Korte samenvatting:
Open de relatiekaart, klik op de drie puntjes en kies 'Maak gebruiker'. Kies het gebruikerstype dat bij deze relatie past. De relatie ontvangt een e-mail waarmee hij zelf een wachtwoord instelt. Deze link is 2 weken geldig.
Een lid belt op: ze heeft haar uitnodiging voor de website nooit ontvangen, of is de link kwijtgeraakt. Of je voegt net een nieuwe donateur toe aan het CRM en wilt dat hij meteen bij zijn eigen gegevens kan. In deze gevallen hoef je niet te wachten op een mailing of een collega. Je regelt het zelf, direct vanaf de relatiekaart.
Wanneer gebruik je dit?
Gebruik deze werkwijze als het om één relatie tegelijk gaat. Wil je een grote groep relaties in één keer toegang geven, bijvoorbeeld alle leden die nog nooit een account hebben aangemaakt? Dan is een bulkmailing handiger. Lees daarvoor 'Bestaande relaties uitnodigen om een account aan te maken'.
Gaat het om een collega of vrijwilliger die moet gaan werken in het CRM of een ander onderdeel van de backend? Dan is er meer nodig dan alleen deze stappen: die persoon heeft ook rollen nodig. Lees daarvoor 'Toegang geven tot het Procurios Platform van jouw organisatie'.
Merk je dat je deze stappen regelmatig herhaalt voor losse relaties, bijvoorbeeld elke keer als er weer een nieuw lid bijkomt? Werk je met Marketing Automation? Dan kun je dit ook automatisch laten verlopen, inclusief een herinnering voor wie nog niet gereageerd heeft.
Wat je nodig hebt
Voordat je een relatie een account kunt geven, moet er een passend gebruikerstype klaarstaan. Een gebruikerstype bepaalt welke e-mail de relatie krijgt en op welke pagina hij terechtkomt. Zie je bij stap 3 hieronder geen passende optie? Vraag dan je SuperUser om een nieuw type in te richten via 'Typen gebruikersaccounts instellen'.
Een relatie toegang geven
- Zoek de relatie op in het CRM en open de relatiekaart.
- Klik bovenaan de relatiekaart op de drie puntjes.
- Kies 'Maak gebruiker'.
- Selecteer het gebruikerstype dat bij deze relatie past, bijvoorbeeld 'Nieuw lid: mijn-omgeving'.
- Klik op 'Verstuur e-mail naar
##naam##'.
De relatie ontvangt automatisch een e-mail met een link. Via deze link stelt hij zelf een wachtwoord in. De link is 2 weken geldig. De e-mail wordt verstuurd in de voorkeurstaal van de relatie, of in de ingestelde fallback-taal als die voorkeur niet bekend is.
Verschijnt de optie 'Maak gebruiker' niet bij een relatie? Dan kan dat verschillende redenen hebben:
- In de weergave waarin je de relatie bekijkt, staat de optie niet aan.
- De relatie is al een gebruiker. Dan verschijnen soms de optie 'Verwijder gebruiker' of 'Reset wachtwoord'. Heeft een bestaande relatie problemen met inloggen? Lees dan het artikel: 'Gebruiker kan niet inloggen'.
Veelgestelde vragen
Deze waarschuwing verschijnt als het gekozen gebruikerstype toegang geeft tot een website met beperkingen, meestal de backend. Controleer dan eerst of de relatie de juiste rechten of rollen heeft, anders kan diegene niet inloggen. Gaat het om een collega die in de backend moet werken? Volg dan eerst de stappen in 'Toegang geven tot het Procurios Platform van jouw organisatie'.
De relatie heeft de e-mail niet ontvangen. Wat nu?
Controleer eerst of het juiste e-mailadres op de relatiekaart staat. Je kunt de e-mail niet zomaar opnieuw versturen, want de relatie is door de eerste poging al gebruiker geworden - ook al is het account niet geactiveerd. Klik daarom eerst op 'Verwijder gebruiker' en doorloop daarna opnieuw de stappen hierboven.
Kan ik dit ook gebruiken voor een collega die in de backend moet werken?
Ja, met hetzelfde scherm, maar dan is er meer nodig dan alleen deze stappen: die persoon heeft ook rollen nodig, anders kan hij niet inloggen. Volg hiervoor 'Toegang geven tot het Procurios Platform van jouw organisatie'.