Je hebt een lijst met contactpersonen van aangesloten organisaties. Nu heb je een nieuwe functie toegevoegd en wil je dat deze functies ook in de lijst staan. Of je hebt een lijst 'Leden' met alleen betaalde lidmaatschappen, maar door een subsidie kunnen studenten nu gratis lid worden. Je wilt deze gratis lidmaatschappen ook meetellen. In zo'n geval pas je het filter van de bestaande lijst aan.
Waarom een bestaande lijst aanpassen in plaats van een nieuwe maken? Simpel: je behoudt alle koppelingen. Denk aan toegang tot communitykanalen, kennisbankartikelen of websitepagina's die deze lijst gebruiken. Of speciale tickets voor leden bij bijeenkomsten in Meetings & Events.
Let goed op voordat je een lijst aanpast! Het aanpassen van een lijst heeft direct gevolgen voor alle plekken waar de lijst gebruikt wordt. Wordt de lijst bijvoorbeeld gebruikt als trigger voor een Marketing Automation journey? Dan krijgen alle nieuw toegevoegde relaties ook die reeks e-mails. Dit kan de bedoeling zijn, maar soms juist niet. Check daarom eerst waar de lijst allemaal wordt gebruikt voordat je het filter aanpast.
Pas een lijst alleen aan als de betekenis hetzelfde blijft. Verander bijvoorbeeld de lijst 'Leden' niet ineens in 'Donateurs' - maak dan een nieuwe lijst.
Hoe pas je het filter van een bestaande relatielijst aan?
Open de lijst
Open de relatielijst waarvan je het filter wilt aanpassen.
Stap 2: Laad het oorspronkelijke filter
- Klik rechtsboven op 'Instellingen' (het tandwiel-icoon).
- Kies 'Bekijk oorspronkelijk filter'.
Zie je de optie 'Bekijk oorspronkelijk filter' niet? Dan heb je geen rechten om deze lijst aan te passen. Neem contact op met de eigenaar van de lijst. Of kies voor 'Bewaar als nieuwe lijst' om een eigen kopie te maken die je wel kunt aanpassen.
Stap 3: Pas de filtercriteria aan
Het filter opent zich nu in het zoekscherm. Je ziet alle filtercriteria die nu gebruikt worden voor deze lijst.
Wijzig de filtercriteria naar wens. Je kunt:
- Bestaande regels aanpassen
- Nieuwe criteria toevoegen via 'Maak een nieuwe...'
- Regels verwijderen
Klik op 'Pas filter toe' om te controleren of je de juiste relaties te zien krijgt. De lijst onder het filter toont direct het resultaat.
Zie je de juiste relaties? Ga dan verder met stap 4. Wil je nog iets wijzigen? Pas de criteria opnieuw aan en klik nogmaals op 'Pas filter toe'.
Stap 4: Sla het nieuwe filter op
Ben je tevreden met het resultaat? Klik dan opnieuw op 'Instellingen'. Je ziet nu een nieuwe optie: 'Overschrijf deze lijst'. Klik hierop.
Stap 5: Bevestig de wijziging
Er verschijnt een controlevenster. Hierin zie je:
- Een waarschuwing: "Wijzigingen kunnen direct effect hebben op bijvoorbeeld toegangsrechten, automations, kortingen of ticketbeschikbaarheid"
- Een overzicht van wat er verandert (huidige filtering versus nieuwe filtering)
Controleer of de nieuwe filtering klopt. Klik op 'Overschrijf' om de lijst definitief aan te passen. Of klik op 'Annuleer' als je toch nog iets wilt wijzigen.
De lijst is nu bijgewerkt met de nieuwe filtercriteria. De gele banner verdwijnt en je ziet weer de normale lijstweergave. Alle koppelingen (zoals toegang tot communities, mailings of Marketing Automation journeys) gebruiken automatisch de aangepaste lijst.
Wanneer maak je beter een nieuwe lijst?
Soms is het verstandiger om een nieuwe lijst te maken in plaats van een bestaande aan te passen:
- Je wilt een compleet andere doelgroep. Bijvoorbeeld: van 'Leden' naar 'Donateurs'
- Je wilt de oude lijst bewaren om later te vergelijken
- Andere gebruikers hebben de originele lijst nog nodig
- De lijst wordt gebruikt als trigger voor Marketing Automation en je wilt niet dat bestaande relaties opnieuw de journey ingaan
Tip: Gebruik 'Bewaar als nieuwe lijst' in plaats van 'Overschrijf deze lijst' om een nieuwe lijst te maken. Zo maak je een kopie met een nieuwe naam.