Hier vul je de Titel van het formulier in. Dit is bedoeld voor intern gebruik. Met een goede titel kun je het formulier gemakkelijk terugvinden op de plekken waar je het wilt gebruiken.

Bijvoorbeeld:

• [Donations] Toezegging structurele gift
• [Mailings] Inschrijven nieuwsbrief
• [Meetings & Events] Deelnemer met account
• [Meetings & Events] Deelnemer zonder account

Onder relatie kun je bij een registratieformulier twee opties instellen:

Relatietype
Hier bepaal je welk relatietype de nieuwe relatie krijgt in het CRM. In de meeste gevallen zal dit 'Persoon' zijn. Heeft jouw organisatie ook partnerschappen met andere organisaties of kunnen bedrijven zich registreren als sponsor? Dan kies je hier het gewenste relatietype.

Voorkom meerdere relaties met hetzelfde e-mailadres
Je kunt deze optie aanzetten als je écht niet wilt dat iemand twee keer met hetzelfde e-mailadres in je CRM komt. Een gebruiksvriendelijker alternatief is de functie 'Automatisch ontdubbelen' (zie verderop in dit artikel).

In sommige gevallen wil je nieuwe relaties direct een account geven. Hierdoor kunnen zij op een later moment opnieuw inloggen op de website en hoeven zij hun gegevens niet te wijzigen. Ook kun je in het CMS bepaalde onderdelen beschikbaar maken voor ingelogde gebruikers die voldoen aan jouw criteria (bijvoorbeeld: exclusieve ledencontent).

Als er geen account hoeft te worden aangemaakt
Laat dan de optie 'Gebruikers kiezen hun eigen wachtwoord' geselecteerd staan. Door geen 'wachtwoord-veld' te plaatsen op het formulier zelf, wordt er geen wachtwoord aangemaakt.

Als er wel een account aangemaakt moet worden
Maak dan een keuze tussen de opties 'Gebruikers kiezen hun eigen wachtwoord' of 'Genereer een willekeurig wachtwoord'. In de meeste gevallen zul je de gebruikers zelf een wachtwoord laten kiezen. Zorg er dan ook voor dat op het formulier een 'wachtwoord-veld' staat.

Onder Communicatie stel je in of bepaalde relaties uit jouw organisatie een notificatie moeten ontvangen van een nieuwe registratie via het betreffende formulier. In de e-mail staat een link naar de relatie in het CRM. De e-mail bevat dus geen persoonsgegevens van de relatie die zich registreert.

Moeten meerdere personen de notificatie ontvangen? Zet dan ieder e-mailadres op een aparte regel.

Wanneer je het formulier publiceert op je website, verschijnt er aan het einde van het formulier een knop. Onder Tekst verstuurknop vul je in wat er moet komen te staan. Maak je gebruik van meertaligheid? Dan vul je de verschillende talen in via de vlaggetjes aan de rechterzijde van het formulierveld.

Met de optie Toon "Annuleren" knop geef je aan of het registratieproces afgebroken kan worden door de gebruiker.

Een bij jou reeds bekende relatie registreert zich opnieuw via je website. Hierdoor staat hij nu dubbel in het systeem. Met de ontdubbelingsfunctie in het CRM voeg je relaties samen, waardoor al hun data netjes bij elkaar komt te staan. Door in een registratieformulier aan te geven wanneer er automatisch ontdubbeld moet worden, maak je dit nog makkelijker.

Nadat je klikt op 'Ingeschakeld' kun je een eerder aangemaakte samenvoegregel selecteren óf een nieuwe maken. In het artikel 'Automatisch ontdubbelen in CRM' lees je hier meer over.

Ingelogde gebruiker
Wat moet er met het formulier gebeuren als een reeds ingelogde gebruiker het bekijkt? Dat is afhankelijk van jouw wensen.

In sommige gevallen plaats je op dezelfde pagina zowel een profiel- als registratieformulier. De ingelogde gebruikers zien dan het profielformulier en de nieuwe bezoekers het registratieformulier. In dit geval kies je voor 'Verberg het registratieformulier'.

Wellicht wil je ingelogde bezoekers een volledig andere ervaring geven dan gasten. In plaats van het tonen van het registratieformulier, schakelen zij door naar de mijn-omgeving (ledenportaal) waar zij overzichtelijk zien hoe zij verder betrokken kunnen raken. In dit geval kies je voor 'Stuur de gebruiker door naar een andere pagina'. Vervolgens vul je hier de Pagina-URL in waar de bezoeker moet terechtkomen.

Adres: gedrag van het landveld

Het invullen van een formulier moet zo makkelijk mogelijk zijn. Als er bepaalde gegevens, zoals het land, vooraf al ingevuld kunnen worden, verhoogt dat het gebruiksgemak. Wanneer je je richt op een internationale markt, wil je dit mogelijk niet. Je kunt kiezen voor de opties:

• Het standaardland van deze implementatie voorinvullen
• Ander land voorinvullen
• Ander land voorinvullen
• Begin zonder land ingevuld

Ook kun je aanvinken of de velden 'Geadresseerde' en 'Vrije tekst' moeten verschijnen bij de adresvelden in het formulier. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld een registratieformulier voor een bedrijf maakt. De invuller kan dan bijvoorbeeld 't.a.v. afdeling X' invullen.

Een formulier kun je indelen door middel van:

Pagina's
Om het formulier uit meerdere stappen te laten bestaan.

Secties
Om relatievelden overzichtelijk te groeperen.

Rijen
Om (maximaal 2) velden naast elkaar te plaatsen.

Veldgroepen
Om meerdere velden onder één groepnaam te combineren.

Onder het kopje 'Toevoegen' kun je deze toevoegen, om zo structuur te geven aan je formulier.

Aan de rechterzijde vind je het overzicht met alle beschikbare formuliervelden. Zoek je een specifiek relatieveld dat je op het formulier wilt plaatsen? Dan kun je de titel van het veld intypen via het zoekvenster. Categorieën waarin geen velden staan die voldoen aan je zoekcriteria verdwijnen uit het overzicht. Mogelijk moet je na het zoeken wel eerst de categorie openklappen waarin het veld zich bevindt.

Je koppelt een veld door het vanuit de rechterkolom te slepen naar het formulier. Je kunt het veld verslepen naar de sectie of pagina in het formulier waar jij het wilt plaatsen.

Door op het potlood-icoon te klikken naast een veld kun je enkele eigenschappen bewerken:

1. De titel van het relatieveld
   Eventueel in meerdere talen
2. De ondertitel van het relatieveld
   Eventueel in meerdere talen
3. Of het veld verplicht ingevuld moet worden
4. Of het veld aangepast mag worden of alleen bekeken kan worden
   (alleen relevant in het geval van een profielformulier)
5. Of het veld altijd zichtbaar moet zijn of alleen als er een ander veld is ingevuld met een relevante waarde*
   Bijvoorbeeld: Het veld 'Onderwijsinstelling' verschijnt alleen als de relatie bij een eerder veld aangeeft student te zijn. Lees meer hierover in dit artikel.

*Binnenkort beschikbaar

Via het icoon met het kruisje kun je het veld loskoppelen van het formulier. Het veld blijft wel bestaan in het CRM en wordt hiermee niet van andere formulieren verwijderd.

Nadat een registrant het formulier instuurt, moet hij nog enkele stappen ondernemen om de registratie definitief te maken. Hier wil je de registrant dan ook op wijzen op de bevestigingspagina.

Dit kun je op twee manieren doen:

• Door het tonen van een tekst op de pagina waar het registratieformulier ook staat
• Door de bezoeker te laten doorschakelen naar een door jou zelf ingerichte bevestigingspagina.
  (Als je zelf meer invloed wilt hebben op hoe de bevestigingspagina eruitziet.)

In de teksten wijs je erop dat je relatie een e-mail ontvangt waarin een link staat om zijn e-mailadres te bevestigen en de registratie te activeren.

Na de registratie ontvangt de registrant een e-mail. Hierin plaats je de link naar de pagina waarop het e-mailadres van de relatie bevestigt kan worden en de registratie kan worden afgerond.

Je kunt enkele aspecten instellen:

• Binnen hoeveel tijd de relatie het e-mailadres moet bevestigen en de registratie moet afronden (bijvoorbeeld 48 uur)
• De onderwerpregel van de e-mail
• De tekst van de e-mail

In de tekst kun je het volgende opnemen:

• Uitleg welke actie leidde tot het ontvangen van de e-mail
• Uitleg waarom je vraagt om het e-mailadres te bevestigen
• De verificatielink (met behulp van de veldcode: ##activation_link##)
• Uitleg hoeveel tijd iemand heeft om de registratie te bevestigen
  Voeg eventueel een link toe waar iemand zich opnieuw kan registreren, mocht de deadline inmiddels verstreken zijn
• Een geruststelling voor een ontvanger die de e-mail eventueel ten onrechte ontving
  Hierbij kun je benoemen dat de registratie automatisch vervalt als de registratie niet binnen het aangegeven aantal uren wordt bevestigd

Je kunt de tekst van de e-mail eventueel meertalig instellen.

Na het klikken op de activatielink in de e-mail, komt de registrant terecht op een pagina om de registratie daadwerkelijk af te ronden.

Nadat er op de knop wordt gedrukt die op deze pagina te vinden is, zijn het e-mailadres en daarmee ook de registratie bevestigd. Omdat het voor de registrant voelt als twee aparte stappen, helpt het om dit in de communicatie op deze pagina ook terug te laten komen.

Via de instellingen onder Activatieformulier geef je aan hoe de bevestigingspagina eruit komt te zien.

• Vul de Paginatitel in, bijvoorbeeld: Bevestig je registratie of Je bent er bijna!
• In de Tekst geef je duidelijk instructie wat er nog moet gebeuren, maar kun je ook benoemen wat er al is gedaan. Bijvoorbeeld: Bedankt voor het bevestigen van je e-mailadres. Klik hieronder om je registratie af te ronden.
• Bij Knoptekst vul je in wat er op de bevestigingsknop komt te staan.
• Onder Layout pagina kies je een pagina met de gewenste designinstellingen voor de activatiepagina.

Nu de registratie is bevestigd, wil je dit aan je nieuwe relatie laten weten. Daarvoor heb je de volgende mogelijkheden:

• Je toont een tekst om de nieuwe relatie te verwelkomen
• Je verwijst de nieuwe relatie door naar een pagina in je website
  De volgende GET-parameters worden automatisch aan deze URL toegevoegd voor trackingdoeleinden: activationSuccess, registrationFormId, en actionCode.
• Je verwijst de nieuwe relatie door naar een andere url

Heeft de relatie tijdens de registratie ook een account aangemaakt? Dan kun je er met de knop 'Gebruiker automatisch inloggen' voor zorgen dat de gebruiker niet hoeft in te loggen voor de vervolgstappen.

In sommige gevallen wil je zelf eerst nog een handmatige controle doen op een registratie, voordat de registratie definitief wordt. Bijvoorbeeld wanneer alleen mensen die voldoen aan bepaalde criteria lid mogen worden van jouw online community.

In dit geval selecteer je: Registraties handmatig controleren en goed- of afkeuren. Na het selecteren van deze optie verschijnen er velden waarin je het E-mailonderwerp en het E-mailbericht van de Afwijzingsmail kunt invullen. Zorg ervoor dat minimaal de veldcode voor de Afwijsreden (##discard_reason##) in de e-mailtekst staat. Tijdens het goed- of afkeuren van een registratie vul je deze afwijsreden in.

Het invullen van de bevestigingsmail is door het selecteren van handmatige controle niet meer optioneel.

Wanneer de registratie 100% definitief is, kun je een bevestigingsmail versturen. Hierin verwelkom je jouw nieuwe relatie en leg je uit wat er in het vervolg gaat gebeuren.

• Heeft de relatie een account aangemaakt met het oog op een bijeenkomst? Dan kun je benoemen dat je ernaar uit kijkt de relatie te ontmoeten tijdens je events, met eventueel een link naar de bijeenkomstenpagina.
• Wordt het registratieformulier gebruikt als donatieformulier? Dan kun je de donateur bedanken voor de gift.
• Gebruik je het registratieformulier als leadwerving? Dan kun je een volgende stap aanreiken om betrokken te raken of een link naar een give-away plaatsen.  

Onder de velden waar je het E-mailonderwerp en E-mailbericht invult, kun je ook aangeven of er van de bevestigingsmail een contactmoment gemaakt moet worden bij de relatie in het CRM. Zo kunnen collega's die de relatie bekijken via het CRM terugzien welke communicatie de nieuwe relatie inmiddels ontvangen heeft. Waneer je kiest voor het aanmaken van een contactmoment, krijg je de vraag om een titel voor het contactmoment in te vullen.

Alle e-mailcommunicatie die rondom de registratie vanuit dit formulier plaatsvindt, krijgt een specifieke opmaak mee vanuit een systeemtemplate. Hierin staat bijvoorbeeld je logo en enkele basisgegevens van je organisatie. Onder E-mailinstellingen geef je aan welk systeemtemplate je wilt gebruiken.

Wil je de afzender van de e-mailcommunicatie laten afwijken van afzender die is ingesteld in het template? Dan klik je op 'Afzender (naam en e-mail) instellen'. Er verschijnen nu twee extra velden om zowel de Naam van de afzender en het E-mailadres van de afzender in te vullen.