Korte samenvatting: Ga naar CRM > Instellingen > Aanheffen en klik op 'Aanhef toevoegen'. Geef de aanhef een titel en veldcode, en kies bij 'Geslacht-veld' op welk veld je de aanhef baseert. Wil je geen onderscheid maken? Vul dan bij alle opties dezelfde tekst in.
Wil je relaties persoonlijk aanspreken in een e-mail, brief of mailing? Bijvoorbeeld formeel met 'Geachte heer Jansen', of juist informeel met 'Hoi Peter'. Niet elke relatie spreek je op dezelfde manier aan, en dat hoeft ook niet.
In het CRM stel je zelf aanheffen in. Een aanhef bepaalt hoe een relatie wordt aangesproken, bijvoorbeeld in een e-mail of brief. Je kunt meerdere aanheffen naast elkaar gebruiken. Denk aan een formele aanhef voor officiële correspondentie en een informele aanhef voor je nieuwsbrief.
Zonder een ingestelde aanhef moet je bij elke mailing opnieuw bedenken hoe je relaties aanspreekt. Dat kost tijd. Bovendien gaat het sneller fout: je spreekt iemand dan bijvoorbeeld per ongeluk aan met de verkeerde aanspreekvorm.
Met een aanhef in het CRM stel je dit één keer goed in. Daarna gebruikt Procurios automatisch de juiste aanspreekvorm, op basis van de gegevens die bij de relatie bekend zijn. Je bepaalt zelf of je onderscheid maakt, bijvoorbeeld tussen man en vrouw. Wil je dat niet? Dan vul je voor alle opties dezelfde tekst in en krijgt iedereen dezelfde aanhef.
Nieuwe aanhef toevoegen
- Ga naar het CRM > Instellingen > Aanheffen en klik op 'Aanhef toevoegen'.
Er verschijnt het pop-upvenster 'Aanhef toevoegen'.
- Vul bij 'Titel' een naam in voor de aanhef. Bijvoorbeeld 'Aanhef: Formeel'.
- Vul bij 'Veldcode' een code in. Deze code gebruik je later om de aanhef op te roepen in een e-mail. Gebruik alleen kleine letters (a-z) en cijfers (0-9). Vul je bijvoorbeeld 'aanhefformeel' in, dan roep je de aanhef later op met
##aanhefformeel##. - Kies bij 'Geslacht-veld' op welk veld uit het CRM je de aanhef baseert. Bijvoorbeeld 'Geslacht'.
Tip: Je bent niet verplicht om per geslacht een andere aanhef in te stellen. Je kiest wel altijd een geslacht-veld, maar je kunt bij 'Man', 'Vrouw' en 'Niet ingevuld' ook precies dezelfde tekst invullen. Dan krijgt iedereen dezelfde aanhef.
- Klik op 'Opslaan'.
Je komt nu direct op het scherm 'Aanhef' terecht. Hier vul je de syntax in. Syntax is een combinatie van vaste tekst en codes die samen bepalen hoe de aanhef eruitziet. Een code haalt bijvoorbeeld automatisch de achternaam van de relatie op. Die combineer je met vaste tekst, zoals 'Geachte heer' of 'Beste'. Zo stel je voor 'Man', 'Vrouw' en 'Niet ingevuld' elk een eigen syntax in, zodat automatisch de juiste aanhef verschijnt.
Ga voor een volledig overzicht van de mogelijke codes, inclusief een voorbeeld per geslacht, naar het artikel 'Aanhef / Relatienaam syntax'.
- Vul bij 'Man', 'Vrouw' en 'Niet ingevuld' de syntax in die je wilt gebruiken.
- Wil je testen hoe de aanhef eruitziet? Klik bij 'Test syntax' op 'Selecteren/wijzigen...'. Kies enkele relaties en klik op 'Test syntax'.
- Bekijk het resultaat van je test. Klopt de aanhef niet met hoe je het verwacht? Pas de syntax dan aan en test opnieuw.
- Klik op 'Opslaan' zodra je tevreden bent met het resultaat.
Aanhef later bewerken
Wil je een bestaande aanhef op een ander moment nog aanpassen?
- Ga naar CRM > Instellingen > Aanheffen.
- Klik achter de aanhef die je wilt bewerken op het bewerk-icoon (potlood).
Je komt weer op het scherm 'Aanhef' terecht, waar je de syntax kunt aanpassen zoals hierboven beschreven.
Aanhef gebruiken
Zodra je de aanhef hebt ingesteld, gebruik je deze met de veldcode die je hebt gekozen. Dat kan op een paar manieren:
- Systeem-e-mails en bevestigingsmails: hier gebruik je de veldcode direct, bijvoorbeeld door
##aanhefformeel##in de tekst te plaatsen. - Mailings en Marketing Automation: hiervoor selecteer je de aanhef eerst bij het aanmaken van een nieuwe veldcode. Meer hierover lees je in het artikel 'Veldcodes met relatiegegevens aanmaken en bewerken'.
- MailMerge: koppel de nieuwe veldcode aan het gewenste samenvoegveld bij een van je MailMerge-sjablonen.