Wat is Marketing Automation?
Marketing Automation is een Procurios product waarmee je processen kunt automatiseren op basis van acties van je relaties. Denk bijvoorbeeld aan het introduceren van je organisatie in drie losse e-mails in de loop van twee weken na de aanmelding (e-mail automation). Of het proberen te converteren van een donateur tot een lid en de manier waarop af laten hangen van het gedrag van de relatie (customer segmentation).
Marketing Automation werkt alleen met relaties in het Procurios CRM en dus bijvoorbeeld niet na het invullen van een gewoon Forms & Surveys formulier.
Wat is een Journey?
Een Journey is een soort reisplan voor relaties; één specifieke automation. Hier bepaal je welke relatie welk pad volgt. Denk bijvoorbeeld aan:
- Op basis van welke actie een relatie toegelaten wordt
- Tussen welke tijden e-mails gestuurd mogen worden
- Welke afslag er onderweg genomen wordt op basis van welke relatie-eigenschappen
- Of een relatie meerdere keren de Journey mag doorlopen
Al deze dingen samen maken één Journey. Voor verschillende reizen die je relaties kunnen doorlopen kun je verschillende Journey's maken. De e-mail die je wil sturen na een nieuwsbrief inschrijving zijn misschien anders dan die na een aanmelding voor een lidmaatschap. Of donateurs die boven een bepaald bedrag doneren wil je misschien iets anders sturen dan die daaronder.
Wat is een Trigger?
De Trigger is waar de reis van de relatie begint. In de Trigger bepaal je welke actie van de relatie ervoor zorgt dat deze in de Journey terecht komt en waar deze actie aan moet voldoen. Op dit moment hebben we de volgende Triggers:
- Relatielijst
- Herhalende datum
- Donatie
- Registratie
- Handmatig toevoegen
Bij elk van deze triggers kun je aanvullende eisen instellen.
Ook kun je meerdere Triggers instellen in één Journey als er op basis van twee verschillende situaties (bijvoorbeeld twee verschillende registratieformulieren, of zowel na een donatie als een registratie) wel dezelfde automation uitgevoerd moet worden.
Let op: Op dit moment is het mogelijk om 2 keer dezelfde trigger (bijv. 2 dezelfde registratieformulieren) in te stellen. Bij bepaalde instellingen kan dit ervoor zorgen dat je 2 keer dezelfde journey doorloopt. Zorg er dus voor dat je triggers uniek zijn.
Relatielijst
Een eigenschap van een relatie verandert: een abonnement wordt geactiveerd, een aan/uit-vinkje wordt geselecteerd, een specifiek veld wordt leeggemaakt of juist gevuld. Hierdoor verschijnt de relatie vanaf nu in het zoekfilter van een specifieke relatielijst. Deze toevoeging aan een relatielijst kun je gebruiken als trigger. Deze trigger geeft enorm veel vrijheid. Alles waar je op kunt zoeken in het CRM, kan hiermee dus een trigger zijn.
Let wel op dat deze vrijheid ook grote consequenties kan hebben. Als je de definitie van de gekozen relatielijst aanpast, waardoor er veel meer relaties binnen vallen, komen deze direct in de journey terecht. Het is op dit moment bij de relatielijst niet te zien dat deze als trigger gebruikt wordt, dus houd hier zelf (bijvoorbeeld door naamgeving, of een aparte weergave) rekening mee. Zet bijvoorbeeld het woord [Trigger] voor de naam van je relatielijst.
Herhalende datum
Hier kies je welk relatieveld gebruikt moet worden als datum. Ook kies je hoeveel dagen voor die datum de relatie aan de Journey toegevoegd moet worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de geboortedatum om zo elk jaar op (of voor) de verjaardag een e-mail te sturen.
Deze trigger wordt iedere nacht om 0.00 uur uitgevoerd. Hoe laat een e-mail vervolgens wordt verstuurd stel je zelf in door ofwel een wachtstap, ofwel door het instellen van een E-mailschema bij de instellingen van de Journey.
Als je wil dat de relatie elk jaar opnieuw een e-mail ontvangt, zorg dan wel dat in de instellingen staat ingesteld dat een relatie meerdere keren aan de Journey toegevoegd mag worden.
Donatie
Hier kies je waar de binnengekomen donatie aan moet voldoen om de bijbehorende relatie toe te voegen aan de Journey. Het fonds, de actie, en een minimaal en/of maximaal bedrag. Als aan alle ingestelde eisen voldaan is wordt de relatie toegevoegd aan de Journey.
Registratie
Hier kies je via welk registratieformulier een relatie zich moet hebben aangemeld om in deze Journey terecht te komen.
Tijdens een registratie worden al een aantal e-mails gestuurd, bijvoorbeeld ter bevestiging van het e-mailadres en (afhankelijk van je instellingen) als bevestiging. Let op de je e-mails hier logisch op aansluiten en je de nieuwe relatie niet overlaadt met e-mails, bijvoorbeeld door een vertraging-stap toe te voegen.
Als je samenvoegregels hebt ingesteld is de kans groot dat deze pas worden uitgevoerd nadat de nieuwe relatie is toegevoegd aan de Journey. In hele specifieke gevallen kan dit wellicht tot onverwachte situaties leiden.
Handmatig toevoegen
Dit is een uitzonderlijke Trigger, waarbij niet de actie van de relatie zelf zorgt voor het toevoegen aan de Journey, maar waarbij jij of een collega bepaalt dat iemand aan een Journey moet beginnen. Bijvoorbeeld op basis van een éénmalige relatieselectie, omdat iemand handmatig toegevoegd is aan het CRM, of een andere reden.
Wat is een Stap?
Als iemand via een Trigger in de Journey terecht is gekomen bepaal je daarna met Stappen hoe de reis van een relatie eruit gaat zien. Die Stappen zijn ingedeeld in twee types:
- Regels
- Acties
Op dit moment hebben we de volgende Stappen:
- Wacht bepaalde tijd
- Wacht tot datum/tijd
- Wacht op tijdvenster
- Als/Anders
- Spring naar andere stap
- Verstuur e-mail
Regels
Waar moet aan voldaan zijn om naar de volgende stap door te gaan. Dat kan bijvoorbeeld zijn op basis van tijd, willekeur of relatie-eigenschappen.
Wacht bepaalde tijd
In veel gevallen wil je dat er een periode van tijd gewacht wordt, voordat de volgende stap uitgevoerd wordt. Stel hier in hoeveel uren, dagen of weken een relatie hier moet wachten voordat deze door mag naar de volgende stap.
Wacht tot datum/tijd
Alle relaties wachten in deze stap totdat de datum en tijd bereikt zijn. Deze stap werkt dus maar éénmalig. Als de datum eenmaal voorbij is gaat iedereen direct door. De datum is geen jaarlijks terugkerende datum.
Wacht op tijdvenster
Als je niet 24/7 e-mail wil versturen bepaal je met deze stap wanneer dan wel precies. Tussen welke tijden en op welke dagen gaan relaties naar de volgende stap. Bijvoorbeeld alleen op werkdagen tussen 9 en 12. Relaties blijven hier wachten tot het eerst volgende moment dat voldoet. Relaties die aankomen op een moment dat voldoet gaan direct door naar de volgende stap.
Als/Anders
Bij een Als/Anders stap splitst het pad dat de relatie kan gaan zich in tweeën. Hier stel je een conditie samen waar een relatie wel of niet aan kan voldoen. Het controleren van de conditie gebeurt op het moment dat de relatie in die stap komt (bijvoorbeeld na 1 week wachten). Als de relatie voldoet aan de conditie volgt deze het 'Ja' pad. Zo niet, dan het 'Nee' pad.
De condities zijn gebaseerd op de bekende relatiezoeker uit het CRM.
Als je ingewikkeldere constructies wil maken dan één ja/nee antwoord zul je meerdere Als/Anders stappen met elkaar moeten combineren.
Om te bepalen welke relatievelden je kunt gebruiken in de Als/Anders stap moet je de juiste weergave instellen. Hierin wordt bepaald welke velden wel en niet beschikbaar zijn. Dit kun je instellen in het CRM onder: Instellingen → Weergave → Standaardweergaven beheren
In de meeste gevallen wil je een vertraging-stap tussen een actie en een Als/Anders-stap. Zo heeft de relatie tijd om zelf actie te ondernemen en daarmee bijvoorbeeld de relatie-eigenschap te wijzigen waar je op aanstuurde (bijvoorbeeld lid worden, doneren, interesses invullen enz.)
Routes
Routes houden je journey overzichtelijk. Deze stappen hebben geen regels vast, en bepalen direct waar een relatie naartoe gaat.
Spring naar andere stap
Kies naar welke andere stap een relatie moet gaan. Deze stap kan niet gebruikt worden om loops mee te maken. En deze stap is alleen zichtbaar als er minimaal één Als/Anders stap in de journey zit.
Acties
Een actie vanuit het platform. Op dit moment is er nog maar één actie, maar dat kunnen er in de toekomst meer worden.
E-mail versturen
Maak een e-mail om te versturen naar de relaties in je journey. Alle relaties die e-mail mogen ontvangen volgens de instellingen van de journey zullen de e-mail ontvangen. Je ziet hier ook alle statistieken van de e-mail.
Journey activeren
Als je Journey volledig is ingericht kun je deze activeren (en testen) door op de knop 'Activeren' te klikken. De Journey is dan direct actief en er kunnen dus direct relaties binnenkomen via de ingestelde Triggers.
De Triggers en Stappen kunnen niet aangepast worden zolang een Journey actief is. Als je deze toch wil aanpassen moet je eerst de Journey deactiveren.
Als de Journey actief is kun je bij iedere stap zien hoeveel relaties er in die stap staan te wachten. Als je klikt op het aantal wachtenden kun je precies zien wie en als je op de regel klikt kun je ook precies zien via welke stappen ze daar zijn gekomen.