Je verstuurt regelmatig marketing e-mails naar je leden of donateurs via journeys - welkomstreeksen, donatieverzoeken, evenementpromotie. Maar niet iedereen wil al deze marketing ontvangen. Sommigen willen alleen praktische info, anderen juist geen commercile berichten.
Door mensen zelf te laten kiezen wat ze ontvangen, houd je ze tevreden n betrokken. Bovendien verplicht Europese wetgeving je om altijd een uitschrijfoptie aan te bieden voor marketing e-mails.
Op de instellingenpagina van een Marketing Automation Journey vind je een kopje 'Uitschrijven'. Hier kun je één of meerdere relatielijsten kiezen om aan te geven dat alleen deze relaties de e-mails/mailings in de Journey mogen ontvangen. Dit is eigenlijk een tweede 'doelgroep', maar dan specifiek voor het ontvangen van e-mails. Als je hier niks invult krijgt iedereen in de journey altijd alle mailings en is er dus geen mogelijkheid om uit te schrijven.
Relaties die geen mailings (meer) mogen ontvangen, maar wel in de Journey zitten vervolgen gewoon hun pad zoals dat is ingesteld. Het enige verschil is dat ze geen mailings ontvangen. Je schrijft je dus niet uit van de Journey, maar alleen van het ontvangen van e-mails.
Verschillende mogelijkheden
Het in-/uitschrijven kun je op verschillende manieren inrichten. Het hangt af van jouw situatie. Hier zijn een paar voorbeelden:
Je maakt voor elke e-mailreeks een eigen uitschrijfknop. Mensen kunnen dan kiezen welke e-mails ze nog willen krijgen.
Je zet één checkbox op de formulieren van je relaties. Deze heet bijvoorbeeld 'Ik wil marketing e-mails ontvangen'. Dit is simpeler.
Soms hoef je geen uitschrijfknop te maken. Dit geldt bijvoorbeeld voor leden die zich hebben aangemeld. Zij krijgen dan automatisch bepaalde e-mails. De e-mails worden gezien als onderdeel van de service die de leden afnemen.
Het doel van je journey is hierin dus leidend.
Aan de slag
Vrij veld aanmaken
In het CRM maken we een nieuwe checkbox (aan/uit-vinkje) met de naam 'E-mailmarketing'.
Op deze manier komt er een specifieke eigenschap beschikbaar waarop gecontroleerd kan worden of de relatie heeft aangegeven e-mails te willen ontvangen.
In dit voorbeeld is er dus 1 vinkje/relatie-eigenschap, die het uitschrijven voor alle Journey's regelt.
Veld toevoegen aan relatieformulieren
Vervolgens plaats je het nieuw aangemaakte vrije veld in de gewenste relatieformulieren:
- De relatieformulieren voor weergaves waarin je op de relatiekaart wil kunnen zien of iemand ingeschreven is voor e-mailmarketing (bekijkformulieren)
- De relatieformulieren waarop je de opt-in/opt-out wil kunnen aanpassen (wijzigformulieren)
- De relatieformulieren die speciaal worden aangemaakt om Marketing Automation toegang te geven tot relatiegegevens
Relatielijst aanmaken
Op basis van deze relatie eigenschap kan ik nu een nieuwe zoekopdracht doen in het CRM en een nieuwe relatielijst aanmaken
Tip: maak deze relatielijst onder de speciale weergave voor Marketing Automation, zo komen alle lijsten die dienen als Trigger, Doelgroep of Opt-in-controle overzichtelijk bij elkaar te staan en kunnen alleen de gewenste collega's de lijsten bekijken en/of bewerken.
Inschrijven
Nu staat er een vinkje/checkbox in het CRM, waar netjes naar geluisterd wordt. Maar deze is nog bij niemand ingevuld.
Bestaande relaties
Voor alle relaties die als in je CRM staan kun je je afvragen of dit vinkje misschien wel aan had mogen staan als deze er eerder geweest was. Misschien wil je het vinkje wel aanzetten bij iedereen die zich heeft inschreven voor de nieuwsbrief, of iedereen die lid is of iets anders wat op jouw organisatie van toepassing is. Via een zoekopdracht in het CRM kun je deze groep relaties opzoeken en via een bulkbewerking het vinkje aanzetten (via 'Wijzig eigenschappen voor alle relaties').
Nieuwe relaties
Bij nieuwe relaties kun je ervoor kiezen om het nieuwe vinkje 'E-mailmarketing' onderdeel te maken van het registratie formulier zoals je dat ook doet bij nieuwsbrief inschrijvingen.
Of, je kunt ervoor kiezen om het vinkje 'Marketing e-mails' automatisch aan te zetten als iemand zich registreert, via voorgedefiniëerde veldwaarden.
Uitschrijven
Er is nu een checkbox die aangevinkt kan zijn. Nu moet een relatie nog zelf het vinkje ook weer uit kunnen zetten om zo niet meer in de relatielijst te zitten en dus geen mailings meer te ontvangen.
Profielformulier maken
Maak een profielformulier waarin je de mogelijkheid geeft om uit te schrijven voor 'E-mailmarketing'.
Je kunt nu eventueel nog de naam veranderen zodat het voor de relatie helemaal duidelijk is waar deze zich voor uitschrijft als hij ervoor kiest om hier het vinkje uit te zetten. In onderstaand voorbeeld zie je dat de titel van het veld 'Marketing e-mails' is gewijzigd naar 'Ik wil graag informatieve e-mails over de organisatie ontvangen'
Uitschrijfveldcode maken/opzoeken
Koppel het aangemaakte profielformulier aan een uitschrijf veldcode in Mailings > Instellingen > Profiel/Uitschrijven. Lees hier hoe je zo'n veldcode aanmaakt. In het onderstaande voorbeeld zie je dat er een veldcode ##unsubscribe_onboarding## is gemaakt en dat deze is gekoppeld aan het profielformulier [Opt-out] Onboarding.
Maak je gebruik van een eerder gebruikt profiefformulier voor uitschrijvingen? Dan kun je op deze pagina ook terugvinden welke uitschrijfveldcode bij dit formulier hoort. In veel gevallen is dit ##unsubscribe##
Wil je niet dat relaties zich in één keer voor alle journeys kunnen uitschrijven? Dan zul je dus voor de verschillende journeys/situaties verschillende relatie-eigenschappen moeten inrichten. Als je wil dat iemand zich alleen van de huidige journey kan uitschrijven zul je verschillende profielformulieren moeten maken enz. enz.
Bovengenoemd voorbeeld zou je in principe ook kunnen inrichten met een 'En of meer uit meerdere opties' in plaats van een 'Aan/uit vink'. Dit is afhankelijk van de inrichting die je misschien al hebt, of hoeveel voorkeuren je wil laten instellen.
Veldcode in e-mail(template) plaatsen
Zorg dat je in iedere e-mail van de journey de juiste veldcode hebt staan waarmee relaties zich kunnen uitschrijven voor de journey.
Dit kun je per e-mail aanpassen of in een speciaal voor de journey gemaakt e-mailtemplate.
Bied jouw e-mailtemplate geen mogelijkheid om de veldcode voor uitschrijven te wijzigen? Maak dan een nieuw template met de Template Generator of schakel één van onze interaction designers in om jouw template te updaten.
De relatielijst met opt-ins instellen bij de Journey
De eerder aangemaakte relatielijst stellen we vervolgens in de Instellingen van een journey onder E-maillijst.
Komt een relatie tijdens de journey aan bij een e-mailstap? Dan voert ons systeem eerst een controle uit of de relatie (nog steeds) te vinden is in de ingestelde lijst.
Schrijft een relatie zich tijdens de journey uit voor de e-mails? Dan blijft de relatie de journey wel doorlopen, maar ontvangt deze geen e-mails meer. Wil je dat iemand na een opt-out helemaal uit de journey verdwijnt? Dan kun je een Doelstap inrichten aan het einde van de journey, die ervoor zorgt dat iedereen die géén opt-in (meer) heeft direct naar het einde van de journey wordt getrokken.
Lees meer over in- en uitschrijven in In- en uitschrijven nieuwsbrieven (how-to)