Korte samenvatting:
Voorkom nieuwe dubbele relaties met samenvoegregels. Maak een samenvoegregel aan via CRM > Ontdubbelen, bepaal op welke velden moet worden gematcht (bijvoorbeeld e-mailadres + volledige naam), en koppel de regel aan je registratieformulier.
Dubbele relaties in je CRM ontstaan vooral door registratieformulieren. Denk aan inschrijfformulieren op je website of aanmeldingen voor evenementen. Ze zorgen voor rommel in je database en kunnen leiden tot dubbele mailingen. Het is daarom belangrijk om grip te houden op het aantal dubbelen.
Wanneer gebruik je automatisch ontdubbelen?
Procurios biedt twee manieren om dubbelen aan te pakken. De eerste is handmatig: je doorloopt periodiek de lijst met mogelijke dubbelen en voegt ze zelf samen. De tweede is automatisch: je stelt regels in die ervoor zorgen dat een nieuwe registratie direct wordt samengevoegd met een bestaande relatie.
Automatisch ontdubbelen werkt alleen bij nieuwe registraties via een formulier. Bestaande dubbelen in je CRM los je handmatig op. Meer informatie lees je in het artikel: 'Dubbele relaties samenvoegen (ontdubbelen)'
Let op: Een samenvoegregel doet niets zolang hij niet is gekoppeld aan een registratieformulier.
Hoe werkt automatisch ontdubbelen?
Via CRM > Ontdubbelen > Samenvoegregels maak je regels aan. In een samenvoegregel stel je drie dingen in:
- In welke relatielijst(en) het systeem zoekt naar dubbelen.
- Welke velden overeen moeten komen om in aanmerking te komen voor ontdubbeling.
- Wat er moet gebeuren met veldwaarden als die van elkaar afwijken.
Daarna koppel je de samenvoegregel aan een registratieformulier.
Tip: Maak voor elk type registratieformulier een aparte samenvoegregel. Elke registratie heeft zijn eigen context en vraagt om andere instellingen. Met een aparte regel voorkom je ongewenste conflicten tussen formulieren.
Meer over het koppelen van een samenvoegregel aan een registratieformulier lees je in het artikel: 'Registratieformulier inrichten'
Wanneer voegt het systeem automatisch samen?
Het systeem voegt alleen automatisch samen als aan twee voorwaarden is voldaan:
- De samenvoegregels zijn specifiek genoeg: voor elk veld is bepaald wat er bij een afwijkende waarde moet gebeuren.
- Er is precies één mogelijke dubbele relatie gevonden.
Wanneer voegt het systeem niets samen?
Er zijn drie situaties waarin het systeem niet automatisch samenvoegt:
- Er zijn meerdere mogelijke dubbelen gevonden. Het systeem kan dan niet bepalen welke relatie de juiste is. De relatie verschijnt wel in de lijst met mogelijke dubbelen, zodat je zelf kunt bepalen welke de juiste is om samen te voegen.
- De samenvoegregels zijn niet specifiek genoeg. Het dubbel-paar belandt dan in de lijst voor handmatig ontdubbelen.
- Beide relaties van een dubbel-paar hebben een gebruikersaccount (= een relatie die kan inloggen). Verwijder eerst het gebruikersaccount van één van de twee relaties. Dit is een expliciete handeling die alleen een gemachtigde beheerder kan uitvoeren.
In de eerste twee gevallen verschijnt het dubbel-paar met vijf sterren in de lijst met mogelijke dubbelen. Vijf sterren is de hoogste classificatie: het systeem is er vrijwel zeker van dat het om een dubbel gaat. Je herkent de betreffende relaties aan de hand van de tekst 'Door samenvoegregel' die onder de classificatie wordt weergegeven.
Velden instellen: wanneer zijn relaties een dubbel?
Bij een nieuwe samenvoegregel staan standaard twee voorwaarden ingesteld onder 'Voeg relaties samen als':
- E-mailadres
- Volledige naam
Het e-mailadres is bij registratieformulieren bijna altijd een verplicht veld én vaak uniek per persoon. De volledige naam is een combinatie van voornaam, tussenvoegsel en achternaam. Samen zorgen ze voor unieke identificatie ook als meerdere gezinsleden hetzelfde e-mailadres gebruiken. Zet de voornaam in dat geval als verplicht veld in het formulier.
Kies altijd een combinatie van gegevens die samen uniek zijn voor elke relatie:
- Geboortedatum + mobiel telefoonnummer (let op: tweelingen met hetzelfde vaste nummer kunnen problemen geven)
- Volledige naam + postcode + huisnummer
- E-mailadres + geboortedatum
Sommige gegevens zijn meestal uniek, maar niet altijd:
- Bankrekeningnummer (wordt soms gedeeld binnen gezinnen)
- Mobiel telefoonnummer (kan door meerdere personen gebruikt worden - bijvoorbeeld ouders die hun kinderen met hun eigen telefoonnummer aanmelden)
Deze gegevens zijn op zichzelf niet onderscheidend genoeg
- Achternaam
- Plaatsnaam
- Postcode
Gebruik ze alleen als onderdeel van een bredere combinatie.
Wat gebeurt er met veldwaarden bij een conflict?
Bij het samenvoegen van twee relatiekaarten kunnen veldwaarden van elkaar afwijken. Voor elk veld in je samenvoegregel stel je in wat er dan moet gebeuren.
De basisopties: voor alle veldtypen
Bij elk veldtype kies je minimaal uit twee opties:
- 'Gebruik oudste relatie' - het systeem behoudt de waarde van de bestaande relatiekaart.
- 'Gebruik nieuwste relatie'- het systeem neemt de waarde van de nieuwe registratie.
Dit geldt voor alle veldtypen, zoals geboortedatum, profielfoto of een tekstveld.
Extra optie: meerkeuzevelden
Bij meerkeuzevelden heb je een derde optie:
- 'Combineer alle geselecteerde opties' - het systeem voegt de aangevinkte opties van beide relatiekaarten samen.
Dit is handig als je wilt dat geen enkele keuze verloren gaat bij het samenvoegen. Bijvoorbeeld als je de interesses van de relatie vastlegt.
Extra opties: checkboxvelden (aan/uit-vinkjes)
Bij checkboxvelden zijn er twee extra opties bovenop de basisopties:
- 'Behoud aangevinkte waarde' - bij een conflict wordt het vinkje altijd aangevinkt.
- 'Behoud uitgevinkte waarde' - bij een conflict wordt het vinkje altijd uitgevinkt.
Checkboxen kunnen voor onverwachte situaties zorgen. Denk aan een vinkje voor de nieuwsbrief.
Voorbeeld: iemand ontvangt al jouw nieuwsbrief. Bij een nieuw formulier ziet hij de vraag 'Wil je onze nieuwsbrief ontvangen?' Hij denkt: 'Die krijg ik al' en laat het vinkje leeg.
Nu klopt er iets niet:
- Bestaande relatiekaart: vinkje staat aan
- Nieuwe registratie: vinkje staat uit
Kies in dit geval voor 'Behoud aangevinkte waarde'. Zo voorkom je dat relaties per ongeluk worden afgemeld als ze een nieuw formulier invullen en het vinkje overslaan.
Let op: een samenvoegregel kan formulierinstellingen overschrijven
Een samenvoegregel kan de instellingen van je registratieformulier overschrijven. Heb je voorgedefinieerde waarden ingesteld in je formulier? Controleer dan of je samenvoegregel daar niet mee in conflict komt.
De samenvoegregel bepaalt welke veldwaarden behouden blijven bij het samenvoegen. Die instelling heeft het laatste woord, ook als je formulier een andere waarde voorschrijft.
Wat kan er misgaan?
Voorbeeld: je nieuwsbriefformulier heeft een voorgedefinieerde waarde waarbij het veld 'nieuwsbrief opt-in' automatisch wordt aangevinkt. Je gebruikt een samenvoegregel die elders ook wordt gebruikt, en die behoudt bij dit veld de oudste waarde.
Wat gebeurt er dan?
- Nieuwe inschrijver: opt-in wordt netjes aangevinkt. ✓
- Bestaande relatie die zich opnieuw inschrijft: het systeem behoudt de oude waarde (uit), ook als deze persoon de nieuwsbrief wil ontvangen. ✗
Oplossing
Controleer of de instellingen van je samenvoegregel passen bij de voorgedefinieerde waarden in je formulier. Bij complexe formulieren met meerdere voorgedefinieerde waarden kan het helpen om een aparte samenvoegregel aan te maken.