Dubbele relaties in je CRM zijn (terecht) een doorn in het oog voor de meeste organisaties. Deze ontstaan vooral wanneer je veel gebruik maakt van registratieformulieren, die o.a. ook gebruikt worden bij Meetings & Events. Het is nodig om grip te houden op het aantal dubbele relaties.
Naast de mogelijkheid (en ons advies) om periodiek (handmatig) je relaties te ontdubbelen, is er ook een mogelijkheid om nieuwe registraties via een online formulier direct automatische te ontdubbelen. Dit doe je op basis van duidelijke regels die zelf kunt instellen.
Bij ontdubbelen in het menu van CRM vind je de optie om ‘samenvoegregels’ te maken. Hier stel je grofweg 3 dingen in:
- Binnen welke relatielijst(en) gezocht moet worden naar dubbelingen
- Welke velden overeen moeten komen om in aanmerking voor ontdubbeling te komen
- Als er een match is gevonden op basis van de vorige 2 punten; wat er dan moet gebeuren met de veldwaarden als die van elkaar afwijken
Het ontdubbelen gebeurt alleen als in de samenvoegregels specifiek is gedefinieerd wat er met de waarden op relatievelden moet gebeuren. Als er volgens de ingestelde regels niet automatisch ontdubbeld kan worden, komt het dubbel-paar met 5 sterren (de hoogste classificatie dat aangeeft hoe zeker we zijn van een dubbelpaar) in de lijst van handmatig te ontdubbelen relaties. Er wordt dus niet zomaar ontdubbeld als de ingestelde regels niet specifiek genoeg zijn.
Als beide relaties van een dubbelpaar gebruiker zijn (= relatie die kan inloggen), dan worden deze sowieso niet ontdubbeld. Inloggegevens kunnen dus niet zomaar onbruikbaar worden doordat er een ontdubbeling heeft plaatsgevonden. Hiervoor zou eerst bij één van beiden de gebruiker (dwz de inlogmogelijkheid en niet de relatie zelf) moeten worden verwijderd. Dat zou een expliciete handeling zijn van een backend-gebruiker die daartoe gemachtigd is.
De samenvoegregels neem je in gebruik door deze te selecteren op een registratieformulier. Iedere vorm van registratie vraagt zijn eigen benadering van ontdubbelen en dus ook zijn eigen samenvoegregel.
Een samenvoegregel doet dus nog niets als deze niet is ingesteld op een registratieformulier.
Je kunt niet reeds bestaande dubbele relaties automatisch ontdubbelen. Met de samenvoegregels voorkom je wel nieuwe dubbele relaties als je nu de juiste regels instelt en koppelt aan de registratieformulieren die je gebruikt.
Velden instellen die met elkaar overeen kunnen komen
Als je een nieuwe samenvoegregel maakt, zie je onder 'voeg relaties samen als' de volgende voorwaarden standaard zijn ingesteld:
- E-mailadres
- Volledige naam
Het e-mailadres is vrijwel altijd een vereist veld bij het gebruik van een registratieformulier. Bovendien is het e-mailadres in veel gevallen een uniek kenmerk van een relatie.
Unieke identificatie van relaties
De 'volledige naam' bestaat uit een combinatie van voornaam, tussenvoegsel en achternaam. Deze aanpak zorgt voor unieke identificatie, zelfs wanneer meerdere gezinsleden hetzelfde e-mailadres gebruiken. Zet hiervoor de voornaam als verplicht veld in het registratieformulier.
Flexibiliteit in unieke combinaties
Je bepaalt zelf welke gegevens samen een relatie uniek identificeren, afhankelijk van je specifieke situatie. Werk altijd met gegevenscombinaties die samen uniek zijn voor elke relatie.
Voorbeelden van unieke combinaties
- Geboortedatum + mobiel telefoonnummer (let op: tweelingen met hetzelfde vaste nummer kunnen problemen geven)
- Volledige naam + postcode + huisnummer
- E-mailadres + geboortedatum
Bijna-unieke gegevens
Sommige gegevens zijn meestal uniek, maar niet altijd:
- Bankrekeningnummer (wordt soms gedeeld binnen gezinnen)
- Mobiel telefoonnummer (kan door meerdere personen gebruikt worden - bijvoorbeeld ouders die hun kinderen met hun eigen telefoonnummer aanmelden)
Niet-unieke gegevens
Deze gegevens zijn op zichzelf niet onderscheidend:
- Achternaam
- Plaatsnaam
- Postcode
Deze kunnen wel onderdeel zijn van een unieke combinatie met andere gegevens.
Checkboxvelden: hoe ga je om met conflicterende voorkeuren?
Bij het samenvoegen van relatiekaarten kunnen vinkjes (checkboxes) voor problemen zorgen. Bijvoorbeeld bij nieuwsbriefvoorkeuren.
Het probleem
Stel: iemand ontvangt al jouw nieuwsbrief. Bij een nieuw formulier ziet hij de vraag 'Wil je onze nieuwsbrief ontvangen?' Hij denkt: 'Die krijg ik al' en laat het vinkje leeg.
Nu ontstaat een conflict:
- Bestaande relatiekaart: vinkje staat AAN
- Nieuwe registratie: vinkje staat UIT
Welke waarde moet het systeem kiezen?
Drie opties bij checkboxvelden
Voor checkboxvelden kun je kiezen uit vier mogelijkheden:
- 'Gebruik de nieuwste waarde' - Bij een conflict wordt de nieuwste waarde behouden
- 'Gebruik de oudste waarde' - Bij een conflict wordt de oudste waarde behouden
- 'Zet vinkje AAN' - Bij een conflict wordt het vinkje altijd aangevinkt
- 'Zet vinkje UIT' - Bij een conflict wordt het vinkje altijd uitgevinkt
Voorkom ongewenste afmeldingen
Kies voor 'Zet vinkje AAN' bij jouw nieuwsbriefvoorkeur. Zo voorkom je dat relaties per ongeluk worden afgemeld wanneer ze een nieuw formulier invullen waarbij ze het vinkje overslaan.