Geef je leden, donateurs of collega's toegang tot jouw platform? Dan stuur je hen een e-mail met een activatielink. Maar niet iedereen heeft dezelfde behoeften. Een nieuw lid wil je anders verwelkomen dan een vrijwilliger. En een nieuwe collega heeft andere instructies nodig dan een donateur.
Met typen gebruikersaccounts stel je voor elke situatie een aparte e-mail in. Zo krijgt iedereen de juiste tekst en komt iedereen op de juiste pagina terecht.
Wanneer gebruik je dit?
Maak verschillende typen aan als je verschillende groepen gebruikers hebt. Bijvoorbeeld:
- Nieuwe leden die toegang krijgen tot een mijn-omgeving
- Vrijwilligers die toegang krijgen tot een online community
- Backendgebruikers zoals collega's die in het CRM werken
- Donateurs die hun gegevens online willen beheren
Voor elke groep kun je een eigen type maken. Daarin stel je in welke e-mail ze ontvangen en waar ze terechtkomen na het activeren.
Een type aanmaken
Ga naar CRM > Instellingen > Gebruikersaccounts.
Je ziet een overzicht van alle typen die al beschikbaar zijn. Klik op '+ Gebruikerstype toevoegen' om een nieuw type te maken.
Gebruikerstype
Vul bij Gebruikerstype een duidelijke naam in. Deze naam zie je later terug wanneer je een gebruiker aanmaakt. Kies een naam die voor jou en je collega's herkenbaar is.
Voorbeelden: 'Nieuw lid: mijn-omgeving', 'Vrijwilliger: community', 'Nieuwe backendgebruiker'.
Verzender
Kies wie de afzender van de e-mail is. Je hebt twee opties:
- Gebruik de afzender uit de template: Het systeem gebruikt het e-mailadres dat in de gekozen template staat.
- Gebruik een afwijkende afzender: Je kiest zelf een ander e-mailadres.
Inhoud en uiterlijk
Template
Kies een template voor de vormgeving van de e-mail. Dit bepaalt hoe de e-mail eruitziet: de kleuren, het logo en de opmaak.
E-mail onderwerp
Vul het onderwerp van de e-mail in. Dit is wat de ontvanger ziet in zijn inbox.
Voorbeeld: 'Activeer je account voor het Procurios-platform'
Je kunt het onderwerp vertalen naar meerdere talen. Klik op de vlaggetjes om vertalingen toe te voegen.
E-mail inhoud
Schrijf hier de tekst van de e-mail. Leg uit waarom de ontvanger deze e-mail krijgt en wat hij moet doen.
Belangrijk: Voeg altijd de link toe waarmee de ontvanger een wachtwoord kan instellen. Zonder deze link kan de ontvanger niet inloggen.
Klik op 'Veldcodes' om eventueel andere persoonlijke gegevens in te voegen.
Net als het onderwerp kun je de inhoud vertalen. Klik op de vlaggetjes onderaan het tekstveld.
Tips voor een goede activatiemail:
- Vertel wat de ontvanger kan doen met het account. Bijvoorbeeld: gegevens bijwerken, inschrijven voor activiteiten of nieuws lezen. Voor backendgebruikers kun je benoemen welke taken zij kunnen uitvoeren, zoals relaties beheren of mailings versturen.
- Leg uit dat de ontvanger na het klikken op de link een wachtwoord moet aanmaken.
- Vermeld dat de activatielink 2 weken geldig is. Zo weet de ontvanger dat hij niet te lang moet wachten.
- Vraag backendgebruikers om direct twee-staps-authenticatie (2FA) in te stellen via 'My profile'. Zo zijn de gegevens van relaties beter beveiligd.
- Houd de tekst kort. Geef alleen de belangrijkste informatie. Details kunnen op de welkomstpagina staan.
Voorkeurstaal van de gebruiker
Het systeem kijkt naar de voorkeurstaal van de relatie. Staat die taal ingesteld? Dan ontvangt de relatie de e-mail in die taal.
Bij Fallback taal kies je welke taal het systeem gebruikt als:
- De voorkeurstaal van de relatie onbekend is
- Je geen vertaling hebt gemaakt voor die taal
Doelpagina instellen
Bij Stuur naar pagina kies je waar de gebruiker terechtkomt na het activeren van het account.
Klik op 'Selecteren/wijzigen...' om een pagina te kiezen:
- Je ziet eerst een overzicht van alle websites. Klik op de website waar de pagina staat.
- Je ziet nu de paginastructuur van die website. Klik op de pagina die je wilt gebruiken.
- Klik op 'Maak een link naar de geselecteerde pagina of categorie'.
Kies een pagina die past bij het type gebruiker. Bijvoorbeeld een welkomstpagina voor leden die nieuw in de mijn-omgeving binnenkomen.
Opslaan
Klik op 'Opslaan' om het type te bewaren. Het type is nu beschikbaar wanneer jij of een collega een gebruiker aanmaakt.
Let op bij backendgebruikers
Maak je een type voor backendgebruikers? Dan komt de gebruiker terecht op een pagina in de backend. De backend heeft toegangsbeperkingen.
Zorg dat de relatie de juiste rechten heeft voordat je de e-mail verstuurt. Anders kan de gebruiker niet inloggen, ook al heeft hij een account.
Lees meer over het toekennen van rechten in het artikel Hoe geef ik iemand toegang tot het platform?
Type wijzigen of verwijderen
Ga naar CRM > Instellingen > Gebruikersaccounts om je typen te beheren.
- Klik op de naam van een type om deze te wijzigen.
- Klik op het kruisje rechts om een type te verwijderen.
