe...'
- Kies onder Abonnementen voor 'Contractant'
- Selecteer 'heeft een abonnement'
- Klik op 'Maak een nieuwe...' binnen het filterblok
- Kies 'Opzegdatum'
- Selecteer 'vorig jaar' (of kies een specifieke periode)
- Klik op 'Pas filter toe'
Je krijgt nu een lijst met alle relaties die vorig jaar een abonnement hebben opgezegd. Voeg eventueel het subfilter 'Opzegreden' toe om te filteren op een specifieke reden.
Je wilt alle leden benaderen die hun contributie nog niet hebben betaald.
- Ga naar CRM > Relaties
- Klik op 'Filter'
- Klik op 'Maak een nieuwe...'
- Kies onder Abonnementen voor 'Debiteur'
- Selecteer 'heeft een abonnement' (standaard voorgeselecteerd)
- Klik op 'Maak een nieuwe...' binnen het filterblok
- Kies 'Status betaling'
- Selecteer de gewenste status, bijvoorbeeld 'Heeft onbetaalde facturen die vervallen zijn'
- Klik op 'Pas filter toe'
Tip: Je kunt de betalingsstatus ook gebruiken om lidmaatschapsvoordelen toe te kennen. Maak een relatielijst van debiteuren waarvan alle facturen zijn betaald. Deze lijst kun je vervolgens gebruiken om toegang te geven tot een online community, korting bij evenementen of andere ledenvoordelen.
Voor je jaarverslag wil je weten hoeveel leden er op 1 januari actief waren.
- Ga naar CRM > Relaties
- Klik op 'Filter'
- Klik op 'Maak een nieuwe...'
- Kies onder Abonnementen voor 'Contractant'
- Selecteer 'heeft een abonnement'
- Klik op 'Maak een nieuwe...' binnen het filterblok
- Kies 'Status'
- Selecteer 'is actief op datum'
- Vul de datum in: 1 januari van het betreffende jaar
- Klik op 'Pas filter toe'
Het aantal relaties dat je terugkrijgt, is het ledenaantal op die peildatum.
Archiveert jouw organisatie overleden relaties direct? Dan worden deze overleden relaties niet meegenomen. Een alternatief is om te zoeken naar het aantal actieve abonnementen op een bepaalde datum via het filter in Memberships. Lees hier hoe je abonnementen kunt filteren.
Filters combineren
Je kunt meerdere subfilters toevoegen aan je zoekopdracht. Bovenaan het filterblok bepaal je hoe de regels zich tot elkaar verhouden:
Alle volgende regels zijn waar (EN-logica)
Relaties moeten aan alle criteria voldoen. Bijvoorbeeld: status actief EN abonnementstype 'Premium'.
Tenminste één van de volgende regels is waar (OF-logica)
Relaties moeten aan minimaal één criterium voldoen. Bijvoorbeeld: abonnementstype 'Standaard' OF abonnementstype 'Premium'.
Lees meer over het combineren van filters in het artikel 'Relaties filteren en relatielijsten samenstellen'.
Let op: een relatie kan meerdere abonnementen hebben Een relatie kan naast een actief abonnement ook oude abonnementen hebben. Kies je 'heeft een abonnement'? Dan is n abonnement dat aan je subfilters voldoet genoeg. Daardoor vind je soms relaties die je niet verwacht. Twee voorbeelden:
- Opzegdatum: je filtert op 'Opzegdatum: vorig jaar'. Dan vind je ook relaties die daarna een nieuw abonnement hebben afgesloten.
- Status: je filtert op 'Status: is nu niet actief'. Na een overstap naar een nieuw abonnementstype vind je dan ook relaties met een actief, nieuw abonnement.
Wil je relaties met een actief abonnement uitsluiten? Voeg dan een extra filterregel toe: 'Contractant' met 'heeft geen abonnement' en het subfilter 'Status: is nu actief'.
Filter opslaan als relatielijst
Gebruik je een filter regelmatig of wil je het gebruiken voor kortingsregels of als trigger voor een Marketing Automation-journey? Sla het dan op als relatielijst. De lijst wordt automatisch bijgewerkt wanneer relaties gaan voldoen aan de criteria.
Lees meer in het artikel 'Een gefilterde relatielijst opslaan en instellen'.