Met de module Mail Merge kun je sjabloondocumenten samenvoegen met gegevens uit het CRM. Het resultaat is een gepersonaliseerd ("samengevoegd") document per ontvanger.
Een sjabloon maak je in een tekstverwerker die samenvoegvelden in .docx of .odt ondersteunt.
Dit artikel beschrijft hoe je een sjabloondocument maakt in de Engelse versie van Microsoft Word 2007.
Een sjabloondocument is een normaal document waarin je velden invoegt. Dat kan op twee manieren:
1. Met de toetsencombinatie CTRL-F9
Met CTRL-F9 voeg je een veld in, die je daarna een naam kan geven. Ook kun je een woord selecteren en op CTRL-F9 drukken om er een veld van te maken.
2. Via de menu-optie "Insert field"
Selecteer in de ribbon de optie "Insert" en kies dan bij "Quick Parts" voor "Field...".
Selecteer in de linkerkolom bij "Field names" de optie "MergeField". Vul in de middelste kolom bij "Field name" de naam van het veld in. Klik op "OK".
Het veld is nu ingevoegd op de plek van de cursor.
Het .docx-bestand dat je nu hebt, kun je gebruiken in de module om een nieuw sjabloon te maken of een bestaand sjabloon aan te passen.