Korte samenvatting:
Gebruik de snelzoekfunctie rechtsboven in het scherm (overal in het platform beschikbaar) of de zoekbalk in de CRM-module. Typ een naam, e-mailadres, woonplaats of telefoonnummer: het systeem doorzoekt automatisch de belangrijkste velden. Zoek je niet één relatie, maar een hele groep? Gebruik dan filters in plaats van snelzoeken.
Werk je dagelijks met veel contacten? Dan wil je snel een specifieke persoon of organisatie kunnen terugvinden. Krijg je een telefoontje van Jan Jansen en wil je zijn gegevens opzoeken? Of zoek je het e-mailadres van een bestuurslid? Met de snelzoekfunctie vind je binnen seconden wat je zoekt.
De snelzoekfunctie doorzoekt automatisch de belangrijkste velden in je CRM, zoals naam, e-mailadres, woonplaats en telefoonnummer. Je hoeft niet van tevoren aan te geven waarop je wilt zoeken. Typ gewoon wat je weet en het systeem zoekt voor je.
Het Procurios Platform biedt twee manieren om snel een relatie op te zoeken:
- via de globale zoekfunctie rechtsboven in het scherm (beschikbaar vanuit elk onderdeel van het platform)
- via de zoekbalk in de CRM-module zelf
Snel zoeken vanuit elk onderdeel
Wil je snel een relatie vinden, ongeacht welk onderdeel van het platform je open hebt staan? Gebruik dan de globale zoekfunctie rechtsboven in het scherm. Deze is altijd beschikbaar.
- Klik rechtsboven in het scherm op relatie-icoon met vergrootglas
- Selecteer eventueel de relatielijst waarin je wil zoeken
- Typ in het zoekveld wat je zoekt - de relaties die voldoen aan de zoektermen worden automatisch geladen
- Klik op de relatie die je wilt bekijken
Tip: houd 'Control' of 'Command' ingedrukt op je toetsenbord als je de relatie in een nieuw venster wilt openen.
Deze manier is ideaal wanneer je bijvoorbeeld een ander product open hebt staan en snel een lid of donateur wilt opzoeken.
Een relatie opzoeken binnen het CRM
Ben je al in de CRM-module? Dan gebruik je de zoekbalk op het Dashboard of bovenaan een relatielijst.
Via het dashboard
- Ga naar CRM in het hoofdmenu
- Typ in de zoekbalk wat je zoekt
- Druk op enter of klik op het vergrootglas
Je krijgt nu een lijst te zien met alle relaties die aan je zoekterm voldoen.
Via een relatielijst
- Ga naar CRM in het hoofdmenu
- Selecteer in het linkermenu het tabblad Relaties
- Selecteer de lijst waarin je wilt zoeken
- Typ in de zoekbalk wat je zoekt, bijvoorbeeld een naam, e-mailadres of woonplaats
- Druk op enter of klik op 'Zoek'
- Je ziet nu een lijst met relaties die voldoen aan je zoekopdracht. Klik op een relatie om de relatiekaart te openen
- Via het bekijk-icoon (vergrootglas) of wijzig-icoon (potlood) bekijk of bewerk je de relatiekaart direct
De iconen staan rechts in de lijst of verschijnen rechts wanneer je met je muis over de lijst heen beweegt
Op welke velden kun je zoeken?
Het systeem doorzoekt automatisch een selectie van velden. Wil je weten welke velden dit zijn?
- Bij de globale zoekfunctie (rechtsboven): je ziet direct welke velden worden doorzocht zodra je het zoekvenster opent.
- In de CRM-module: klik op het uitroepteken in de zoekbalk om te zien welke velden worden doorzocht.
Standaard worden veel voorkomende velden doorzocht, zoals:
- Woonplaats
- Organisatie
- E-mailadres
- Volledige naam
De zoekvelden zijn voor beide zoekmethoden (globaal en binnen CRM) hetzelfde. Selecteer je in de globale zoekfunctie een andere relatielijst in de dropdown? Dan zie je de zoekvelden die bij die lijst horen. Ben je SuperUser? Dan kun je per relatielijst instellen welke velden beschikbaar zijn voor snelzoeken.
Tips voor effectief zoeken
Zoek op wat je weet
Je hoeft niet precies te weten in welk veld de informatie staat. Typ gewoon wat je weet - of dat nu een naam, woonplaats of e-mailadres is.
Hoofdletters maken niet uit
De zoekfunctie is niet hoofdlettergevoelig. 'Jan Jansen', 'jan jansen' en 'JAN JANSEN' leveren dezelfde resultaten op.
Speel met de hoeveelheid tekens
Het systeem zoekt naar namen die beginnen met de tekens die je intypt:
- Weet je de exacte naam? Typ de volledige naam voor precieze resultaten. "Jansen" vindt alleen "Jansen", niet "Janssen".
- Weet je de naam niet precies? Typ minder tekens voor bredere resultaten. "jans" vindt zowel "Jansen", "Janssen" als "Jansma".
Postcodes met of zonder spatie
'3992LX' en '3992 LX' geven allebei hetzelfde resultaat.
Wanneer gebruik je filters in plaats van snelzoeken?
Snelzoeken is ideaal om n specifieke persoon of organisatie te vinden. Zoek je liever een hele groep relaties die aan bepaalde criteria voldoet? Denk bijvoorbeeld aan:
- alle leden uit Utrecht
- donateurs die sinds 2020 actief zijn
- contactpersonen met een specifieke functie
Gebruik in dat geval zoekfilters in plaats van de snelzoekfunctie.
Meer hierover lees je in het artikel: 'Relaties filteren en relatielijsten samenstellen'.
Voor SuperUsers: zoekvelden aanpassen
Ben je SuperUser? Dan kun je instellen welke velden worden doorzocht bij het snelzoeken. Dit is handig wanneer jullie bijvoorbeeld vaak zoeken op een specifiek veld dat nu nog niet standaard wordt doorzocht.
- Ga naar CRM > Relaties
- Kies de relatielijst waarbij je de algemene zoekvelden wilt aanpassen
- Klik op 'Instellingen' rechtsboven
- Klik op 'Zoekinstellingen'
- Kies bij Zoekbereik voor 'Geselecteerde velden'
- Vink de velden aan die voor snelzoeken gebruikt moeten worden, bijvoorbeeld 'Postcode'
Door verder naar beneden te scrollen zie je ook alle vrije velden die in jullie CRM zijn aangemaakt - Klik op 'Opslaan'
Vanaf nu kunnen al je collega's, die deze lijst gebruiken, gemakkelijk relaties zoeken op basis van dit veld.
Herhaal de stappen eventueel bij meerdere lijsten.
