Een relatie meldt zich via een registratie- of profielformulier aan als lid, donateur of vrijwilliger. Een groot aantal van deze processen gaan dankzij het Procurios Platform automatisch. Maar mogelijk wil je toch nog een aantal handmatige verwerkingsacties doen en de relatie daarna aanmerken als gecontroleerd of opgevolgd.
En als medewerkers van een lokale afdeling een relatie willen toevoegen, wil je natuurlijk ook dat de nieuwe relatie direct in hun relatielijsten verschijnt.
De functie 'aanpassingsregels' maakt deze processen mogelijk.
In het CRM kun je eigen processen inrichten door gebruik te maken van lijsten. Op basis van vinkjes of andere eigenschappen kun je lijsten inrichten en eventueel nummeren. Door het aanpassen van CRM-velden zoals aan/uit-vinkjes of keuzemenu's kun je een relatie van de ene naar de andere lijst laten verplaatsen. Een relatie kan op die manier steeds in een volgende, genummerde lijst terechtkomen.
Nieuwe registraties automatisch in een Weergave of Relatielijst plaatsen
Bij een registratieformulier - de meest gebruikelijke manier waarop nieuwe relaties je CRM binnenkomen - kun je zogenaamde ‘voorgedefinieerde waarden’ instellen. Je kunt bijvoorbeeld een veld ‘Nieuw te verwerken relaties’ maken, en dat laten aanvinken bij een registratie. In het voorbeeld hieronder zorgt dat vinkje ervoor dat een relatie binnenkomt in de Weergave 'A. Inbox’.
Met aanpassingsregels zorg je ervoor dat relaties die je toevoegt via deze Weergave ook direct de juiste waarden meekrijgen.
Je gaat naar CRM > Instellingen > Weergaven. Je ziet hier een overzicht van alle weergaven met aan de rechterkant enkele iconen. Klik op het ster-icoon.
Op het volgende scherm verschijnen de reeds ingestelde aanpassingsregels en vind je de knop: 'Nieuwe aanpassingsregel'. Klik op deze knop om een nieuwe regel aan te maken.* Je krijgt vervolgens een aantal velden om in te voeren.
*Heb je al eerder een aanpassingsregel aangemaakt met het type 'Wanneer een relatie wordt toegevoegd'? Klik dan op het icoontje van het potlood om de huidige aanpassingsregel te bewerken.
- Naam
Geef een omschrijvende titel aan de regel die je instelt. - Type
Kies voor 'Wanneer een relatie wordt toegevoegd'. - Relatievelden
Bepaal hier met welke CRM-velden iets moet gebeuren als er een nieuwe relatie wordt aangemaakt via deze Weergave.
In het voorbeeld gebruiken we: 'Nieuw te verwerken relaties' en 'Relatiemanager nog niet toegewezen'.
Na het selecteren van de juiste velden, klik je op Volgende.
In het tweede scherm kies je wát er gaat gebeuren met de waarden die je zojuist bij de eerste stap hebt geselecteerd. In dit geval willen we dat de vinkjes aan staan. Op die manier voldoen nieuw toegevoegde relaties direct aan de voorwaarden om zichtbaar te zijn in de Weergave 'A. Inbox'. Die laat namelijk alleen relaties zien die voldoen aan het vinkje 'Nieuw te verwerken relaties'. Door het vinkje 'Relatiemanager nog niet toegewezen' komen ze ook in de relatielijst 'Relatiemanager toewijzen'.
Klik op Opslaan om de regel te activeren.
Snelle acties op de relatiekaart door een knop
De nieuw toegevoegde relaties komen nu automatisch in de juiste weergave. Bijvoorbeeld omdat je deze relaties nog even wilt controleren of dat je verdere opvolgingsacties in gang wilt zetten. In de fictieve organisatie Zoo Lion Foundation worden nieuwe relaties toegekend aan een relatiemanager. Die zal vervolgens de nieuwe relaties proberen te bellen.
Zoo Lion Foundation heeft drie relatiemanagers in dienst: Louis, Sander en Sophie. Om relaties aan hen te verbinden heeft de organisatie gekozen voor een CRM-veld met een dropdown-lijst.
De gebruikelijke manier om de gegevens van een relatie aan te passen, is door het klikken op de knop Wijzigen vanaf de relatiekaart van de gebruiker. Daarmee verschijnt het relatieformulier dat hiervoor is ingesteld met daarop alle velden die aangepast kunnen worden. Echter: wanneer de enige actie doorgaans is dat iemand even 'snel' aan een relatiemanager gekoppeld moet worden, levert dat steeds meerdere stappen op: Je klikt op wijzigen, zoekt tussen alle andere velden naar het juiste veld, selecteert de relatiemanager en je slaat de wijzigingen op. Met aanpassingsregels kun je dit proces versnellen door middel van een of meerdere knoppen.
In dit geval is er 1 knop voor iedere relatiemanager: wanneer je klikt op Louis wordt het CRM-veld 'Relatiemanager' automatisch aangepast naar Louis. Ook gaat het vinkje bij het veld 'Relatiemanager nog niet toegewezen' direct uit. Dit scheelt je enkele bewerkingsstappen en maakt de administratie weer net iets eenvoudiger.
Ga naar CRM > Instellingen > Weergaven. Klik op het ster-icoon naast de weergave waarop je de knoppen wenst te plaatsen.
Je ziet hierna de aanpassingsregels die al zijn ingesteld. In het voorbeeld hieronder hebben we de knoppen voor relatiemanagers Louis en Sander al toegevoegd. De knop voor de derde relatiemanager, Sophie, gaan we nu aanmaken. Daarvoor klik je op Nieuwe aanpassingsregel.
In het venster dat verschijnt stel je de volgende dingen in:
1. Naam
Geef een goede titel die vertelt wat de knop doet. In het voorbeeld van de Zoo Lion Foundation zou je kunnen kiezen voor 'Toewijzen aan Sophie'. Omdat dit echter veel ruimte inneemt wanneer er drie knoppen naast elkaar staan met een vergelijkbare titel, kiezen we voor 'Sophie'.
2. Type
Kies voor 'Knop'.
3. Icoon
Door te klikken op 'Icoon selecteren' verschijnt een scherm met alle beschikbare icoontjes in het Procurios Platform. Je selecteert hier een afbeelding die past bij de actie waarvoor je een knop aanmaakt. In het voorbeeld van de relatiemanagers kiezen we voor een relatie-icoon met groen kleuraccent, zodat deze afwijkt van de knoppen voor Louis en Sander.
In het voorbeeld kiezen we voor een opvallend gekleurd icoon om degene die de relatiemanagers toewijst direct naar de juiste knop te wijzen. In andere gevallen is het wellicht prettiger om een rustiger icoon te kiezen zonder kleur. Zo passen de knoppen beter bij de rest van het platform.
Let ook op de betekenis van een icoon. Het kan namelijk verwarrend zijn voor je collega's als een icoon op de ene pagina een andere betekenis heeft dan op een andere pagina.
4. Na uitvoeren naar
Geef aan wat er moet gebeuren na de druk op de knop, wil je terugkeren naar de relatielijst en zo verder naar de volgende? Of wil je de relatiekaart van de relatie blijven zien?
5. Relatievelden
Bepaal hier met welke CRM-velden iets moet gebeuren als er een nieuwe relatie wordt aangemaakt via deze Weergave.
In het voorbeeld gebruiken we: 'Relatiemanager' en 'Relatiemanager nog niet toegewezen'. (Wanneer het toewijzen van een relatiemanager je enige verwerkingsactie is, kun je 'Nieuw te verwerken relaties' ook selecteren.)
Na het selecteren van de juiste velden, klik je op Volgende. Nu krijg je de instellingen te zien die je kunt meegeven aan de CRM-velden die je hebt geselecteerd.
Omdat we willen dat een relatie door te klikken op de knop automatisch wordt toegewezen aan Sophie, selecteren we haar naam bij het veld 'Relatiemanager'. Na het klikken op de knop is de relatiemanager dus toegewezen. Daarom zetten we met het klikken op de knop het vinkje bij 'Relatiemanager nog niet toegewezen' direct uit. Zo verdwijnt de relatie uit de relatielijst 'Relatiemanager toewijzen'. Na het klikken op 'Opslaan' verschijnt de knop op alle relatiekaarten in de gekoppelde weergave.
- Moeten de relatiemanagers na een eerste contact even snel aangeven of de lead succesvol is? Met een knop 'Succesvol gesprek' zorg je ervoor dat ze in een nieuwe lijst terechtkomen die wordt gebruikt voor een Marketing Automation-journey.
- Wil je ervoor zorgen dat een bepaalde groep relaties (bijvoorbeeld stakeholders) eens per jaar worden gecontroleerd? Dan kun je een knop toevoegen met de titel 'Gecontroleerd' die het vinkje 'Te controleren relaties in ##Jaartal##' aanpast.
- Krijg je in je inbox het verzoek dat iemand zich wil uitschrijven voor alle post en alle e-mailnieuwsbrieven? Met een knop 'Opt-out communicatie' kun je veroorzaken dat alle CRM-velden die te maken met een nieuwsbrief of postvoorkeur in één keer worden aangepast.
Je kunt een knop ook tijdelijk beschikbaar maken. Via de instellingen voor aanpassingsregels kun je knoppen zonder grote gevolgen verwijderen en op een later moment opnieuw aanmaken.
Wil je eens goed nadenken over je werkprocessen en hoe je die kunt optimaliseren? Onze consultants denken graag met je mee en helpen je direct met inrichten. Neem contact op met je accountmanager om een afspraak te maken.