Wil je dat je collega's makkelijk persoonlijke mailings kunnen maken? Dan maak je veldcodes aan. Veldcodes zijn codes zoals ##voornaam## die automatisch vervangen worden door echte gegevens. Zo wordt "Hallo ##voornaam##" automatisch 'Hallo Jan' voor Jan en 'Hallo Maria' voor Maria.
Als SuperUser kun je veldcodes aanmaken die iedereen met de rol Digital Mailings Manager kan gebruiken.
Er zijn veldcodes die relatiegegevens tonen én veldcodes die een persoonlijke link genereren naar een profiel- of uitschrijfformulier. Lees hier hoe je veldcodes voor persoonlijke links aanmaakt.
Wanneer maak je nieuwe veldcodes voor relatiegegevens aan?
Standaard wordt ons platform geleverd met veldcodes als ##firstname##, ##lastname##, ##email## en ##fullname##. (Kijk hier voor de volledige lijst.) Maar mogelijk wil je meer, zoals:
- Specifieke aanhefvormen die niet standaard beschikbaar zijn
- Informatie uit vrije velden die jullie organisatie gebruikt (bijvoorbeeld 'expertise', 'commissievoorkeur', 'voorkeur communicatiefrequentie')
- Geanonimiseerde weergave van het bankrekening- of telefoonnummer
- Alternatieve teksten als gegevens bij een relatie ontbreken
De veldcodes die je aanmaakt in Mailings, kunnen ook gebruikt worden in de e-mails die je in een Marketing Automation journey maakt. Of een veldcode bruikbaar is, hangt af van de relatieweergave die gekoppeld is aan Marketing Automation.
Lees hier meer over het maken van e-mails in Marketing Automation.
Veldcodes aanmaken
Ga naar Mailings > Instellingen > Veldcodes. Hier vind je een overzicht met alle reeds beschikbare veldcodes. Hier kun je veldcodes voor relatiegegevens aanmaken (1), bewerken (2) en verwijderen (3).
Tip: ook bij het bewerken van een Mailing kun je nieuwe veldcodes met relatiegegevens aanmaken door op de knop 'Nieuwe veldcode maken' te klikken. In dat geval is de veldcode alleen voor die specifieke mailing beschikbaar. Handig als je eenmalig een extra veldcode nodig hebt.
Eenvoudige veldcode
Stap 1: Nieuwe veldcode beginnen
Klik op 'Nieuwe veldcode' om een veldcode aan te maken.
Stap 2: Naam en uitleg vullen
Vul enkele algemene gegevens in over de veldcode:
- De titel van de veldcode
Dit is de code die gebruikers moeten typen tussen de dubbele hashtag (bijvoorbeeld:##btw-nummer##). Je hoeft hier de hashtags zelf niet aan toe te voegen, dat wordt door het syteem gedaan. Gebruik alleen de tekens a-z en '_' of '-'. - Een beschrijving van de veldcode
Dit geeft je collega's informatie over wat deze veldcode doet. - Soort veldcode
Je kunt de veldcode eenvoudig houden (alleen de gekoppelde informatie tonen) of een meer uitgebreide samenstelling maken van meerdere woorden en veldcodes.
Stap 3: Welke informatie moet erin?
- Selecteer het veld
Kies welke informatie uit jullie systeem gebruikt moet worden. Beschikbaar zijn: relatievelden, aanhefvelden, adresvelden, telefoonnummers en vrije velden.
- Kies het type (Persoon/Organisatie)
Moeten de gegevens opgehaald worden vanaf de relatiekaart van de ontvanger zelf? Of vanaf de relatiekaart van de organisatie waar de ontvanger aan verbonden is door middel van een functie?
Zie je geen optie om het type te kiezen (Persoon of Bedrijf)? Dan is het onderdeel Organisaties & Personen mogelijk nog niet ingericht.
Stap 4: Opslaan
Klik op 'Veldcode opslaan' (6).
Klaar! Gebruikers kunnen nu ##btw-nummer## typen in hun mailings.
Slimme veldcodes maken (samengesteld)
Voor ingewikkeldere personalisatie kun je slimme veldcodes maken. Deze geven verschillende tekst weer op basis van wat je van iemand weet.
Voorbeeld: Communicatie op maat
Doel: Een tekst die aanpast op basis van hoe vaak iemand berichten wil ontvangen:
- Als iemand 'wekelijks' heeft gekozen: 'Zoals je hebt gevraagd, krijg je onze wekelijkse update'
- Als iemand 'maandelijks' heeft gekozen: 'Je ontvangt deze maandelijkse nieuwsbrief'
- Als iemand 'bij belangrijke gebeurtenissen' heeft gekozen: 'We sturen je alleen berichten bij belangrijke gebeurtenissen'
- Als er niets bekend is: 'Je kunt je communicatievoorkeuren aanpassen in je profiel'
Stap 1: Slimme veldcode beginnen
- Selecteer Samengesteld bij het aanmaken
- Geef een duidelijke naam:
communicatievoorkeur-tekst - Beschrijving: 'Tekst die aanpast op basis van communicatievoorkeur van het lid'
Stap 2: Standaardtekst instellen
Standaardwaarde: 'Je kunt je communicatievoorkeuren aanpassen in je profiel'
Deze tekst wordt gebruikt als geen van de regels van toepassing is.
Stap 3: Regels maken
Klik op 'Regel toevoegen' om je eerste regel te gaan maken.
Regel 1: Voor wekelijkse updates
- Selecteer bij Als het vrije veld waarop de regels worden gebaseerd
In dit voorbeeld heet het veld 'Voorkeur communicatiefrequentie' - Kies het Type (Persoon/Organisatie)
Moeten de gegevens gecontroleerd worden op basis van de relatiekaart van de ontvanger zelf? Of op basis van de relatiekaart van de organisatie waar de ontvanger aan verbonden is door middel van een functie? - Bepaal of iemand juist wél of niet moet voldoen aan het ingestelde filter
In dit voorbeeld controleren we op 'is gelijk aan'. - Kies de waarde
In dit geval is dat 'Wekelijks'. - Plaats bij Toon wat er getoond moet worden
'Zoals je hebt gevraagd, krijg je onze wekelijkse update' - Klik op 'Regel opslaan'
De eerste regel is nu aangemaakt. Je kunt de regel eventueel later nog wijzigen of verwijderen via de iconen rechts van de regel.
Alleen relatievelden van het type 'Eén uit meer met ronde knoppen' zijn beschikbaar voor veldcoderegels.
Klik opnieuw op 'Regel toevoegen'. Herhaal de stappen 1 t/m 6 van regel 1, maar kies de waarde Maandelijks en voeg bij Toon de volgende tekst toe: 'Je ontvangt deze maandelijkse nieuwsbrief'.
Herhaal de stappen 1 t/m 6 van regel 1.
- Als: Voorkeur communicatiefrequentie = 'Bij belangrijke gebeurtenissen'
- Toon: 'We sturen je alleen berichten bij belangrijke gebeurtenissen'
Stap 4: Regels controleren
Controleer of je alle regels goed hebt ingesteld en klik vervolgens op 'Veldcode opslaan' om de veldcode beschikbaar te maken.
Tip: Andere veldcodes gebruiken in een samengestelde veldocde
In de teksten bij Toon kun je ook eerder aangemaakte veldcodes gebruiken. Zo zou je kunnen schrijven: 'Zoals je hebt gevraagd, krijg je onze wekelijkse update, ##firstname##'.
Ook kun je links toevoegen die naar het gepersonaliseerde profielformulier verwijzen. 'Je kunt je communicatievoorkeuren aanpassen in je profiel' kun je daarmee direct laten linken naar het profielformulier.
Geanonimiseerde veldcodes voor privacy
Voor extra privacy kun je veldcodes maken die alleen de laatste cijfers van gevoelige gegevens tonen, zoals telefoonnummers en bankrekeningen. Dit is handig om gebruikers te vragen hun gegevens te controleren zonder volledige informatie prijs te geven.
Gegevens verificatie
- 'Klopt je telefoonnummer nog? Het eindigt op ...1234'
- 'Is je bankrekening nog actueel? Het eindigt op ...5678'
Privacy bescherming
- Geen volledige gevoelige gegevens in e-mailberichten
- Voldoet aan privacy-eisen voor e-mailcommunicatie
- Veiliger bij doorsturen of printen van mailings (deze methode is ook beschikbaar in MailMerge)
Je selecteert geanonimiseerde velden gewoon in de lijst met beschikbare velden. Je kunt ze herkennen aan de tekst (geanonimiseerd) achter de veldnaam.
Bestaande veldcodes bewerken
- Ga naar Mailings > Instellingen > Veldcodes
- Klik op de veldcode die je wilt aanpassen of klik op het potlood-icoon
- Pas instellingen aan
- Klik op 'Veldcode opslaan'
Let op: Wijzigingen gelden direct voor alle toekomstige mailings die deze veldcode gebruiken. Eerder verzonden mailings worden níet met terugwerkende kracht aangepast.
Veldcodes verwijderen
Waarschuwing: Verwijder alleen veldcodes die zeker niet meer gebruikt worden. Bestaande mailings die deze veldcode gebruiken, zullen fouten tonen.
- Controleer eerst waar de veldcode gebruikt wordt
- Vervang de veldcode in bestaande mail-templates
- Verwijder pas daarna de veldcode