Korte samenvatting:
Ga naar CRM > Instellingen > Typen en open het tabblad 'E-mailadrestypen'. Klik op 'Voeg nieuw type toe' voor een nieuw type, of op het potloodje om een bestaand type te wijzigen. Hier stel je ook in of gebruikers met dit type e-mailadres mogen inloggen.
Wil je een nieuw e-mailadrestype toevoegen, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief? Of moet een bepaald e-mailadres nooit gebruikt kunnen worden om in te loggen? Dat regel je zelf als SuperUser.
In de meeste gevallen staan er drie e-mailadrestypen ingericht in het CRM. Relaties gebruiken deze om aan te geven welk adres voor welk doel bedoeld is, bijvoorbeeld 'Werk', 'Privé' of 'Facturatie'. Heeft jouw organisatie meer typen nodig? Dan voeg je die zelf toe.
E-mailadrestype toevoegen of wijzigen
- Ga naar CRM > Instellingen > Typen.
- Klik op het tabblad 'E-mailadrestypen'.
- Klik op 'Voeg nieuw type toe' voor een nieuw type. Of klik op het potloodje achter een bestaand type om dit te wijzigen.
- Vul een naam in voor het e-mailadrestype.
Tip: Gebruikt jouw organisatie meerdere talen? Klik dan op een van de vlaggetjes om de naam te vertalen naar de betreffende taal.
- Pas eventueel de sorteervolgorde aan.
Hiermee bepaal je op welke plek in de lijst het e-mailadrestype komt te staan. - Kies of het type gebruikt kan worden om in te loggen.
- Klik op 'Opslaan'.
Bij de instellingen voor facturatie kies je welk e-mailadrestype als eerste gebruikt wordt als je een factuur per e-mail verstuurt. Meestal is dat het 'Factuur e-mailadres'. Staat dit adres niet ingevuld bij een relatie? Dan gebruikt het platform het eerstvolgende beschikbare e-mailadrestype. Je kunt bepaalde typen ook uitsluiten van het ontvangen van facturen.
Dit werkt los van het primaire e-mailadres dat je op de relatiekaart instelt. Het factuuradres hoeft dus niet hetzelfde adres te zijn als het primaire adres.
Gebruikt jouw organisatie het Procurios Platform al langer? Overleg dan eerst met een consultant van Procurios voordat je een e-mailadrestype wijzigt of als je het volledig wilt verwijderen.
Bepalen welke e-mailadrestypen gebruikt mogen worden om in te loggen
Loggen gebruikers in jouw platform in met een e-mailadres? Dan mag hetzelfde e-mailadres maar bij n relatie in het CRM staan. Dat is soms lastig. Bijvoorbeeld wanneer meerdere relaties hetzelfde e-mailadres voor facturatie delen. Of wanneer ouders informatie willen ontvangen over hun kind, maar alleen het kind toegang mag hebben tot de online community.
Daarom kun je per e-mailadrestype instellen of gebruikers hiermee mogen inloggen. Dit doe je ook bij CRM > Instellingen > Typen, tabblad 'E-mailadrestypen'.
- Klik op het potloodje achter het e-mailadrestype dat je wilt uitsluiten van de inlogmogelijkheid.
- Selecteer de optie 'Gebruikers kunnen niet inloggen met dit e-mailadrestype'.
- Klik op 'Opslaan'.
Vanaf nu mogen meerdere gebruikers (en relaties) dit type e-mailadres gebruiken, maar wordt dat type niet gebruikt bij het inloggen of voor een 'Wachtwoord vergeten'-bericht.
Loggen leden of medewerkers van jouw organisatie in met een gebruikersnaam in plaats van een e-mailadres? Dan heb je deze optie niet nodig. Je vindt hem dan ook niet terug bij de e-mailadrestypen.
Nieuw e-mailadrestype zichtbaar maken op relatieformulieren
Het nieuwe e-mailadrestype staat vanaf nu in de lijst bij 'E-mailadrestypen'. Of het ook meteen zichtbaar is op de relatiekaart, hangt af van hoe de relatieformulieren zijn ingericht. Dit werkt op dezelfde manier als bij adrestypen.
Staat op het relatieformulier het item 'E-mailadressen'? Dan verschijnt het nieuwe e-mailadrestype hier automatisch.
Zijn de e-mailadrestypen los van elkaar aan het formulier toegevoegd, bijvoorbeeld als aparte velden 'E-mailadres: Werk' en 'E-mailadres: Privé'? Dan moet je het nieuwe type er zelf nog bij zetten.
Zo controleer je dit en voeg je het nieuwe e-mailadrestype eventueel toe:
- Ga naar CRM > Instellingen > Formulieren.
- Open het relatieformulier waarop je het nieuwe e-mailadrestype wilt tonen.
- Zoek in de boomstructuur links naar het item 'E-mailadressen'. Staat dit er? Dan hoef je niets te doen.
- Staan hier in plaats daarvan losse velden, zoals 'E-mailadres: Werk' en 'E-mailadres: Privé'? Zoek dan rechts in het veldenoverzicht naar 'E-mailadres: [naam van je nieuwe type]', bijvoorbeeld 'E-mailadres: Ouder/Verzorger'.
- Sleep dit veld naar de gewenste plek in de boomstructuur.
Twijfel je of dit voor jouw relatieformulieren nodig is? Overleg dan met een consultant van Procurios.
Meer weten over het bewerken van relatieformulieren in het algemeen, zoals het werken met tabs, secties en het slepen van velden? Lees dan het artikel: '(Vrije) velden en relatieformulier beheren'.
En nu?
Wil je weten hoe eindgebruikers e-mailadressen invoeren bij een relatie, of hoe ze een ander adres kiezen voor een mailing? Bekijk het artikel 'Hoe voeg ik meerdere e-mailadressen toe aan een relatie?'.
Werk je vaker met typen in het CRM? Bekijk ook de artikelen 'Adrestypen toevoegen of wijzigen' en 'Relatietype toevoegen of wijzigen'.