Stel je eens voor: je vereniging of goed doel heeft honderden of zelfs duizenden leden of donateurs. Allemaal met hun eigen voorkeuren, contactgegevens en relatie tot je organisatie. Hoe houd je dit allemaal bij? En belangrijker nog, hoe zorg je ervoor dat je leden of donateurs zelf hun gegevens kunnen aanpassen wanneer dat nodig is?
Met profielformulieren geef je jouw relaties zelf de invloed op hun gegevens.
Profielformulieren zijn de oplossing voor verenigingen en goede doelen die hun leden of donateurs de mogelijkheid willen bieden om:
- Hun persoonlijke gegevens up-to-date te houden
- Hun communicatievoorkeuren aan te geven
- Zich eventueel uit te schrijven voor bepaalde diensten
Of je lid nu inlogt op je beveiligde ledenportaal om gegevens bij te werken, of via een e-mailnieuwsbrief doorklikt naar een voorkeuren- of uitschrijfformulier - met profielformulieren maak je het proces eenvoudig en gebruiksvriendelijk. In dit artikel leer je hoe je profielformulieren inricht.
Profielformulier aanmaken
Ga in het CRM naar Profiel & registratie. Klik vervolgens op 'Profielformulieren'. Maak een nieuw formulier aan door te klikken op 'Profielformulier toevoegen'.
Profielformulier inrichten
In je scherm verschijnen nu de instellingen voor het registratieformulier. Deze instellingen zijn verspreid over drie tabbladen: (1) Instellingen, (2) Formuliervelden en (3) Berichten en opties.
Voer de nodige gegevens op elk tabblad in. Verplichte velden zijn aangegeven met een rood sterretje. De overige velden zijn optioneel.
1. Instellingen
Op het tabblad Instellingen vul je de algemene instellingen van het formulier in. Je vindt hier de volgende onderdelen. Klap het onderdeel uit waarover je een toelichting wilt lezen:
Hier vul je de Titel van het formulier in. Dit is bedoeld voor intern gebruik. Met een goede titel kun je het formulier gemakkelijk terugvinden op de plekken waar je het wilt gebruiken.
Bijvoorbeeld:
- [Profiel] Adreswijziging
- [Profiel] Communicatievoorkeuren
- [Opt-out] Uitschrijven marketingmail
- [Meetings & Events] Controle profiel
Onder Alleen zichtbaar voor stel je in voor welke relatietypen het formulier zichtbaar is.
Onder relatie kun je bij een profielformulier twee opties instellen:
Voorkom meerdere relaties met hetzelfde e-mailadres
Als het profielformulier gebruikt kan worden om het e-mailadres te wijzigen, kun je er met deze optie voor zorgen dat iemand niet een nieuw e-mailadres kan invullen als dit e-mailadres al aan een (andere) relatie is gekoppeld. Een gebruiksvriendelijker alternatief is de functie 'Ontdubbelen'.
Dit profiel toont en beheert het profiel van de organisatie waar de gebruiker bij hoort
Wanneer je dit aanvinkt kun je ervoor zorgen dat bijvoorbeeld een directeur of relatiemanager van een partnerorganisatie het profiel van de betreffende organisatie kan aanpassen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de koppeling tussen Organisaties & Personen.
Onder Communicatie stel je in of bepaalde relaties uit jouw organisatie een notificatie moeten ontvangen van een nieuwe profielwijziging via het betreffende formulier. In de e-mail staat een link naar de relatie in het CRM. De e-mail bevat dus geen persoonsgegevens van de relatie die een profielwijziging doet.
Moeten meerdere personen de notificatie ontvangen? Zet dan ieder e-mailadres op een aparte regel.
Wanneer je het formulier publiceert op je website, verschijnt er aan het einde van het formulier een knop. Onder Tekst verstuurknop vul je in wat er moet komen te staan. Maak je gebruik van meertaligheid? Dan vul je de verschillende talen in via de vlaggetjes aan de rechterzijde van het formulierveld.
Je kunt hier ook instellen welke extra knoppen bij het formulier getoond moeten worden: Wis formulier of Annuleren.
Niet-ingelogde gebruiker
Wat moet er met het formulier gebeuren als een gast de pagina bekijkt waar het formulier op staat? Dat is afhankelijk van jouw wensen.
In sommige gevallen plaats je op dezelfde pagina zowel een profiel- als registratieformulier. De ingelogde gebruikers zien dan het profielformulier en de nieuwe bezoekers het registratieformulier. In dit geval kies je voor 'Verberg het registratieformulier'.
Wellicht wil je ingelogde bezoekers een volledig andere ervaring geven dan gasten. In plaats van het tonen van het profielformulier, schakelen zij door naar een registratiepagina waar zij uitleg krijgen hoe zij betrokken kunnen raken. In dit geval kies je voor 'Stuur de gebruiker door naar een andere pagina'. Vervolgens vul je hier de Pagina-URL in waar de bezoeker moet terechtkomen.
Adres: gedrag van het landveld
Het invullen van een formulier moet zo makkelijk mogelijk zijn. Als er bepaalde gegevens, zoals het land, vooraf al ingevuld kunnen worden, verhoogt dat het gebruiksgemak. Wanneer je je richt op een internationale markt, wil je dit mogelijk niet. Je kunt kiezen voor de opties:
- Het standaardland van deze implementatie voorinvullen
- Ander land voorinvullen
- Ander land voorinvullen
- Begin zonder land ingevuld
Ook kun je aanvinken of de velden 'Geadresseerde' en 'Vrije tekst' moeten verschijnen bij de adresvelden in het formulier. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld het profielformulier voor een bedrijf gebruikt. De invuller kan dan bijvoorbeeld 't.a.v. afdeling X' invullen.
Ben je tevreden over de instellingen? Klik dan op 'Opslaan'.
2. Formuliervelden
Nu je het profielformulier hebt voorzien van de juiste basisinstellingen, kun je aan de slag met de inhoud van het formulier. Dit vind je onder het tabblad Formuliervelden.
Wat belangrijk is om te weten, is dat je op deze plek geen nieuwe formuliervelden kunt aanmaken. Profiel- en registratieformulieren zijn er namelijk op gericht om velden die in het CRM staan gevuld te krijgen. Oftewel: voordat je het formulier opbouwt, zul je eerst de formuliervelden in het CRM moeten aanmaken. Klik hier om daar meer over te lezen.
Bestaan alle relatievelden die je op het formulier wilt zetten al in het CRM? Dan kun je beginnen! Op je scherm zie je de volgende onderdelen:
- De knop Bekijk voorbeeld
Je kunt hiermee gemakkelijk zien hoe het formulier er uitziet na je meest recente wijziging, zonder dat je het formulier eerst al aan een webpagina hoeft te koppelen. - De knop Voorgedefiniëerde waarden instellen
Moet er bij alle relaties die dit formulier invullen een specifiek vinkje aangezet worden? Bijvoorbeeld een opt-in voor een onboardingsjourney in Marketing Automation? Dan kun je ervoor zorgen dat het vinkje verborgen wordt aangezet op het formulier. Lees hier meer over voorgedefiniëerde waarden. - De knop Toevoegen
Hiermee kun je tabs, secties, rijen en veldgroepen toevoegen om het formulier op te bouwen. Hierover lees je verderop meer. - De (relatie)velden die reeds gekoppeld zijn
Standaard worden er een aantal relatievelden al toegevoegd aan het formulier. Achter ieder veld vind je de mogelijkheid om het veldgedrag te bewerken of het veld te ontkoppelen. - Een overzicht van de beschikbare velden om te koppelen
Hier vind je de velden die je op het formulier kunt slepen.
Klap het onderdeel uit waarover je een toelichting wilt lezen:
Een profielformulier kun je indelen door middel van:
Tabs
Om de in te vullen gegevens over meerdere tabs te verdelen.
(Let op: bij profielformulieren is het niet mogelijk om het formulier in stappen op te bouwen.)
Secties
Om relatievelden overzichtelijk te groeperen.
Rijen
Om (maximaal 2) velden naast elkaar te plaatsen.
Veldgroepen
Om meerdere velden onder één groepnaam te combineren.
Onder het kopje 'Toevoegen' kun je deze toevoegen, om zo structuur te geven aan je formulier.
Aan de rechterzijde vind je het overzicht met alle beschikbare formuliervelden. Zoek je een specifiek relatieveld dat je op het formulier wilt plaatsen? Dan kun je de titel van het veld intypen via het zoekvenster. Categorieën waarin geen velden staan die voldoen aan je zoekcriteria verdwijnen uit het overzicht. Mogelijk moet je na het zoeken wel eerst de categorie openklappen waarin het veld zich bevindt.
Je koppelt een veld door het vanuit de rechterkolom te slepen naar het formulier. Je kunt het veld verslepen naar de sectie of pagina in het formulier waar jij het wilt plaatsen.
Door op het potlood-icoon te klikken naast een veld kun je enkele eigenschappen bewerken:
- De titel van het relatieveld
Eventueel in meerdere talen - De ondertitel van het relatieveld
Eventueel in meerdere talen - Of het veld verplicht ingevuld moet worden
- Of het veld aangepast mag worden of alleen bekeken kan worden
- Of het veld altijd zichtbaar moet zijn of alleen als er een ander veld is ingevuld met een relevante waarde*
Bijvoorbeeld: Het veld 'Onderwijsinstelling' verschijnt alleen als de relatie bij een eerder veld aangeeft student te zijn. Lees meer hierover in dit artikel.
*Binnenkort beschikbaar
Via het icoon met het kruisje kun je het veld loskoppelen van het formulier. Het veld blijft wel bestaan in het CRM en wordt hiermee niet van andere formulieren verwijderd.
Let op: De wijzigingen binnen Formuliervelden worden direct opgeslagen. Staat je formulier al live op een website? Maak dan een afweging of het nodig is om eerst een kopie van het formulier live te zetten, voordat je aanpassingen gaat doen.
3. Berichten en opties instellen
Onder Berichten en opties geef je aan wat er moet gebeuren nadat iemand het profielformulier heeft opgeslagen. Mogelijk wil je de wijziging eerst goedkeuren, moet een nieuw e-mailadres geverifieerd worden of wil je een bevestigingsmail versturen. Klap het onderdeel uit waarover je een toelichting wilt lezen:
Nadat het formulier is opgeslagen, toon je een melding met daarin een bevestigingsbericht. Je kunt deze bevestiging op drie manieren geven:
- Door een notificatie met 'Je profiel is opgeslagen'
- Door de gebruiker te laten doorschakelen naar een door jou zelf ingerichte bevestigingspagina.
(Als je zelf meer invloed wilt hebben op hoe de bevestigingspagina eruitziet.) - Door een zelf ingestelde tekst te tonen op de pagina van het formulier
Zowel actieteksten als e-mailberichten kun je personaliseren. Hiervoor gebruik je Veldcodes. Met Veldcodes kun je persoonlijke gegevens van de relaties, zoals een naam, toevoegen in de mailtekst.
Wanneer een gebruiker zijn of haar e-mailadres wijzigt via een profielformulier, kan een typfoutje zo gemaakt worden. Dit kan tot gevolg hebben dat de relatie jouw communicatie niet meer ontvangt. Als extra beveiligingsstap is het daarom mogelijk om het e-mailadres te laten verifiëren. In dit artikel lees je meer over hoe je dit instelt.
In sommige gevallen wil je zelf eerst nog een handmatige controle doen op een profielwijziging, voordat de wijziging definitief wordt. Bijvoorbeeld wanneer alleen mensen die voldoen aan bepaalde criteria lid mogen worden van jouw online community.
In dit geval selecteer je: Registraties handmatig controleren en goed- of afkeuren. Na het selecteren van deze optie verschijnen er enkele extra velden om in te vullen:
Bericht dat op de website getoond wordt als er nog profielwijzigingen gecontroleerd moeten worden
Omdat relaties in afwachting van een goedkeuring geen extra profielwijzigingen kunnen doen (ook niet van andere profielformulieren), krijgen zij bij deze formulieren een bericht dat er tijdelijk geen profielwijziging mogelijk is. Dit bericht stel je hier in.
Afwijzingsmail
Vul het E-mailonderwerp en het E-mailbericht in. Zorg ervoor dat minimaal de veldcode voor de Afwijsreden (##discard_reason##) in de e-mailtekst staat. Tijdens het goed- of afkeuren van een registratie vul je deze afwijsreden in.
Het invullen van de bevestigingsmail is door het selecteren van handmatige controle niet meer optioneel.
Let op: Heb je ingesteld dat je profielwijzigingen eerst beoordeelt? Vermeld dit dan ook in de communicatieteksten van de bovenstaande stappen, zodat jouw relatie precies weet waar hij aan toe is.
Wanneer de profielwijziging definitief is, kun je een bevestigingsmail versturen. Hierin leg je uit welke gevolgen de profielwijziging heeft.
- Krijgt de relatie door de profielwijziging toegang tot nieuwe onderdelen in je ledenportaal, wijs dan op de voordelen hiervan.
- Betreft de wijziging een adreswijziging: benoem dan dat toekomstige post naar het nieuwe adres wordt gestuurd.
- Gebruik je het profielformulier als volgende stap in een journey? Dan kun je een volgende stap aanreiken om betrokken te raken of een link naar een give-away plaatsen.
Onder de velden waar je het E-mailonderwerp en E-mailbericht invult, kun je ook aangeven of er van de bevestigingsmail een contactmoment gemaakt moet worden bij de relatie in het CRM. Zo kunnen collega's die de relatie bekijken via het CRM terugzien welke communicatie de nieuwe relatie inmiddels ontvangen heeft.
Tip: In plaats van een eenvoudige bevestigingsmail, kun je er ook voor kiezen om een uitgebreidere journey in te richten via Marketing Automation. Hiervoor maak je gebruik van relatielijsten als trigger.
Alle e-mailcommunicatie die rondom de profielwijziging vanuit dit formulier plaatsvindt, krijgt een specifieke opmaak mee vanuit een systeemtemplate. Hierin staat bijvoorbeeld je logo en enkele basisgegevens van je organisatie. Onder E-mailinstellingen geef je aan welk systeemtemplate je wilt gebruiken.
Wil je de afzender van de e-mailcommunicatie laten afwijken van afzender die is ingesteld in het template? Dan klik je op 'Afzender (naam en e-mail) instellen'. Er verschijnen nu twee extra velden om zowel de Naam van de afzender en het E-mailadres van de afzender in te vullen.
Profielformulier koppelen/in gebruik nemen
Ben je tevreden met je formulier? Dan kun je je profielformulier nu koppelen. Dit kun je op verschillende manieren doen:
- Je publiceert het profielformulier op een pagina in je website via het CMS. Je kunt hiervoor een nieuwe pagina maken of een bestaande pagina gebruiken. Aan deze pagina voeg je een nieuw artikel toe. Kies hierbij het artikeltype (snippet) 'Profielformulier'.
- Je koppelt het profielformulier aan een bijeenkomst in Meetings & Events.
- Je koppelt het profielformulier aan een veldcode voor gebruik in Mailings.