Je wilt je bestaande relaties vragen om hun gegevens te controleren of voorkeuren door te geven. Je hoopt natuurlijk dat zoveel mogelijk relaties deze gegevens invullen, ongeacht of zij een account op je website hebben. Met profiel-veldcodes maak je het mogelijk om een gepersonaliseerde link in een mailing op te nemen, die zorgt dat de ontvanger de gevraagde gegevens uit een profielformulier kunnen invullen.
In Mailings kun je onder Instellingen > Profiel/uitschrijven eigen Veldcodes inrichten. Aan een veldcode kun je vervolgens een profielformulier koppelen.
Uitschrijving versus profielwijziging
Je kunt een profielformulier zowel koppelen aan een 'uitschrijf veldcode' als een 'profiel veldcode'.
Als een ontvanger een profielformulier dat gekoppeld is aan een 'uitschrijf veldcode' opslaat, wordt dit geregistreerd als een uitschrijving in je statistieken. Als dit profielformulier is gekoppeld aan een 'profiel veldcode' gebeurt dit niet.
Het verschil zit dus in de verwerking na het opslaan. Door de juiste veldcode te gebruiken, zorg je ervoor dat je statistieken niet vervuilen.
Uitzonderingen toevoegen voor bepaalde relaties
Aan de Veldcode kun je één of meer uitzonderingen toevoegen. Je kunt hier aangeven dat relaties uit een bepaalde lijst een ander profielformulier te zien krijgen. Om dit in te stellen, klik je op de desbetreffende veldcode waar je een uitzondering voor wilt maken (Mailings > Instellingen > Profiel/Uitschrijven) en klik vervolgens op 'Uitzondering toevoegen'. Vul hier de relatiecollectie in en het profielformulier wat ze in plaats van het originele formulier te zien krijgen.
Voorbeeld: uitzondering voor vrijwilligers
Als je een algemene nieuwsbrief en een speciale vrijwilligersnieuwsbrief publiceert, wil je dat vrijwilligers zich in hun profielformulier kunnen uitschrijven voor de algemene nieuwsbrief en/of voor de vrijwilligersnieuwsbrief. Relaties die geen vrijwilliger zijn, kunnen zich alleen uitschrijven voor de standaard nieuwsbrief.
Tip
- Indien regels voor verschillende veldcodes elkaar overlappen (een relatie kan voldoen aan een regel voor meer dan één veldcode), gebruik dan verschillende formulieren. Het systeem gebruikt het formulier van de eerste regel die voldoet.
- Alleen wanneer een mailing naar een selectie is verzonden wordt de statusupdate t.b.v. statistieken toegepast. Dus niet als de mailing is verzonden aan een groep of aan losse relaties.
- Statistieken worden elke 15 minuten bijgewerkt.
Voorbeeld van overlappende regels
Stel, je gebruikt de veldcodes uitschrijven en update_profiel
De veldcode uitschrijven heeft als conditie:
'WAAR' als relatie zit in een van deze relatiecollecties: collectie A, collectie B
De veldcode update_profiel heeft als conditie:
'WAAR' als de relatie zit in een van deze relatiecollecties: collectie A, collectie C
In beide regels wordt gekeken naar collectie A. Ze kunnen dus beide 'WAAR' zijn.
Een alternatief voor het gebruiken van profiel-veldcodes is een autologin. Door het toevoegen van het token ~autologin~ achter een url die naar een pagina op jouw website (binnen Procurios) verwijst, wordt degene die op de link klikt automatisch ingelogd op je website. Dit verlaagt bijvoorbeeld de drempel om te registreren voor evenementen, wat niet mogelijk is via een profielformulier. De gebruiker hoeft zijn wachtwoord niet meer op te zoeken om zich aan te melden.
Wees je er van bewust dat iedereen in het bezit van de autologin-link kan inloggen op het account van de oorspronkelijke ontvanger. De verzending van informatie via e-mail kan niet beschouwd worden als een beveiligd informatiekanaal. Stem daarom het gebruik van deze mogelijkheid goed af met de Gegevensverantwoordelijke binnen je organisatie.
Voorbeeld: Je kunt iemand laten auto-inloggen op een profielformulier voor het wijzigen van een nieuwsbriefvoorkeur. Echter, eenmaal ingelogd, kan deze persoon ook terecht komen op een profielformulier waar meer gevoelige informatie over deze relatie zichtbaar is.
Kies je er - ondanks bovenstaande waarschuwing - toch voor om autologin te gebruiken, let dan op het volgende:
- Meld aan de ontvanger dat hij het e-mailbericht niet moet doorsturen, om te voorkomen dat anderen toegang krijgen tot zijn gegevens
- Houd er rekening mee dat niet iedere relatie al een account op je website heeft, zij zullen alsnog een aanmelding moeten doen.
- Zorg ervoor dat bij de instellingen van de Mailing de website is gekoppeld waar de autologin naar verwijst.
- De autologin-opties werken enkel als de mailing effectief is verzonden. Je kan dit niet testen door een testmail te versturen.
Doordat browsers en diverse andere aanbieders de mogelijkheid geven om wachtwoorden automatisch in te vullen, is de drempel om in te loggen tegenwoordig een stuk lager geworden. Overweeg daarom om te stoppen met het gebruik van autologin-links.