Dubbele relaties in je CRM zijn (terecht) een doorn in het oog voor de meeste organisaties. Deze ontstaan vooral wanneer je veel gebruik maakt van registratieformulieren, die o.a. ook gebruikt worden bij Meetings&Events. Het is nodig om grip te houden op het aantal dubbele relaties.
Naast de mogelijkheid (en ons advies) om periodiek (handmatig) je relaties te ontdubbelen, is er ook een mogelijkheid om nieuwe registraties via een online formulier direct automatische te ontdubbelen. Dit doe je op basis van duidelijke regels die zelf kunt instellen.
Bij ontdubbelen in het menu van CRM vind je de optie om ‘samenvoegregels’ te maken. Hier stel je grofweg 3 dingen in:
- Binnen welke relatielijst(en) gezocht moet worden naar dubbelingen
- Welke velden overeen moeten komen om in aanmerking voor ontdubbeling te komen
- Als er een match is gevonden op basis van de vorige 2 punten; wat er dan moet gebeuren met de veldwaarden als die van elkaar afwijken
Het ontdubbelen gebeurt alleen als in de samenvoegregels specifiek is gedefinieerd wat er met de waarden op relatievelden moet gebeuren. Als er volgens de ingestelde regels niet automatisch ontdubbeld kan worden, komt het dubbel-paar met 5 sterren (de hoogste classificatie dat aangeeft hoe zeker we zijn van een dubbelpaar) in de lijst van handmatig te ontdubbelen relaties. Er wordt dus niet zomaar ontdubbeld als de ingestelde regels niet specifiek genoeg zijn.
Als beide relaties van een dubbelpaar gebruiker zijn (= relatie die kan inloggen), dan worden deze sowieso niet ontdubbeld. Inloggegevens kunnen dus niet zomaar onbruikbaar worden doordat er een ontdubbeling heeft plaatsgevonden. Hiervoor zou eerst bij één van beiden de gebruiker (dwz de inlogmogelijkheid en niet de relatie zelf) moeten worden verwijderd. Dat zou een expliciete handeling zijn van een backend-gebruiker die daartoe gemachtigd is.
De samenvoegregels neem je in gebruik door deze te selecteren op een registratieformulier. Iedere vorm van registratie vraagt zijn eigen benadering van ontdubbelen en dus ook zijn eigen samenvoegregel.
Een samenvoegregel doet dus nog niets als deze niet is ingesteld op een registratieformulier.
Je kunt geen relaties met terugwerkende reeds bestaande dubbele relaties ontdubbelen. Met de samenvoegregels voorkom je wel nieuwe dubbele relaties als je nu de juiste regels instelt en koppels aan de registratieformulieren die je gebruikt.
Velden instellen die met elkaar overeen kunnen komen
Als je een nieuwe samenvoegregel maakt zie je onder 'voeg relaties samen als' de volgende voorwaarden standaard zijn ingesteld:
- E-mailadres
- Volledige naam
Het e-mailadres is vrijwel altijd een vereist veld bij het gebruik van een registratieformulier. Bovendien is het e-mailadres in veel gevallen een uniek kenmerk van een relatie.
De 'volledige naam' is een samenstelling van voornaam, tussenvoegsel en achternaam.
Daarmee wordt ook in gevallen waarbij een e-mailadres bijvoorbeeld door meerdere gezinsleden wordt gebruikt uniek gemaakt, mits je de voornaam als 'verplicht' instelt op het registratieformulier.
Je bent uiteraard vrij om zelf te bepalen op welke manier een relatie als uniek kan worden beschouwd, want het kan uiteraard zijn dat jou specifieke situatie er net even iets anders uit ziet. Probeer wel altijd te werken met gegevens die in combinatie met elkaar uniek zijn voor een relatie.
Een geboortedatum is op zichzelf niet uniek, maar in combinatie met een mobiel telefoonnummer vaak weer wel. (let op: Tweelingen kunnen een uitzondering vormen)
Een bankrekeningnummer is nagenoeg uniek, maar wordt soms ook door meerdere gezinsleden gebruikt
(mobiel) telefoonnummer, idem dito.
Gegevens die niet uniek zijn is bijvoorbeeld: achternaam, plaatsnaam, postcode. Maar als aanvulling op een van bovengenoemde voorbeelden kunnen ze een unieke samenstelling vormen.