Wanneer relaties een Marketing Automation journey doorlopen, kun je op basis van hun eigenschappen verschillende keuzes maken. Met een als/anders-stap bepaal je welke route zij ingaan. Met een doel-stap zorg je ervoor dat je kunt meten hoeveel relaties tijdens de journey aan een voorwaarde (relatie-eigenschap) zijn gaan voldoen. Ook kunnen relatie-eigenschappen van 'reizigers' gewijzigd worden tijdens de journey. Maar hoe bepaal je tot welke relatie-eigenschappen Marketing Automation toegang heeft?
Het Procurios Platform maakt gebruik van verschillende Weergaven en Relatieformulieren.
Een Relatieformulier bepaalt welke relatievelden in een bepaalde context beschikbaar zijn. De Weergave bepaalt welke formulieren gebruikt worden om gegevens te bekijken en welke om te bewerken.
Door een Weergave (met bijbehorende relatieformulieren) te koppelen aan het product Marketing Automation, weet de module op welke velden er gefilterd kan worden en welke relatie-eigenschappen eventueel gewijzigd mogen worden.
Ook de beschikbaarheid van veldcodes in e-mails en de werking van zichtbaarheidsregels voor e-mailinhoud wordt door deze koppeling beïnvloedt.
Stap 1: Maak twee relatieformulieren
Bekijkformulier
Ga naar CRM > Instellingen > Formulieren en klik op 'Nieuw relatieformulier'
Een nieuw venster wordt geopend waarin je de titel en beschrijving kunt invullen. Bijvoorbeeld:
Titel: [Marketing Automation] Beschikbare velden en filters
Beschrijving: Dit relatieformulier bepaalt welke relatie-eigenschappen bekeken kunnen worden in weergaven waaraan dit formulier is gekoppeld. Ook bepaalt het welke relatie-eigenschappen gebruikt kunnen worden voor als/anders-regels en veldcodes in een journey (wanneer gekoppeld aan de standaardweergave voor Marketing Automation).
Sleep alle velden waarop je wil kunnen filteren met betrekking tot Marketing Automation journeys op het formulier en geef ze een overzichtelijke plek, zodat ze ook op de relatiekaart netjes terug te vinden zijn.
Tip: Zorg er altijd voor dat de opt-in/opt-out-velden op het relatieformulier staan. Zo kun je straks Doelgroep- en Opt-inlijsten maken binnen de Marketing Automation-weergave van het CRM.
Wijzigformulier
Ga opnieuw naar CRM > Instellingen > Formulieren en klik op 'Nieuw relatieformulier'
Een nieuw venster wordt geopend waarin je de titel en beschrijving kunt invullen. Bijvoorbeeld:
Titel: [Marketing Automation] Beschikbare wijzigingsvelden
Beschrijving: Dit relatieformulier bepaalt welke relatie-eigenschappen gewijzigd kunnen worden in weergaven waaraan dit formulier is gekoppeld. Ook bepaalt het welke eigenschappen gewijzigd kunnen worden vanuit een Journey (wanneer gekoppeld aan de standaardweergave voor Marketing Automation).
Sleep alle vrije velden die je wilt kunnen wijzigingen in Marketing Automation journeys op het formulier.
Stap 2: Maak een Marketing Automation-weergave
Ga naar het CRM > Instellingen > Weergaven en klik op 'Nieuwe weergave'.
Algemene instellingen
- Vul een titel in voor de weergave
- Vul een beschrijving in, zodat ook (toekomstige) collega's weten waar de weergave voor bedoeld is
Bijvoorbeeld: Deze weergave bepaalt tot welke relatievelden en -eigenschappen Marketing Automation toegang heeft.
- Beperk de toegang tot de weergave tot de juiste gebruikers of gebruikersrollen
Bijvoorbeeld: een relatielijst die bestaat uit 'alle gebruikers met de rol Marketing Automation Manager'
In de opzet van dit artikel zijn de rechten van gebruikers met de rol Marketing Automation Manager gelijk aan de rechten van Marketing Automation als module. Je kunt hierin eventueel meer onderscheid aanbrengen door een aparte Weergave met aparte Relatieformulieren te maken voor de Marketing Automation Manager. Zo krijgt de module wel toegang tot bepaalde velden (om te kunnen filteren), maar de gebruiker zelf niet. De Marketing Automation-manager kan vervolgens wel zien wat er met de relaties in de journey gebeurt, maar deze niet opzoeken in het CRM.
Selecteer de formulieren
Voeg onder Formulieren de twee formulieren toe die je aangemaakt hebt.
- Kies bij Toevoeg formulier en Wijzig formulier het formulier met 'Beschikbare wijzigingsvelden'
- Kies bij Bekijk formulier en Verwijder formulier het formulier met 'Beschikbare velden en filters'
Acties op de relatiekaart
Wil je eventueel ook dat de Marketing Automation Manager vanaf de relatiekaart in het CRM bepaalde acties wel/niet kan uitvoeren? Selecteer dan onder Acties op de relatiekaart de gewenste acties.
Tip: Ga je de stap 'Wacht op ontdubbelen' gebruiken in Marketing Automation? Dan kan het nuttig zijn dat de Marketing Automation Manager ook vanaf de relatiekaart in het CRM de mogelijkheid heeft om de relatie te ontdubbelen. Kies dan de actie 'Deduplicatie: samenvoegen met andere relatie'.
Eventueel kun je op een later moment ook aanpassingsregels toevoegen aan de weergave. Hiermee kun je bijvoorbeeld een actieknop toevoegen die een Marketing Automation journey triggert.
Acties bij de relatielijst
Wil je eventueel ook dat de Marketing Automation Manager vanaf de relatielijsten in het CRM bepaalde acties wel/niet kan uitvoeren? Selecteer dan onder Acties bij relatielijst de gewenste acties.
Tip: het maken van selecties kan nuttig zijn voor het gebruik van Zichtbaarheidsregels voor e-mailinhoud
Velden uit andere modules
Moet Marketing Automation ook kunnen zoeken op informatie uit andere producten, zoals Memberships, Donations, E-Commerce of Meetings & Events. Zorg dan dat je ook de velden uit andere modules inschakelt bij de weergave.
De Marketing Automation Manager krijgt hiermee ook (indirect) inzicht tot betaalgedrag van een relatie, bijvoorbeeld doordat hij in de nieuwe weergave kan filteren op relaties die een factuurbedrag open hebben van X euro. Wil je hier toch beperkingen op instellen? Klik dan op 'Alleen geselecteerde velden inschakelen'.
Stap 3: Koppel de aangemaakte weergave aan Marketing Automation
Ga terug naar CRM > Instellingen > Weergaven en klik op 'Standaardweergaven beheren'.
Selecteer bij Marketing Automation de zojuist aangemaakte weergave en klik op 'Opslaan'.
Vanaf nu zijn alle door jou toegevoegde velden aan de relatieformulieren bij stap 1 beschikbaar om te gebruiken in Marketing Automation.